Wie lange sollten Sie Ihre Kontoauszüge aufbewahren?
Wir werden alle mit so viel Papier bombardiert, dass es manchmal schwierig sein kann, alles durchzuwaten. Zwischen den Junk-Mails, Quittungen und Finanzdokumenten, die wir sammeln, mag es ein wenig lächerlich erscheinen, Unterlagen aufzubewahren, die wir möglicherweise nie wirklich brauchen. Und angesichts des Umstiegs auf Online-Banking ist es nicht an der Zeit, das alte Schuhkartensystem für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen aufzugeben?
Während Sie dieses alte Ablagesystem möglicherweise nicht benötigen, kann es tatsächlich vorkommen, dass Sie Ihre alten Kontoauszüge benötigen. Diese Kontoauszüge stellen die Aktivität dar, die auf Ihrem Bankkonto stattfindet - ein Girokonto, ein Sparkonto oder eine andere Art von Konto, das bei Ihrem Finanzinstitut bzw. Ihren Finanzinstituten geführt wird. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie lange Sie Ihre Aussagen aufbewahren müssen und warum.
Die zentralen Thesen
- Kontoauszüge sollten ein Jahr lang in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahrt werden. Danach können sie vernichtet werden.
- Die Aufbewahrung von Kontoauszügen ist ideal, um Debit- und Kreditaktivitäten zu überprüfen, sich vor Identitätsdiebstahl zu schützen und Einnahmen nachzuweisen.
- Banken ermöglichen Kunden den Online-Zugriff auf Kontoauszüge für mindestens ein Jahr.
Wie lange sollten Sie Ihre Aussagen aufbewahren?
Wenn Sie sich bei Ihrer Bank nicht von der herkömmlichen Papieraufzeichnung abgemeldet haben, erhalten Sie weiterhin Papierauszüge per Post. Planen Sie, diese Kontoauszüge mindestens ein Jahr lang aufzubewahren. Sie können wählen, ob Sie eine Hardcopy Ihrer Aussagen aufbewahren und einreichen möchten. Aber stellen Sie sicher, dass Sie sie an einem Ort aufbewahren, der für Sie leicht zugänglich ist, aber nicht in die Nähe neugieriger Blicke. Alternativ können Sie bei der Dateneingabe ein elektronisches Format in einem Buchhaltungsprogramm oder in einer eigenen Tabelle beibehalten. Nach diesem Zeitraum von einem Jahr können sie sicher geschreddert und entsorgt werden.
Gründe für das Speichern von Aussagen
Abgesehen von Aufzeichnungen über Einkäufe, Rechnungszahlungen und Gehaltsabrechnungen bietet die Aufbewahrung alter Kontoauszüge eine Reihe von Vorteilen. Die Aktivitäten des Bankkontos sollten regelmäßig auf Identitätsdiebstahl und Kreditkartenbetrug überprüft werden. Durch die Aufbewahrung von Aussagen wird die illegale Aktivität überprüft, mit der Schäden behoben werden können.
Sie können auch Kontoauszüge verwenden, um Einnahmen und Transaktionsaktivitäten zu überprüfen, z. B. Spenden für wohltätige Zwecke und Geschäftsausgaben, die Sie möglicherweise für Steuererklärungen benötigen. Kontoauszüge, die große Einkäufe oder Zahlungen bestätigen, sollten ebenfalls aufbewahrt werden. Sie können Geldautomatenbelege vernichten, sobald Sie sie mit Ihren Kontodaten abgeglichen haben. Ebenso können Ein- und Auszahlungsscheine vernichtet werden, sobald die Transaktionen mit der monatlichen Abrechnung verifiziert wurden.
Online vs. Hardcopy Statements
Aufgrund der Online-Verfügbarkeit von Kontoinformationen ist die Aufbewahrung von Ausdrucken von Kontoauszügen weniger erforderlich als in der Vergangenheit. Viele Banken und Finanzinstitute führen monatliche Online-Kundenauszüge für mindestens fünf Jahre, die über ihre Online-Banking-Plattformen zugänglich sind. Detaillierte Kontoauszüge werden häufig in leicht zu druckenden Formaten geliefert, und zusammengefasste Transaktionsinformationen können häufig kostenlos heruntergeladen werden.
Möglicherweise können Sie auch einige Jahre zurückliegende Kontoauszüge von Ihrer Bank erhalten. Einige Banken erheben für diesen Service eine Such- und / oder Druckgebühr, da dies auf Filialebene nicht möglich ist. Stattdessen werden ältere Kontoauszüge gedruckt und in einem Backoffice vorbereitet.
Aus Sicherheitsgründen ist es am besten, gedruckte Kontoauszüge in einem feuerfesten Safe an einem sicheren Ort aufzubewahren. Elektronische Kontoauszüge sollten in einer passwortgeschützten Datei aufbewahrt werden.
Ausdrucke sollten an einem sicheren, feuerfesten Ort aufbewahrt werden, auf den leicht zugegriffen werden kann.
Aktenvernichtung
Da so viele verschiedene Dokumente unterschiedliche Anforderungen an die Entsorgung haben, ist es möglicherweise einfacher, alles für immer aufzubewahren - einschließlich Kontoauszügen. Einige Dokumente auf unbestimmte Zeit aufzubewahren, ist jedoch nicht die beste Methode, vor allem, weil Identitätsdiebe sie möglicherweise in den Griff bekommen.
Andere Dokumente, die Sie nach einem bestimmten Zeitraum vernichten sollten, umfassen Folgendes:
- Kreditkartenabrechnungen: Bewahren Sie sie 60 Tage lang auf, es sei denn, sie enthalten steuerbezogene Ausgaben. Bewahren Sie sie in diesen Fällen sieben Jahre lang auf.
- Pay Stubs: Ordnen Sie sie Ihrem W-2 zu und zerkleinern Sie sie dann.
- Stromrechnungen: Halten Sie sie maximal ein Jahr lang fest.
- Steuererklärungen und Steuerbelege: Bewahren Sie diese wie steuerbezogene Kreditkartenabrechnungen sieben Jahre lang auf.
- Haus- und Autoversicherungspolicen: Vernichten Sie die alten, wenn Sie neue Policen erhalten.
- Hypothekenanweisungen und Heimwerker: Zerkleinern Sie diese, wenn Sie das Haus verkaufen.
So vernichten Sie Ihre Dokumente
Wenn Sie bereit sind, Ihre Kontoauszüge zu entsorgen, stellen Sie sicher, dass Sie sie tatsächlich vernichten. Nur die Hälfte zu zerreißen, hindert Identitätsdiebe nicht daran, Ihre persönlichen Informationen zusammenzufügen. Wenn Sie einen Aktenvernichter haben, können Sie sich selbst darum kümmern. Andernfalls müssen Sie möglicherweise einen Dienst beauftragen, insbesondere wenn Sie über eine große Anzahl von Dokumenten verfügen. Erkundigen Sie sich auch bei Ihrer Bank. Viele werden ihren Kunden kostenlos Shredderservices anbieten.