Berechnen von Guthaben- und Sollsalden in einem Hauptbuch

Ein Hauptbuch dient als Aufzeichnung aller Konten und ihrer Transaktionen. Beim Ausgleich des Ledgers wird die Gesamtzahl der Belastungen von der Gesamtzahl der Gutschriften abgezogen. Um Gutschriften und Belastungen korrekt berechnen zu können, müssen zunächst einige Regeln verstanden werden.

So berechnen Sie die Salden

Geben Sie zunächst alle Debitkonten auf der linken Seite der Bilanz und alle Guthabenkonten auf der rechten Seite ein. Schließen Sie den Saldo für jeden ein. Überlegen Sie, auf welches Debit-Konto sich jede Transaktion auswirkt und ob dieses Konto letztendlich erhöht oder verringert wird. Verringert es beispielsweise den Lagerbestand oder erhöht es das Bargeld? Berechnen Sie abschließend den Saldo für jedes Konto und aktualisieren Sie die Bilanz.

Wenn Sie fertig sind, überprüfen Sie, ob die Gutschriften gleich sind, um sicherzustellen, dass die Bücher ausgeglichen sind. Eine andere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Bücher ausgeglichen sind, besteht darin, eine Probebilanz zu erstellen. Dies bedeutet, dass alle Konten im Hauptbuch und die Salden jeder Belastung und Gutschrift aufgelistet werden. Sobald die Salden sowohl für die Belastungen als auch für die Gutschriften berechnet wurden, sollten die beiden übereinstimmen. Wenn die Zahlen nicht gleich sind, wurde etwas übersehen oder falsch berechnet, und die Bücher sind nicht ausgeglichen.

Wichtige Regeln zu befolgen

Erstens müssen die Belastungen letztendlich gleich den Gutschriften sein. Während dies zunächst verwirrend sein mag und es verlockend sein mag, lediglich positive und negative Zahlen für die Abrechnung von Transaktionen zu verwenden, drückt das Lastschrift- und Kreditverhältnis letztendlich genauer aus, was in der Geschäftswelt passiert.

Zweitens erhöhen Belastungen die Aktiv-, Aufwands- und Dividendenkonten, während sie durch Gutschriften verringert werden. Es kann hilfreich sein, die Kurzbezeichnung DEAD zu verwenden, um sich daran zu erinnern: Belastungen erhöhen Ausgaben, Vermögenswerte und Dividenden.

Drittens gilt das Gegenteil für Verbindlichkeiten, Einnahmen und Eigenkapitalkonten. Credits erhöhen diese, Lastschriften verringern sie. Das Mnemonium, um sich an diese Beziehung zu erinnern, ist MÄDCHEN: Konten, die ansteigen, sind Gewinne, Einkommen, Einnahmen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.

Da sich diese gegensätzlich auf die Komplementärkonten auswirken, gleichen sich letztendlich die Gutschriften und Belastungen und zeigen, dass die Konten ausgeglichen sind. Jede Transaktion kann im Lastschrift- / Kreditformat beschrieben werden, und die Bücher müssen im Gleichgewicht gehalten werden, damit jede Lastschrift mit einer entsprechenden Gutschrift abgeglichen wird.

Buchführungspraktiken

Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, FreshBooks und Xero sind nützlich, um Bücher auszugleichen, da solche Programme automatisch Bereiche markieren, in denen eine entsprechende Gutschrift oder Lastschrift fehlt. Die meisten Unternehmen verfügen über einen internen Buchhalter, der dies alles für Sie erledigt. Wenn Sie jedoch Ihre eigenen Finanzen verwalten, ist es eine gute Idee, wichtige Zahlen durch einen externen Buchhalter wie einen Wirtschaftsprüfer (Certified Public Accountant, CPA) oder Enrolled zu ermitteln Agent (EA).

Eine Lastschrift ohne entsprechende Gutschrift wird als Dangling Debit bezeichnet. Dies kann passieren, wenn eine Lastschrift auf der Kredit-Seite eingegeben wird oder wenn ein Unternehmen erworben wird, diese Transaktion jedoch nicht erfasst wird. Ebenso kann bei einer Einzahlung ein Kredit-Ticket in das Hauptbuch eingegeben werden, für den Ausgleich der Bücher ist jedoch gleichzeitig oder kurz danach ein Gegenbuchungs-Ticket erforderlich.