Verwenden einer Geschäftskreditkarte

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, haben Sie wahrscheinlich zahlreiche Angebote und Anträge für eine Kleinunternehmer-Kreditkarte erhalten. Sie können eine bequeme Möglichkeit sein, die Kaufkraft Ihres Unternehmens zu steigern und den Zugang zu einer revolvierenden Kreditlinie zu ermöglichen.

Kreditkarten für kleine Unternehmen bieten Geschäftsinhabern einen einfachen Zugang zu einer Kreditlinie mit einem festgelegten Kreditlimit, um Einkäufe zu tätigen und Bargeld abzuheben. Wie bei einer Privatkreditkarte wird bei einer Kreditkarte für kleine Unternehmen eine Zinsgebühr erhoben, wenn der Restbetrag nicht in jedem Abrechnungszyklus vollständig zurückgezahlt wird. Möglicherweise können Sie eine Kreditkarte über Ihre Bank beziehen oder die Bedingungen und Funktionen der Karten mit unserem Kreditkartentool vergleichen und online beantragen.

Eine Geschäftskreditkarte kann eine bequeme Möglichkeit sein, schnell auf Finanzmittel für kurzfristige Bedürfnisse zuzugreifen und die Kaufkraft Ihres Unternehmens zu steigern. Sie werden häufig als attraktive Alternative zu einer herkömmlichen Kreditlinie vermarktet. Wie jede Finanzierungsquelle ist auch eine Geschäftskreditkarte mit Kosten verbunden und muss sorgfältig verwaltet werden.

Verwendung einer Geschäftskreditkarte

Ohne ein funktionierendes System kann es schwierig sein, die Ausgaben für Kreditkarten im Auge zu behalten und im Griff zu behalten, was sich letztendlich auf Ihr Betriebsergebnis auswirkt. Bestimmte Strategien können verwendet werden, um eine gute Kreditkartenpraxis sicherzustellen.

Verantwortlichkeit sicherstellen

"Der wichtigste Schritt, den ein kleines Unternehmen unternehmen kann, um sicherzustellen, dass Kreditkarten effektiv eingesetzt werden, ist die Einrichtung eines bombensicheren Rechenschaftssystems", sagt John Burton, Gründungspartner von Moonshadow Leadership Solutions in Bryson City, NC. "Dies könnte alles bedeuten Von der Vorabgenehmigung aller Kreditkartenausgaben über die strikte Anforderung von Quittungen bis hin zum Abheben von Kreditkarten von Personen, die sich nicht vollständig und pünktlich mit Quittungen ausgeben lassen ", sagt Burton. Haben Sie ein System eingerichtet, bevor die erste Kreditkarte eingeht, und seien Sie konsequent, streng und fair und tolerieren Sie keine Ausnahmen.

Entscheiden, wer eine Karte erhält

Burton erkennt die Herausforderungen an, denen sich Arbeitgeber möglicherweise gegenübersehen, wenn sie entscheiden, wer eine Kreditkarte erhält. "Ich habe Unternehmen erlebt, die die Kontrolle über die Kreditkartenausgaben verloren haben, indem sie zu viele Karten an zu viele Personen ausgegeben haben und der Meinung waren, dass alle wichtigen Beamten und Reisenden die Bequemlichkeit einer Firmenkreditkarte benötigten", sagt Burton. Eine Kreditkarte an alle weiterzugeben, mag zwar als richtig oder einfach erscheinen, kann jedoch zu einer "Funktionsstörung, einem teuren System und einem gravierenden Mangel an Kontrolle und Rechenschaftspflicht" führen, erklärt er.

Verwenden Sie Alternativen und legen Sie Regeln fest. "Viele Unternehmen, insbesondere Vertriebsmitarbeiter, erhalten eine Entschädigung für die Ausgaben ihres Unternehmens für persönliche Kreditkarten mit hervorragender Rechenschaftspflicht - dh ohne Quittung und ohne Erstattung", sagt Burton. Es ist jedoch hilfreich, klare Regeln dafür zu haben, wer eine Karte erhält, unabhängig davon, ob es sich um ein Dienstalter, eine Position oder einen anderen Faktor handelt. Dies kann helfen, Verwirrung zu vermeiden und schlechte Gefühle von Mitarbeitern zu mildern, die eine Karte möchten, aber nicht berechtigt sind.

