So füllen Sie ein W-4-Formular aus

Sie haben gerade einen neuen Job angefangen und fühlen sich ziemlich fantastisch dabei. Dann gibt Ihnen Ihr Arbeitgeber ein Steuerformular mit der Bezeichnung „W-4 Employee's Withholding Allowance Certificate“. Steuerformulare füllen Sie mit Angst. Sie verstehen sie nicht und haben Angst vor dem, was passieren wird, wenn Sie einen Fehler machen. Keine Sorge: In diesem Artikel wird erklärt, was ein W-4 ist, und es wird Zeile für Zeile abgeschlossen.

Die zentralen Thesen

• Sie füllen die W-4 aus, damit Ihr Arbeitgeber den korrekten Einkommensteuerbetrag von Ihren Gehaltsabrechnungen einbehalten kann.
• Die Art und Weise, wie Sie das IRS-Formular W-4 (Employee's Withholding Allowance Certificate) ausfüllen, bestimmt, wie viel Steuer Ihr Arbeitgeber von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten wird.
• Das W-4-Formular muss aus sieben Abschnitten bestehen, die persönliche Informationen, Namensänderungen und die Gesamtzahl der Berechtigungen enthalten.
• Das IRS möchte auch wissen, ob Sie einen zusätzlichen Betrag von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten möchten und ob Sie gesetzlich von der Quellensteuer befreit sind.

Was macht das W-4 Formular?

Sie füllen die W-4 aus, damit Ihr Arbeitgeber den korrekten Einkommensteuerbetrag von Ihren Gehaltsabrechnungen einbehalten kann. Wenn Sie einen Buchhalter oder einen anderen Steuerberater haben, bestätigen Sie Ihre Entscheidungen mit diesen, bevor Sie das Formular einreichen.

Beachten Sie auch, dass das im Dezember 2017 unterzeichnete Gesetz über Steuersenkungen und Arbeitsplätze (TCAJ) die persönliche Befreiung beseitigt hat. Abhängig von den erwarteten Abzügen ist dies ein Grund, die Anzahl der Berechtigungen, die Sie in der Vergangenheit in Anspruch genommen haben, erneut zu überprüfen, bevor Sie in Zeile 5 (Berechtigungen) dieselbe Anzahl eingeben.

Füllen Sie Ihr W-4-Formular aus

Was ist ein W-4-Formular?

Die Art und Weise, wie Sie das IRS-Formular W-4 (Employee's Withholding Allowance Certificate) ausfüllen, bestimmt, wie viel Steuer Ihr Arbeitgeber von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten wird. Ihr Arbeitgeber sendet das von Ihrem Gehaltsscheck einbehaltene Geld zusammen mit Ihrem Namen und Ihrer Sozialversicherungsnummer (SSN) an den Internal Revenue Service (IRS). Ihre Quellensteuer wird für die Zahlung der jährlichen Einkommensteuerabrechnung angerechnet, die Sie bei der Einreichung Ihrer Steuererklärung im April berechnen. Aus diesem Grund fragt Formular W-4 nach identifizierenden Informationen wie Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer.

Das W-4-Formular enthält sieben auszufüllende Abschnitte. Die ersten Zeilen enthalten den Namen, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer des Steuerpflichtigen. Auf dem Arbeitsblatt über dem Formular können Steuerzahler die Anzahl der Zulagen für ihren Steuerabzug schätzen. Durch Erhöhen der Anzahl der Berechtigungen wird der von Ihrem Gehaltsscheck einbehaltene Geldbetrag verringert. Menschen können eine Befreiung von der Quellensteuer beantragen, wenn sie im Vorjahr keine Steuern geschuldet haben und im nächsten Jahr mit einer Steuerschuld von Null rechnen.

So funktioniert das Ausfüllen des Formulars.

Schritt 1: Ihre Informationen

Geben Sie Ihren Namen und Ihre Adresse in Abschnitt 1 an.

