Vorausbezahlte Ausgaben
Ein Rechnungsabgrenzungsposten ist eine Art Vermögenswert in der Bilanz, der aus einem Geschäft resultiert, das Vorauszahlungen für Waren oder Dienstleistungen vornimmt, die in der Zukunft eingehen sollen. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten werden zunächst aktiviert, ihr Wert wird jedoch im Laufe der Zeit erfolgswirksam erfasst. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ausgaben erhält das Unternehmen über mehrere Abrechnungsperioden hinweg etwas Wertvolles aus den Rechnungsabgrenzungsposten.
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Grundlegendes zu vorausbezahlten Ausgaben
Unternehmen leisten Vorauszahlungen für Waren oder Dienstleistungen wie geleaste Bürogeräte oder Versicherungsschutz, die im Laufe der Zeit kontinuierliche Vorteile bieten. Waren oder Dienstleistungen dieser Art können nicht sofort als Aufwand erfasst werden, da der Aufwand nicht dem Nutzen entspricht, der im Laufe der Zeit aus der Nutzung des Vermögenswerts entsteht.
Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) sind die Aufwendungen in derselben Rechnungslegungsperiode zu erfassen wie der Nutzen aus dem zugehörigen Vermögenswert. Wenn beispielsweise eine große Xerox-Maschine für einen Zeitraum von zwölf Monaten von einem Unternehmen gemietet wird, profitiert das Unternehmen über den gesamten Zeitraum von ihrer Nutzung. Die Verbuchung einer für den Leasingvertrag geleisteten Vorauszahlung als Aufwand im ersten Monat würde die Aufwendungen nicht angemessen mit den Einnahmen aus seiner Nutzung in Einklang bringen. Daher sollte es als Rechnungsabgrenzungsposten verbucht und über die gesamten zwölf Monate aufwandswirksam verteilt werden.
Journalbuchungen, die Ausgaben im Zusammenhang mit zuvor erfassten Prepaids erfassen, werden als Korrekturbuchungen bezeichnet. Sie erfassen keine neuen Geschäftsvorfälle, sondern passen lediglich zuvor erfasste Geschäftsvorfälle an. Eine Anpassung der aktiven Rechnungsabgrenzungsposten ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die Aufwendungen in der Periode erfasst werden, in der sie anfallen.
Aufgrund der Art bestimmter Waren und Dienstleistungen bestehen immer vorausbezahlte Kosten. Zum Beispiel ist eine Versicherung eine vorausbezahlte Ausgabe, da der Zweck des Abschlusses einer Versicherung darin besteht, proaktiven Schutz für den Fall zu kaufen, dass in Zukunft etwas Unglückliches passiert. Es ist klar, dass kein Versicherungsunternehmen eine Versicherung verkaufen würde, die ein unglückliches Ereignis im Nachhinein abdeckt, sodass Versicherungskosten von den Unternehmen im Voraus bezahlt werden müssen.
Beispiel für vorausbezahlte Ausgaben
Angenommen, ABC Company kauft eine Versicherung für den kommenden Zeitraum von zwölf Monaten. Es zahlt $ 120.000 im Voraus für die Versicherungspolice. Die ABC Company wird zunächst die vollen 120.000 USD als Lastschrift auf eine vorausbezahlte Versicherung, einen Vermögenswert in der Bilanz und eine Gutschrift auf Bargeld buchen. Jeden Monat wird eine Korrekturbuchung vorgenommen, um 10.000 US-Dollar (1/12 des vorausbezahlten Betrags) in der Gewinn- und Verlustrechnung durch eine Gutschrift auf eine vorausbezahlte Versicherung und eine Belastung der Versicherungskosten aufzuwenden. Im zwölften Monat werden die letzten 10.000 US-Dollar vollständig als Aufwand verbucht und das Prepaid-Konto wird null sein.
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