Festlegen von Kreditkartenlimits

In jedem Unternehmen sollten klare Richtlinien für die Ausgaben festgelegt werden. Dazu gehören, welche Ausgaben auf die Karten gesetzt werden können, wie viel Mitarbeiter ausgeben können und wie oft sie ihre Karten verwenden können. Es ist wichtig, dass die Police schriftlich festgehalten wird und dass jeder Mitarbeiter, dem eine Karte ausgestellt wird, diese liest und unterschreibt. Geben Sie anschließend jedem Karteninhaber eine Kopie, die Sie als Referenz verwenden können.

Abhängig von der Visitenkarte können Sie möglicherweise Einschränkungen festlegen, die Transaktionen auf einen bestimmten Dollarbetrag, eine bestimmte Ausgabenkategorie und sogar bestimmte Tage und Zeiten beschränken. Bei einigen Karten können Sie für jeden Mitarbeiter individuelle Einschränkungen festlegen. Sie können beispielsweise einen Mitarbeiter an jedem Wochentag auf 50 US-Dollar pro Tag für den Kauf von Benzin beschränken, während Sie einen anderen auf 100 US-Dollar für Benzin und 50 US-Dollar für Mahlzeiten pro Tag beschränken, jedoch nur an Geschäftstagen.

Wie man wachsam ist

Mit vielen Geschäftskreditkarten können Sie Aktivitätswarnungen einrichten, die als Text- oder E-Mail-Nachrichten eingehen. Die Warnungen können so eingerichtet werden, dass Sie jedes Mal benachrichtigt werden, wenn eine Transaktion stattfindet, oder nur dann, wenn ein Mitarbeiter eine Karte in nicht genehmigter Weise verwendet (oder zu verwenden versucht). Sie können auch das Online- und / oder Mobile-Banking nutzen, um die aktuellen Kontoaktivitäten anzuzeigen. Ihre Buchhaltungsabteilung sollte jede Abrechnung überprüfen, um sicherzustellen, dass es sich bei jeder Position um eine von Ihnen autorisierte Belastung handelt.

Kluger Umgang mit der Visitenkarte

Obwohl Kreditkarten einfach zu verwenden sind, sind sie nicht immer die beste Wahl, insbesondere für große Ausgaben, die nicht vollständig bezahlt werden können, bevor die Zinsen anfangen. Auch wenn die Besicherung eines Kredits bei einer Bank oder einem anderen Kredit zusätzliche Anstrengungen erfordert Finanziell ist dies häufig sinnvoll, da der Zinssatz für Kreditkarten in der Regel viel höher ist als für solche besicherten Schuldtitel. Es ist auch möglich, dass ein großer Einkauf - oder ein paar große Ausgaben - Ihre Kreditkarte voll ausschöpfen kann und Sie überhaupt keine Einnahmequelle haben.

Business Credit Card Vorteile

Kreditkarten bieten nicht nur den für die Aufrechterhaltung und den Ausbau Ihres Geschäfts erforderlichen Cashflow, sondern auch die folgenden Vorteile:

