Verstehen von 'Tagessatz'

"Tagessatz" oder Tagessatz ist ein fester Betrag, der den Mitarbeitern für die tägliche Unterbringung, Verpflegung und Nebenkosten, die bei Geschäftsreisen anfallen, erstattet wird. Die Tarife werden jedes Jahr von der General Services Administration (GSA) für Ziele innerhalb der kontinentalen USA festgelegt. Auslandssteuersätze (z. B. Alaska, Hawaii, Puerto Rico und Guam) werden vom Verteidigungsministerium festgelegt, und Auslandssteuersätze (außerhalb der USA und ihrer Gebiete) werden vom Außenministerium festgelegt.

Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind oder Mitarbeiter auf Reisen sind, ist es wichtig, das Tagesgeld zu verstehen, das eine Alternative zur Erstattung auf der Grundlage detaillierter Spesenabrechnungen darstellt und weniger aufwändige Buchhaltung erfordert. Hier beantworten wir Ihnen Fragen zum Tagessatz, zur Funktionsweise und zu steuerlichen Aspekten.

Was deckt die Pauschale ab?

Die GSA unterteilt die Tagessätze in zwei Kategorien:

• Mahlzeiten und Nebenkosten (M & IE)
• Unterkunft

Mahlzeiten und Nebenkosten

Die Kategorie Mahlzeiten und Nebenkosten (M & IE) umfasst alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen), Zimmerservice, Wäscherei, chemische Reinigung, Pressen von Kleidung sowie Gebühren und Trinkgelder für die Personen, die Dienstleistungen erbringen, z. B. Lebensmittellieferanten und Gepäck Träger. Die Tagessätze für Mahlzeiten variieren je nach Ort und sind in sechs Stufen unterteilt.

Großstädte haben in der Regel das maximale Tagessatzvolumen von 76 USD (für das Geschäftsjahr 2019). In kleineren Städten, in denen umfangreiche Geschäftsreisen durchgeführt werden, fallen Tagegelder zwischen den Stufen 2 und 5 an (56 bis 71 USD). Bereiche, die normalerweise nicht von Geschäftsreisenden besucht werden, müssen mindestens $ 55 kosten.

Einrichtungskosten

Die Unterkategorie umfasst Übernachtungsmöglichkeiten wie Hotels, Motels, Gasthöfe, Resorts und Apartments. Für M & IE und Unterkunft wird für jeden Standort ein separater Tagessatz festgelegt. Für das Geschäftsjahr 2019 liegen die Tagessätze für Atlanta beispielsweise zwischen 152 und 159 US-Dollar für die Unterbringung und 66 US-Dollar für M & IE. Für Chicago liegen die Übernachtungspreise je nach Monat zwischen 131 und 223 US-Dollar, und das M & IE-Tagegeld beträgt 76 US-Dollar.

Warum die Preise je nach Standort unterschiedlich sind

Die Tagessätze basieren auf den Lebenshaltungskosten eines Gebiets. Die Tagessätze in Großstädten wie Chicago, New York und Los Angeles sind höher als in Ballungsräumen, da Waren und Dienstleistungen in größeren Städten im Allgemeinen teurer sind. Die Zimmerpreise können sich je nach Angebot und Nachfrage auch monatlich ändern. Das höchste Übernachtungsgeld in New York City zum Beispiel fällt mit dem Herbst zusammen, der Jahreszeit, die die meisten Touristen und Geschäftsreisende anzieht. Die Tagessätze werden jährlich aktualisiert und treten am 1. Oktober, dem ersten Tag des Geschäftsjahres der Bundesregierung, in Kraft.

Preise für jeden Ort finden

Erkundigen Sie sich bei der Personal- oder Buchhaltungsabteilung Ihres Arbeitgebers nach bestimmten Tarifen oder besuchen Sie die GSA-Website, auf der Sie nach Stadt, Bundesland oder Postleitzahl für das aktuelle Geschäftsjahr (1. Oktober bis 30. September) suchen können. Wenn Sie das nächste Geschäftsjahr oder ein anderes Jahr seit 1997 anzeigen möchten, suchen Sie nach Bundesland und wählen Sie das entsprechende Jahr aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie auf "Tagessätze suchen", um die Ergebnisse anzuzeigen, die nach Hauptreiseziel, Landkreis, maximaler Unterbringung nach Monat sowie Mahlzeiten und Nebenkosten (M & IE) aufgeschlüsselt sind.

