Der Zweck von IRS Form 941

Wenn Sie Angestellte haben, einschließlich sich selbst, haben Sie verschiedene arbeitssteuerliche Verpflichtungen. Dazu gehören die Quellensteuern und die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA), die von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer erhoben werden, sowie die Zahlung des Arbeitgeberanteils an der FICA. Mit Ausnahme von sehr kleinen Arbeitgebern müssen die Lohnsteuern nach einem Zeitplan (in der Regel monatlich oder halbwöchentlich) elektronisch hinterlegt werden. Diese Steuerzahlungen werden dem IRS vierteljährlich auf Formblatt 941 (Employer's Quarterly Federal Tax Return) gemeldet.

Formular-Grundlagen

Formular 941 ist ein zweiseitiges Formular, das aus fünf Teilen besteht:

• Arbeitgeberinformationen. Am Anfang von Seite eins des Formulars werden der Name des Arbeitgebers (einschließlich eines Handelsnamens, wenn nicht der Name des Arbeitgebers), die Adresse und die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) angegeben. Außerdem muss der Arbeitgeber das Quartal angeben, für das das Formular eingereicht wird: Erstes Quartal (Januar, Februar und März), zweites Quartal (April, Mai und Juni), drittes Quartal (Juli, August und September) und viertes Quartal (Oktober) November und Dezember).
• Teil 1. Dies ist das Herzstück des Formulars, da es die Anzahl der Mitarbeiter, die gezahlte Vergütung und die geschuldeten Steuern anzeigt. Eine ausführlichere Beschreibung hierzu finden Sie weiter unten. Dieser Teil zeigt, ob der Arbeitgeber Steuern schuldet (Restbetrag fällig) oder überbezahlte Arbeitssteuern hat. Eine Überzahlung kann auf das nächste Quartal angewendet oder als Rückerstattung erhalten werden (die Auswahl ist in diesem Teil des Formulars angegeben).
• Teil 2. In diesem Teil, der sich oben auf Seite 2 befindet, wird der Steuerbelastungsplan für die Lohnsteuer erläutert. Das Einzahlungsschema für die meisten Arbeitgeber ist entweder monatlich (eine Aufschlüsselung der Steuerschuld nach Monaten ist hier eingetragen) oder halbwöchentlich. (Für Steuern über 100.000 US-Dollar gilt eine Einzahlungspflicht am nächsten Tag. Steuern unter 2.500 US-Dollar können mit dem Formular gezahlt werden und müssen nicht hinterlegt werden.) Arbeitgeber, die Steuern hinterlegen, erläutern halbwöchentlich ihre Steuerschuld für ihre Einzahlungen in Anhang B von Formular 941.
• Teil 3. In diesem Teil werden zwei Fragen zum Unternehmen des Arbeitgebers beantwortet: Ob es geschlossen hat oder keine Löhne mehr zahlt (und wann dies geschah) und ob es saisonabhängige Mitarbeiter gibt (sodass nicht für jedes Quartal ein vierteljährliches Formular erforderlich ist). .
• Teil 4. Wenn der Arbeitgeber möchte, dass das IRS mit einem Dritten, z. B. einer CPA, spricht, werden in diesem Teil die Telefonnummer und eine selbst gewählte fünfstellige persönliche Identifikationsnummer des Dritten (Bevollmächtigten) eingegeben.
• Teil 5. Dieser Teil dient zur Unterschrift des Arbeitgebers. Es enthält auch das Datum der Unterzeichnung und eine Telefonnummer tagsüber.

Wenn ein bezahlter Ersteller das Formular ausgefüllt hat, werden die Informationen des Erstellers am Ende des Formulars angezeigt, einschließlich:

• Name
• Unterschrift
• Firmenname (oder der Name des Herstellers, wenn er ohne Firmennamen selbständig ist)
• Adresse
• Steueridentifikationsnummer des Vorbereiters (PTIN)
• Datum der Unterzeichnung
• Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) des Erstellers oder der Firma
• Telefonnummer

Wenn die Anzahlungen nicht mit der für das Quartal geschuldeten Lohnsteuer übereinstimmen, kann dem Formular eine Zahlung beigefügt werden. Wenn Sie eine Zahlung mit Formular 941 ausführen, fügen Sie das Formular 941-V (Zahlungsbeleg) hinzu, mit dessen Hilfe der IRS die Zahlung korrekt verarbeitet.

Im Formular ausgewiesene Steuern

Wie bereits erwähnt, wird Teil 2 verwendet, um die Höhe der auf Löhne, Trinkgelder und andere Vergütungen gezahlten Steuern anzugeben. Es gibt vier Arten von Steuern:

• von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehaltene Einkommenssteuern (Zeile 3).
• Sozialversicherungssteuern auf Löhne (Zeile 5a) oder Trinkgelder (Zeile 5b). Der Steuersatz hierfür beträgt 12, 4% (einschließlich des Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteils an dieser Steuer).
• Medicare Steuern (Zeile 5c). Der Steuersatz hierfür beträgt 2, 9 Prozent (einschließlich des Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteils an dieser Steuer).
• Zusätzliche Medicare-Steuern auf steuerpflichtige Entschädigungen über 200.000 USD. Der Steuersatz hierfür beträgt 0, 9%. Es wird ausschließlich von den Mitarbeitern bezahlt.

Für kleine Arbeitgeber

Ein Arbeitgeber, der eine Lohnsteuer von 1.000 USD oder weniger für das Jahr schuldet (eine Lohnsteuer von höchstens 6.000 USD), kann das Formular 944 (Employer's Annual Federal Tax Return) einreichen, wenn ihm die Erlaubnis des IRS dazu erteilt wurde. Rufen Sie 800-829-4933 an oder senden Sie eine schriftliche Anfrage, da Sie die Erlaubnis erhalten müssen, bevor Sie dieses Formular anstelle von Formular 941 einreichen.

Geänderte Formulare

Wenn Sie das Formular 941 korrigieren müssen, verwenden Sie das Formular 941-X (Angepasste vierteljährliche Steuererklärung des Arbeitgebers oder Rückerstattungsanspruch). Wenn zum Beispiel die Löhne unterbewertet waren oder die Sozialversicherungssteuer auf Trinkgelder überbewertet wurde und Sie den Fehler entdecken, wird dieses Formular zur Korrektur verwendet.

Die Quintessenz

Arbeitssteuern sind eine große Verantwortung. Erfahren Sie in IRS Publications 15 (Rundschreiben E) mehr darüber, welche Zahlungen an Mitarbeiter steuerpflichtig sind und wie die Lohnsteuer berechnet wird. und 15-B.

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