• Einfachere Qualifizierung: Es kann für Unternehmer, die nicht über eine fundierte Bonitätsgeschichte verfügen, einfacher sein, sich mit einer Kreditkarte für eine revolvierende Kreditlinie zu qualifizieren, als für eine herkömmliche Kreditlinie oder einen Bankkredit.
• Bequemlichkeit: Kreditkarten sind die ultimative Bequemlichkeit bei der Finanzierung. Unternehmer können schnell auf Guthaben für Einkäufe oder Bargeldabhebungen zugreifen, viel einfacher, als Bargeld zu finden und / oder ein Scheckbuch zu verwenden.
• Finanzpolster: Eine Kreditkarte kann Geschäftsinhabern ein dringend benötigtes finanzielles "Polster" bieten, wenn Forderungen im Rückstand sind oder der Umsatz langsam und das Geschäft knapp wird.
• Online-Erleichterung: Immer häufiger tätigen Geschäftsinhaber Einkäufe und Geschäfte online mit Anbietern, Auftragnehmern und Lieferanten. Die Verwendung einer Kreditkarte erleichtert Online-Transaktionen.
• Finanzielle Buchhaltungsunterstützung: Zusätzlich zum Erhalt eines monatlichen Kontoauszugs bieten die meisten Karten Besitzern von kleinen Visitenkarten Online-Tools zur Verwaltung ihrer Konten, einschließlich einer Jahresendkontozusammenfassung, mit deren Hilfe ein Buchhalter die Kosten nachverfolgen, kategorisieren und verwalten kann. Es kann die Buchhaltung vereinfachen, bei der Navigation durch externe Fachkräfte und bei der Zahlung von Steuern helfen und eine einfache Möglichkeit bieten, die Ausgaben der Mitarbeiter zu überwachen.
• Belohnungen und Incentives: Viele Karten bieten Geschäftsinhabern Prämienprogramme - einschließlich Flugmeilen und Einkaufsrabatten - für die Verwendung der Karte. Einige bieten auch "Cash Back" -Anreize, mit denen Karteninhaber einen bestimmten Prozentsatz ihrer Einkäufe zurückerhalten. Kurz gesagt, es kann sich auszahlen, sorgfältig zu wählen.
• Ein Tool zum Aufbau von Krediten: Die verantwortungsvolle Verwendung einer Kreditkarte für kleine Unternehmen - das heißt, die Rechnung pünktlich zu bezahlen, mehr als das fällige Minimum zu zahlen und das Kreditlimit nicht zu überschreiten (was zu einer Überlimitgebühr führen kann) - kann einfach sein Weg zum Aufbau einer positiven Kreditauskunft für Ihr Unternehmen. Dies wiederum kann dazu beitragen, dass Sie sich künftig mit höherer Wahrscheinlichkeit für einen Kredit oder eine Kreditlinie qualifizieren und möglicherweise einen niedrigeren Zinssatz erhalten. Beachten Sie jedoch, dass die verantwortungslose Verwendung einer Geschäftskreditkarte Ihrem Kredit schaden kann.

Business Kreditkarte Nachteile

Bevor Sie sich beeilen, eine Geschäftskreditkarte zu beantragen, ist es wichtig, die folgenden möglichen Nachteile zu berücksichtigen:

• Teurer: Die Bequemlichkeit und Einfachheit von Kreditkarten für kleine Unternehmen hat einen Preis: Sie verlangen in der Regel einen viel höheren Zinssatz (1-3% über dem Prime) als ein von einer Bank angebotenes Darlehen für kleine Unternehmen oder eine feste Kreditlinie. Diese Zinsen können sich schnell summieren, wenn die Kartenaktivität nicht jeden Monat pünktlich und vollständig zurückgezahlt wird. Darüber hinaus kann es ohne ein System zur regelmäßigen und sorgfältigen Überwachung der Kartennutzung leicht passieren, dass Sie Ihr Unternehmen versehentlich überfordern, indem Sie das Kreditlimit Ihres Unternehmens überschreiten oder verspätete Gebühren oder Strafen verhängen.
• Persönliche rechtliche Haftung: Die meisten Kreditkarten für kleine Unternehmen erfordern eine persönliche Haftungsvereinbarung (Ihre persönliche Sicherheit) zur Rückzahlung von Schulden. Dies bedeutet, dass verspätete oder nicht bezahlte Zahlungen zu einer negativen persönlichen Kreditauskunft und der Unfähigkeit führen können, sich persönlich Geld auszuleihen. Sie müssen möglicherweise auch mehr mit einem höheren Zinssatz bezahlen.
• Sicherheitsprobleme: Es sollten Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter, Lieferanten, Auftragnehmer und andere Personen, die die Büroräume betreten, keine Karten oder Kartendaten stehlen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Mitarbeiter, die zur Verwendung der Karte berechtigt sind, diese nicht für persönliche Ausgaben verwenden und dass sie Vorsichtsmaßnahmen treffen, wenn Sie Online-Transaktionen tätigen, um Hackerangriffe zu vermeiden.
• Weniger Schutz: Kleinunternehmen bieten häufig nicht den gleichen Schutz wie Verbraucherkreditkarten. Beispielsweise bieten viele Karten nicht den gleichen Grad an zugesicherten Dienstleistungen, wenn Rechnungsfehler beanstandet werden oder Warenrückgaben erforderlich sind. Überprüfen Sie vor der Beantragung, welche Schutz- und Serviceleistungen eine Karte bietet.
• Schwankende Zinssätze: Im Gegensatz zu einem Darlehen oder einer festen Kreditlinie kann das Unternehmen, das Ihre Kreditkarte ausgibt, den Zinssatz für Ihre Kreditkarte zurücksetzen, je nachdem, wie Sie Ihr Konto verwenden und verwalten. Daher kann es sich lohnen, sich darüber im Klaren zu sein, wie Tarife funktionieren und sich ändern können.