Wenn Sie nach einem Gebiet suchen, das nicht von GSA-Tabellen abgedeckt wird (z. B. Hawaii, das nicht Teil der kontinentalen USA ist), werden zwei Links angezeigt, die Sie auf die entsprechende Website verweisen: das Verteidigungsministerium für Nicht-Ausländer Reisen (Alaska, Hawaii, Puerto Rico und Guam) und das Außenministerium für alle ausländischen Ziele.

Der Standard-Tagessatz

Ein Standardtarif von 55 USD pro Tag für M & IE und ein Standardtarif von 94 USD pro Tag für die Unterbringung (Geschäftsjahr 2019) gilt für alle Standorte, für die in den GSA-Tabellen kein festgelegter Tarif angegeben ist. Dies gilt für alle Staaten in den kontinentalen USA.

Verwendung der GSA-Sätze durch den Arbeitgeber

Während die meisten Unternehmen die von der GSA festgelegten Tagessätze verwenden, können sie alternative Erstattungsmethoden anwenden. Beispielsweise können Arbeitgeber die IRS-High-Low-Methode anwenden, bei der für kostenintensive Standorte (z. B. New York, Chicago und District of Columbia) ein Pauschalbetrag und für alle anderen Standorte ein Pauschalbetrag festgelegt wird. Für Reisen am oder nach dem 1. Oktober 2018 beträgt der Preis 287 USD (71 USD, wenn nur M & IE) für Reisen in ein kostenintensives Gebiet und 195 USD (60 USD, wenn M & IE) für Reisen an einen anderen Ort in den kontinentalen USA.

Steuern auf Pauschalvergütungen

Tagessätze gelten nicht als Löhne - und sind daher nicht steuerpflichtig -, solange sie bestimmte Bedingungen erfüllen. Sie müssen Steuern zahlen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist

• Die Zahlung ist mehr als der zulässige Bundessatz
• Sie haben bei Ihrem Arbeitgeber keine Spesenabrechnung eingereicht
• Ihre Spesenabrechnung enthielt nicht Datum, Uhrzeit, Ort, Betrag und Geschäftszweck der Spesen
• Ihr Arbeitgeber gab Ihnen ein Tagessatz und verlangte keine Spesenabrechnung.

Wenn eine der oben genannten Situationen zutrifft, gilt Ihr Tagessatz als Lohn und unterliegt der Quellensteuer und der Lohnsteuer. Der Betrag wird von Ihrem Arbeitgeber auf Ihrem W-2-Formular angegeben. Wenn Ihr Tagessatz nur über dem zulässigen Bundessatz lag, wird nur der übersteigende Betrag als Lohn gewertet.

Um Ihre Reisekosten und die damit verbundenen Ausgaben zu belegen, müssen Sie ein Protokoll führen, das die Tage, an denen Sie geschäftlich gereist sind, sowie den Geschäftszweck der Reise enthält. Hinweis: Wenn Ihre geschäftliche Reise an einem Ort länger als ein Jahr dauert - auch wenn es sich um zwei oder mehr separate Aufgaben handelt -, können Sie möglicherweise keine Steuerbefreiung gemäß den Steuertarifbestimmungen in Anspruch nehmen. Um ungünstige steuerliche Konsequenzen zu vermeiden, konsultieren Sie Ihren Steuerberater, bevor Sie eine längere Geschäftsreise antreten.

Tagessatz als Gehaltsalternative

Da Tagessätze nicht steuerpflichtig sind, stellen sich einige Leute möglicherweise die Frage: "Kann ich ein niedrigeres Gehalt mit Tagessätzen anstelle eines höheren Gehalts ohne Tagessätze akzeptieren?" Die Antwort lautet "Nein". Tagessätze können nicht so erstellt werden, dass das, was bezahlt werden soll, als etwas anderes gekennzeichnet werden kann - in diesem Fall als Tagessatz.

Die Quintessenz

Tagegeldzahlungen sehen eine Erstattung für Mitarbeiter vor, die zu Geschäftszwecken reisen. Die Preise variieren je nach Standort und Jahreszeit und sind in zwei Kategorien unterteilt: a href = "/ artikel / persönliche-finanzierung / 091214 / mit-geschäftskreditkarten-strategisch.asp"> unterbringung und verpflegung sowie nebenkosten (M & IE ). Solange Ihre Zahlungen den maximalen Bundessatz nicht überschreiten, sind sie nicht steuerpflichtig. Wenn die Tagessätze die Bundesgrenze überschreiten, wird jeder Überschuss als ordentliches Einkommen besteuert.

Die Tagessätze können sich jährlich ändern und die Steuergesetze können kompliziert sein. Wenden Sie sich an einen qualifizierten Steuerspezialisten, wenn Sie Fragen oder Bedenken zu den Tagessätzen Ihres Unternehmens haben.