Einführung in Accounting Information Systems - AIS

Ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) ist eine Struktur, mit der ein Unternehmen seine Finanzdaten sammelt, speichert, verwaltet, verarbeitet, abruft und meldet, damit sie von Buchhaltern, Beratern, Geschäftsanalysten, Managern und Finanzvorständen (CFOs) verwendet werden können., Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsbehörden und Steuerbehörden.

Speziell geschulte Buchhalter arbeiten eng mit AIS zusammen, um ein Höchstmaß an Genauigkeit bei den Finanztransaktionen und -aufzeichnungen eines Unternehmens zu gewährleisten und um Finanzdaten für diejenigen leicht verfügbar zu machen, die zu Recht Zugriff darauf benötigen - und dies bei intakten und sicheren Daten .

Rechnungslegungsinformationssysteme bestehen im Allgemeinen aus sechs Hauptkomponenten: Personen, Verfahren und Anweisungen, Daten, Software, Informationstechnologie-Infrastruktur und interne Kontrollen. Schauen wir uns die einzelnen Komponenten im Detail an.

Einführung in das Rechnungswesen Informationssysteme

1. AIS-Personen

Die Personen in einem AIS sind einfach die Systembenutzer. Zu den Fachleuten, die möglicherweise das AIS einer Organisation verwenden müssen, gehören Buchhalter, Berater, Geschäftsanalysten, Manager, Finanzchefs und Wirtschaftsprüfer. Ein AIS hilft den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens bei der Zusammenarbeit.

Das Management kann beispielsweise Verkaufsziele festlegen, für die die Mitarbeiter dann die entsprechende Menge an Inventar bestellen können. Die Bestandsbestellung benachrichtigt die Buchhaltungsabteilung über eine neue Verbindlichkeit. Wenn Verkäufe getätigt werden, können Verkäufer Kundenbestellungen eingeben, das Rechnungswesen kann Kunden abrechnen, das Lager kann die Bestellung zusammenstellen, die Versandabteilung kann sie abschicken und die Buchhaltungsabteilung wird über eine neue Forderung benachrichtigt. Die Kundendienstabteilung kann dann Kundensendungen verfolgen und das System kann Verkaufsberichte für die Verwaltung erstellen. Manager können auch Bestandskosten, Versandkosten, Herstellungskosten usw. anzeigen.

Mit einem gut gestalteten AIS kann jeder in einer Organisation, der dazu berechtigt ist, auf dasselbe System zugreifen und dieselben Informationen abrufen. Ein AIS vereinfacht auch das Abrufen von Informationen an Personen außerhalb der Organisation, falls erforderlich.

Beispielsweise können Berater die Informationen in einem AIS verwenden, um die Effektivität der Preisstruktur des Unternehmens anhand von Kostendaten, Umsatzdaten und Einnahmen zu analysieren. Prüfer können die Daten auch verwenden, um die internen Kontrollen, die Finanzlage und die Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act (SOX) eines Unternehmens zu bewerten.

Das AIS sollte so konzipiert sein, dass es den Bedürfnissen der Benutzer entspricht. Das System sollte außerdem einfach zu bedienen sein und die Effizienz verbessern, nicht beeinträchtigen.

2. Verfahren und Anweisungen

Das Verfahren und die Anweisungen eines AIS sind die Methoden, mit denen es Daten sammelt, speichert, abruft und verarbeitet. Diese Methoden sind sowohl manuell als auch automatisiert. Die Daten können sowohl aus internen Quellen (z. B. Mitarbeitern) als auch aus externen Quellen (z. B. Online-Bestellungen von Kunden) stammen. Verfahren und Anweisungen werden in AIS-Software codiert - sie sollten auch durch Dokumentation und Schulung für Mitarbeiter "codiert" werden. Um effektiv zu sein, müssen die Verfahren und Anweisungen konsequent befolgt werden.

3. AIS-Daten

Zum Speichern von Informationen muss ein AIS über eine Datenbankstruktur verfügen, z. B. SQL (Structured Query Language), eine Computersprache, die üblicherweise für Datenbanken verwendet wird. Das AIS benötigt auch verschiedene Eingabebildschirme für die verschiedenen Arten von Systembenutzern und Dateneingabe sowie verschiedene Ausgabeformate, um den Anforderungen verschiedener Benutzer und verschiedener Arten von Informationen gerecht zu werden.

Die in einem AIS enthaltenen Daten sind alle Finanzinformationen, die für die Geschäftspraktiken des Unternehmens relevant sind. Alle Geschäftsdaten, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken, sollten in einem AIS gespeichert werden.