Schritt 2: Ihre SSN

Geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer in Feld 2 an. Ihr Arbeitgeber benötigt diese Informationen, damit die Zahlung auf Ihre jährliche Einkommenssteuerrechnung angewendet wird, wenn er das von Ihrem Gehaltsscheck einbehaltene Geld an das IRS sendet.

Schritt 3: Ihr Familienstand

Aktivieren Sie in Feld 3 die Option, die Ihrem Familienstand entspricht, ledig oder verheiratet. Aber warte, es gibt noch eine andere Box: "Verheiratet, aber mit einem höheren Preis einbehalten." Solltest du diese Box wählen? Möglicherweise, wenn Ihr Ehepartner auch arbeitet und Sie sich Sorgen machen, dass nicht genügend Steuern einbehalten werden.

Bevor Sie sich entscheiden, lesen Sie das Arbeitsblatt für zwei Verdiener / mehrere Jobs. Es ist die vierte Seite, die Ihnen Ihr Arbeitgeber mit Formular W-4 hätte geben sollen, oder Sie können es vom IRS herunterladen. Unter den Kästchen finden Sie auch einen Hinweis, in dem Sie aufgefordert werden, das Kästchen „Single“ auszuwählen, wenn Sie verheiratet, aber rechtlich getrennt sind oder wenn Ihr Ehegatte ein gebietsfremder Ausländer ist.

Schritt 4: Namensänderungen

Kasten 4 wird wahrscheinlich nicht auf Sie zutreffen, es sei denn, Sie haben kürzlich geheiratet und Ihren Namen geändert, aber Sie haben noch keine aktualisierte Sozialversicherungskarte, die Ihre Namensänderung widerspiegelt. Sie müssen die Nummer 1-800-772-1213 anrufen, um eine Ersatz-Sozialversicherungskarte mit Ihrem neuen Namen zu erhalten, bevor Sie Ihrem Arbeitgeber einen W-4 geben können. Es ist keine so große Sache, aber tun Sie es schnell, weil Ihr Arbeitgeber verpflichtet ist, Steuern zum höchstmöglichen Satz einzubehalten, bis Sie einen W-4 einreichen.

Schritt 5: Zulagen insgesamt

Zeile 5 fragt nach der Gesamtzahl der Zertifikate, die Sie beantragen. Um zu antworten, müssen Sie einige Fragen beantworten.

Schauen Sie sich zunächst Seite drei des W-4-Pakets an, das Sie ausfüllen. Dort finden Sie das Arbeitsblatt "Persönliche Zulagen". Jede von Ihnen beantragte Zulage reduziert den Betrag, den Ihr Arbeitgeber von Ihrem Gehaltsscheck einbehält, aber Sie können nicht einfach eine hohe Anzahl von Zulagen auswählen, weil Sie Lust dazu haben.

Wie viele Zulagen sind zu nehmen?

Wenn Sie dieses Arbeitsblatt ausfüllen, erfahren Sie, wie viele Berechtigungen Sie in Zeile 5 eingeben dürfen. Lassen Sie uns die einzelnen Schritte durchgehen.

A. Fordern Sie eine Zulage an, wenn Sie von niemand anderem als abhängig anerkannt werden, was für die meisten Erwachsenen der Fall ist. Aber wenn Sie beispielsweise 16 Jahre alt sind und das Formular W-4 für Ihren außerschulischen Beruf ausfüllen oder im College sind und das Formular für Ihr Sommerpraktikum ausfüllen, behaupten Ihre Eltern wahrscheinlich, Sie seien abhängig. und Sie können hier keine Zulage beantragen.