Die Art der in einem AIS enthaltenen Daten hängt von der Art des Geschäfts ab, kann jedoch Folgendes umfassen:

• Kundenaufträge
• Rechnungsauszüge des Kunden
• Verkaufsanalyseberichte
• Bestellanforderungen
• Lieferantenrechnungen
• Register überprüfen
• Hauptbuch
• Inventurdaten
• Informationen zur Gehaltsabrechnung
• Zeitmessung
• Steuerinformation

Diese Daten können dann zur Erstellung von Abrechnungen und Berichten verwendet werden, z. B. zur Fälligkeit der Forderungen, zu Abschreibungsplänen, zum Probesaldo, zum Gewinn und Verlust usw. Alle diese Daten an einem Ort - im AIS - zu haben, erleichtert die Aufzeichnung, Berichterstellung, Analyse, Prüfung und Entscheidungsfindung eines Unternehmens. Damit die Daten nützlich sind, müssen sie vollständig, richtig und relevant sein.

Beispiele für Daten, die nicht in ein AIS aufgenommen werden, sind Notizen, Korrespondenz, Präsentationen und Handbücher. Diese Dokumente haben möglicherweise eine tangentiale Beziehung zu den Finanzen des Unternehmens, sind jedoch, abgesehen von den Standardfußnoten, nicht wirklich Teil der Finanzaufzeichnungen des Unternehmens.

4. AIS-Software

Die Softwarekomponente eines AIS sind die Computerprogramme, mit denen die Finanzdaten des Unternehmens gespeichert, abgerufen, verarbeitet und analysiert werden. Früher gab es Computer, ein AIS war ein manuelles, papierbasiertes System, aber heute verwenden die meisten Unternehmen Computersoftware als Grundlage für das AIS. Kleine Unternehmen verwenden möglicherweise die Quickbooks von Intuit oder die Sage 50-Buchhaltung von Sage, aber es gibt auch andere. Kleine bis mittelständische Unternehmen nutzen möglicherweise SAP Business One. Mittelständische und große Unternehmen verwenden möglicherweise Microsoft Dynamics GP, Sage Group MAS 90 oder MAS 200, Oracle PeopleSoft oder Epicor Financial Management.

Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit sind Schlüsselkomponenten einer effektiven AIS-Software. Manager verlassen sich auf die von ihr ausgegebenen Informationen, um Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen, und sie benötigen qualitativ hochwertige Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

AIS-Softwareprogramme können angepasst werden, um den individuellen Anforderungen verschiedener Unternehmenstypen gerecht zu werden. Wenn ein vorhandenes Programm nicht den Anforderungen eines Unternehmens entspricht, kann die Software auch intern mit erheblichem Input von Endbenutzern entwickelt oder von einem Drittanbieter speziell für das Unternehmen entwickelt werden. Das System könnte sogar an ein spezialisiertes Unternehmen ausgelagert werden.

Für börsennotierte Unternehmen wird die Struktur des AIS in gewissem Maße von den Sarbanes-Oxley-Vorschriften bestimmt, unabhängig davon, welches Softwareprogramm und welche Anpassungsoptionen das Unternehmen auswählt. Dies liegt daran, dass die SOX-Vorschriften interne Kontrollen und Prüfungsverfahren festlegen, die von öffentlichen Unternehmen einzuhalten sind.

5. IT-Infrastruktur

Die Informationstechnologie-Infrastruktur ist nur eine ungewöhnliche Bezeichnung für die Hardware, die zum Betreiben des Buchhaltungsinformationssystems verwendet wird. Die meisten dieser Hardwareelemente, die ein Unternehmen benötigen würde, umfassen Computer, Mobilgeräte, Server, Drucker, Überspannungsschutz, Router, Speichermedien und möglicherweise eine Ersatzstromversorgung. Bei der Auswahl der Hardware sind neben den Kosten auch die Geschwindigkeit, die Speicherkapazität und die Frage zu berücksichtigen, ob die Hardware erweitert und aktualisiert werden kann.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass die für ein AIS ausgewählte Hardware mit der vorgesehenen Software kompatibel ist. Idealerweise ist es nicht nur kompatibel, sondern auch optimal - ein klobiges System ist weniger hilfreich als ein schnelles. Unternehmen können die Anforderungen an die Hardware- und Softwarekompatibilität auf einfache Weise erfüllen, indem sie ein schlüsselfertiges System kaufen, das sowohl die Hardware als auch die Software enthält, die das Unternehmen benötigt. Der Kauf eines schlüsselfertigen Systems bedeutet theoretisch, dass das Unternehmen eine optimale Kombination aus Hardware und Software für sein AIS erhält.

Ein gutes AIS sollte auch einen Plan für die Wartung, Instandhaltung, den Austausch und das Upgrade von Komponenten des Hardwaresystems sowie einen Plan für die Entsorgung defekter und veralteter Hardware enthalten, damit sensible Daten vollständig zerstört werden.