B. Sie können eine Zulage beantragen, wenn Sie verheiratet sind und gemeinsam einen Antrag stellen.

C. Oder Sie können einen Anspruch erheben, wenn Sie als Oberhaupt Ihres Haushalts angemeldet sind. Sie könnten denken, wie ich es einmal getan habe, wenn Sie ledig und unabhängig sind, sind Sie das Oberhaupt Ihres Haushalts. Das IRS würde betteln, um sich zu unterscheiden. Es wird davon ausgegangen, dass der Haushaltsvorstand unverheiratet ist (zumindest habe ich diesen Teil richtig verstanden) und mehr als 50% der Kosten für den Unterhalt eines Eigenheims für sich selbst und seine Angehörigen oder andere Berechtigte bezahlt Einzelpersonen (wiederum enthält die Veröffentlichung 501 alle Einzelheiten). Dies ist eher eine „Entschuldigung, dass Sie nicht weiterkommen und das Kind alleine großgezogen haben“ -Zulage.

D. Sie können eine zweite Zulage beantragen, wenn Sie alleinerziehend oder verheiratet sind und nur einen Arbeitsplatz haben. wenn Sie verheiratet sind und nur einen Job haben und Ihr Ehepartner nicht arbeitet; oder wenn Ihr Lohn aus dem zweiten Job Ihres oder eines Ehepartners (oder beiden zweiten Jobs) maximal 1.500 USD beträgt. Wenn Ihr Haushalt nur über eine bedeutende Einkommensquelle verfügt (die Stelle, für die Sie diese W-4 ausfüllen), beantragen Sie im Grunde eine Zulage in dieser Zeile.

E. In dieser Zeile können Sie abhängig von Ihrem Einkommen und der Anzahl der Kinder, die Sie haben, eine Zulage für jedes Ihrer berechtigten Kinder beantragen. Grundsätzlich versuchen all diese Fragen zu Kindern und abhängigen Personen, alle Gutschriften zu berücksichtigen, die Sie auf dem Formular 1040 geltend machen können, um Ihre Einkommenssteuer für das Jahr zu senken. Ihr Arbeitgeber wird weniger von Ihren Gehaltsabrechnungen einbehalten, wenn eine dieser Situationen auf Sie zutrifft. Das neue Steuergesetz verdoppelte die Steuergutschrift für Kinder und beseitigte eine Steuervergünstigung, die als zusätzliche Steuergutschrift für Kinder bezeichnet wurde, bis Ende 2025 (einige Elemente wurden jedoch in die Steuergutschrift für Kinder für 2018 eingearbeitet). Es hat auch zugenommen, wie viel Eltern für ihre Kinder verdienen und trotzdem Kredite aufnehmen können. Familien mit niedrigem Einkommen erhalten mehr, aber Sie können heiraten und gemeinsam bis zu 400.000 US-Dollar verdienen und trotzdem etwas einfordern (der Höchstbetrag für die Gutschrift im Jahr 2017 betrug 119.000 US-Dollar).

F. Hier geben Sie Zulagen für andere abhängige Personen ein, die Sie in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Technisch gesehen ist die IRS-Definition eines Abhängigen ziemlich kompliziert (siehe IRS-Publikation 501 für Details), aber die kurze Antwort lautet, dass es sich um ein qualifiziertes Kind oder einen qualifizierten Verwandten handelt, der mit Ihnen zusammenlebt und den Sie finanziell unterstützen. Auch hier gibt es Einkommensbeschränkungen. Personen mit einem Einkommen von 175.550 USD oder höher oder Personen, die verheiratet sind und gemeinsam 339.000 USD oder mehr verdienen, müssen sich nicht bewerben.

G. Wenn Sie bestimmte andere Gutschriften in Anspruch nehmen, z. B. die Gutschrift für das verdiente Einkommen oder eine Steuergutschrift für die Adoption, haben Sie möglicherweise Anspruch auf zusätzliche Zulagen. Sehen Sie sich die Arbeitsblätter 1-6 in der IRS-Publikation 505 an.

H. Zum Schluss noch eine einfache Frage. Addieren Sie alle Zahlen aus den obigen Zeilen und geben Sie hier die Summe ein.