6. Interne Kontrollen

Die internen Kontrollen eines AIS sind die Sicherheitsmaßnahmen, die es zum Schutz sensibler Daten enthält. Diese können so einfach wie Passwörter oder so komplex wie die biometrische Identifizierung sein. Ein AIS muss über interne Kontrollen verfügen, um sich vor unbefugtem Computerzugriff zu schützen und den Zugriff auf autorisierte Benutzer zu beschränken. Dies gilt auch für einige Benutzer innerhalb des Unternehmens. Es muss auch den unbefugten Dateizugriff von Personen verhindern, die nur auf bestimmte Teile des Systems zugreifen dürfen.

Ein AIS enthält vertrauliche Informationen, die nicht nur dem Unternehmen, sondern auch seinen Mitarbeitern und Kunden gehören. Diese Daten können Sozialversicherungsnummern, Gehaltsinformationen, Kreditkartennummern usw. enthalten. Alle Daten in einem AIS sollten verschlüsselt und der Zugriff auf das System protokolliert und überwacht werden. Die Systemaktivität sollte ebenfalls nachvollziehbar sein.

Ein AIS benötigt auch interne Kontrollen, die es vor Computerviren, Hackern und anderen internen und externen Bedrohungen für die Netzwerksicherheit schützen. Es muss auch vor Naturkatastrophen und Spannungsspitzen geschützt werden, die zu Datenverlust führen können.

Wie ein AIS im wirklichen Leben funktioniert

Wir haben gesehen, wie ein gut konzipiertes AIS es einem Unternehmen ermöglicht, im Alltag reibungslos zu arbeiten oder dessen Betrieb zu behindern, wenn das System schlecht konzipiert ist. Die dritte Verwendung für ein AIS besteht darin, dass die Daten in einem AIS in einem Unternehmen in Schwierigkeiten verwendet werden können, um die Geschichte des Fehlverhaltens aufzudecken.

Die Fälle von WorldCom und Lehman Brothers liefern zwei Beispiele.

Im Jahr 2002 nutzten die internen Prüfer von WorldCom, Eugene Morse und Cynthia Cooper, das AIS des Unternehmens, um betrügerische Aufwandsentschädigungen und andere Buchhaltungseinträge in Höhe von 4 Milliarden US-Dollar aufzudecken. Ihre Untersuchung führte zur Kündigung des CFO Scott Sullivan sowie zu einer neuen Gesetzgebung - Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Act, der die internen Finanzkontrollen und -verfahren der Unternehmen regelt.

Bei der Untersuchung der Ursachen des Zusammenbruchs von Lehman war eine Überprüfung des AIS und anderer Datensysteme neben der Erfassung und Überprüfung von Dokumenten sowie Befragungen von Zeugen eine Schlüsselkomponente. Die Suche nach den Ursachen für das Scheitern des Unternehmens "erforderte eine umfassende Untersuchung und Überprüfung von Lehmans Betriebs-, Handels-, Bewertungs-, Finanz-, Buchhaltungs- und anderen Datensystemen", so der 2200-seitige, neunbändige Prüferbericht.

Lehmans Systeme bieten ein Beispiel dafür, wie ein AIS nicht strukturiert werden sollte. In dem Bericht des Prüfers Anton R. Valukas heißt es: "Zum Zeitpunkt der Insolvenz hat Lehman ein Patchwork von über 2.600 Softwaresystemen und -anwendungen unterhalten. Viele von Lehmans Systemen waren veraltet, veraltet oder nicht standardisiert."

Der Prüfer beschloss, sich auf die 96 Systeme zu konzentrieren, die am relevantesten erschienen. Diese Prüfung erforderte Schulungen, Studien sowie Versuche und Irrtümer, um den Umgang mit den Systemen zu erlernen.

Valukas 'Bericht stellte auch fest: "Lehmans Systeme waren stark voneinander abhängig, aber ihre Beziehungen waren schwer zu entschlüsseln und nicht gut dokumentiert. Es war außerordentlich aufwendig, diese Systeme zu entwirren, um die notwendigen Informationen zu erhalten."

(Lesen Sie auch die Fallstudie: Der Zusammenbruch von Lehman Brothers. )

Die Quintessenz

Die sechs Komponenten eines AIS arbeiten alle zusammen, um wichtige Mitarbeiter beim Sammeln, Speichern, Verwalten, Verarbeiten, Abrufen und Berichten ihrer Finanzdaten zu unterstützen. Ein gut entwickeltes und gewartetes Buchhaltungsinformationssystem, das effizient und genau ist, ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens.

(Erfahren Sie, wie Sie in diesem Bereich eine Stelle finden, und lesen Sie den Leitfaden für Karrieren in Accounting Information Systems .)