Unterhalb von Zeile H erfahren Sie, dass Sie mit dem Arbeitsblatt möglicherweise noch nicht wirklich fertig sind. Ach wie schade. Es enthält zusätzliche Seiten, wenn Ihre Steuersituation komplizierter ist, weil Sie mehr als einen Job haben, Ihr Ehepartner arbeitet oder Sie Abzüge in Ihrer Steuererklärung angeben, anstatt den Standardabzug vorzunehmen. Das Durchgehen dieser zusätzlichen Arbeitsblätter würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber die IRS-Veröffentlichung 505 "Tax Withholding and Estimated Tax" (Quellensteuer und geschätzte Steuer) enthält zusätzliche Informationen. Der IRS Withholding Calculator kann Ihnen einige Zeit sparen.

Angenommen, Sie geraten nicht in eine dieser komplizierteren Situationen, übertragen Sie die Gesamtsumme von Zeile H des Arbeitsblatts in Zeile 5 von Formular W-4, in der Sie aufgehört haben. Bewahren Sie die Arbeitsblätter für Ihre Unterlagen auf - geben Sie sie nicht an Ihren Arbeitgeber weiter.

Schritt 6: Zusätzliche Zulagen

Denken Sie daran, wir sind jetzt wieder auf Form W-4. Der IRS möchte wissen, ob Sie einen zusätzlichen Betrag von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten möchten. "Natürlich nicht. Du nimmst schon genug von meinem Geld “, denkst du. Die Anzahl der Zertifikate, die Sie in Zeile H beantragen, kann jedoch dazu führen, dass Ihr Arbeitgeber im Laufe des Jahres zu wenig Steuern einbehält. Wenn sie zu wenig einbehalten, werden Sie mit einer großen Steuerrechnung und möglicherweise Unterzahlungsstrafen und Zinsen im April enden. In diesem Fall fordern Sie Ihren Arbeitgeber auf, von jedem Gehaltsscheck zusätzliches Geld einzubehalten, damit dies nicht geschieht.

Wenn Sie das Formular W-4 überhaupt nicht einreichen, verlangt das IRS von Ihrem Arbeitgeber, dass Sie den höchsten Satz einbehalten, als wären Sie ledig und fordern keine Zulagen an.

Woher wissen Sie, ob dies passieren könnte? "> Formular 1099, das für Zins-, Dividenden- oder Selbständigkeitseinkommen verwendet wird - von diesen Einkommensquellen wird keine Einkommensteuer einbehalten. Sie müssen es möglicherweise auch verwenden, wenn Sie es noch sind Wenn Ihr Ehepartner ein Angestellter ist, Sie jedoch ein unabhängiger Unternehmer sind, können Sie zusätzliche Beträge vom Gehaltsscheck einbehalten, damit Ihre vierteljährlichen geschätzten Steuerzahlungen nicht so hoch sind Entscheidungen können den Cashflow Ihres Haushalts ausgleichen.

Schritt 7: Vom Zurückhalten befreit

Sind Sie gesetzlich von der Quellensteuer befreit, weil Sie im Vorjahr keine Steuerschuld hatten und im laufenden Jahr voraussichtlich keine Steuerschuld haben? Wenn ja, schreiben Sie in Feld 7 „befreit“. Beachten Sie, dass in den Anweisungen nicht „befreit“ steht, wenn Sie letztes Jahr eine Steuerrückerstattung erhalten haben. Das ist nicht dasselbe wie keine Steuerschuld. Keine Steuerschuld zu haben klingt vielleicht großartig, aber es bedeutet wahrscheinlich, dass Sie für das ganze Jahr weniger als 15.000 US-Dollar verdient haben, wenn Sie alleinstehend sind, oder dass Sie und Ihr Ehepartner weniger als 30.000 US-Dollar verdient haben, wenn Sie verheiratet sind und gemeinsam einen Antrag stellen. Das ist nicht so toll, es sei denn, jemand anderes (wie Mama oder Papa) unterstützt dich gerne.

Schritt 8: Die Wahrheit bezeugen

Weißt du noch, wie wir vorhin gesagt haben, dass du nicht so viele Zertifikate beantragen kannst, wie du möchtest? Hier ist der Grund. Auf dem Formular heißt es: „Unter Strafe des Meineids erkläre ich, dass ich dieses Zertifikat geprüft habe und es nach meinem besten Wissen und Gewissen wahr, richtig und vollständig ist.“ Sie müssen Ihren Namen unter diese Erklärung eintragen, wo Dort steht "Unterschrift des Mitarbeiters". Geben Sie dann das Datum rechts ein.

Befolgen Sie abschließend die Anweisungen zu etwa zwei Dritteln auf der Seite „Trennen Sie sich hier und geben Sie Ihrem Arbeitgeber das Formular W-4. Behalten Sie das Oberteil für Ihre Unterlagen. “

Wenn Sie einen neuen W-4 brauchen

Im Allgemeinen sendet Ihr Arbeitgeber das Formular W-4 nicht an das IRS. Nachdem Sie es zur Ermittlung Ihrer Quellensteuer verwendet haben, wird es vom Unternehmen eingereicht. Sie können Ihre Quellensteuer jederzeit ändern, indem Sie Ihrem Arbeitgeber eine neue W-4 vorlegen.

Zu den Situationen, in denen Sie möglicherweise Ihren W-4 ändern müssen, gehören das Heiraten oder die Scheidung, das Hinzufügen eines Kindes zu Ihrer Familie oder das Übernehmen eines zweiten Jobs. Möglicherweise möchten Sie auch eine neue W-4 einreichen, wenn Sie feststellen, dass Sie im vergangenen Jahr bei der Erstellung Ihrer jährlichen Steuererklärung zu viel oder zu wenig einbehalten haben und erwarten, dass Ihre Umstände für das laufende Steuerjahr ähnlich sind. Ihre W-4-Änderungen werden innerhalb der nächsten ein bis drei Zahlungsperioden wirksam.

Besprechen Sie, wie bereits erwähnt, den neuen W-4 mit Ihrem Steuerberater und prüfen Sie, ob Sie Ihre Quellensteuer ändern sollten, da sich die neue Steuergesetzgebung auf Ihre persönliche Situation auswirkt.

Geldspar-Tipp

Wenn Sie Mitte des Jahres eine Stelle antreten und zu einem früheren Zeitpunkt noch nicht beschäftigt waren, können Sie mit den folgenden Steuerproblemen Geld sparen: Wenn Sie nicht mehr als 245 Tage im Jahr beschäftigt sind, fordern Sie Ihren Arbeitgeber schriftlich auf, die Teiljahresmethode für die Berechnung Ihrer Quellensteuer zu verwenden. Die Grundformel für die Quellensteuer setzt eine ganzjährige Beschäftigung voraus. Wenn Sie also die Teiljahresmethode nicht anwenden, wird zu viel einbehalten, und Sie müssen bis zur Steuerzeit warten, um das Geld zurückzubekommen.

Die Quintessenz

Es ist wichtig, dieses Formular korrekt auszufüllen, da die IRS verlangt, dass die Menschen das ganze Jahr über nach und nach Steuern auf ihr Einkommen zahlen. Wenn Sie zu wenig Steuern einbehalten haben, könnten Sie dem IRS im April einen überraschend hohen Betrag zuzüglich Zinsen und Strafen für die Unterzahlung Ihrer Steuern während des Jahres schulden.

Wenn Sie zu viel Steuern einbehalten haben, wird Ihr monatliches Budget gleichzeitig knapper als nötig. Darüber hinaus gewähren Sie der Regierung ein zinsloses Darlehen, wenn Sie dieses zusätzliche Geld sparen oder investieren und eine Rendite erzielen könnten - und Sie werden Ihre überbezahlten Steuern erst im folgenden April zurückerhalten, wenn Sie Ihre Steuererklärung einreichen und eine Rückerstattung erhalten. Zu diesem Zeitpunkt könnte sich das Geld wie ein Glücksfall anfühlen, und Sie könnten es weniger weise einsetzen, als Sie es hätten, wenn es mit jedem Gehaltsscheck allmählich eingegangen wäre.