Quittung
Eine Quittung ist eine schriftliche Bestätigung, dass etwas Wertvolles von einer Partei an eine andere weitergegeben wurde. Zusätzlich zu den Quittungen, die Verbraucher normalerweise von Anbietern und Dienstleistern erhalten, werden Quittungen auch im Rahmen von geschäftlichen Transaktionen und Börsentransaktionen ausgestellt. Beispielsweise erhält der Inhaber eines Terminkontrakts in der Regel ein Lieferinstrument, das als Quittung dient und bei Ablauf des Terminkontrakts gegen den Basiswert eingetauscht werden kann.
Schnelle Tatsache
Thermodruck ist die am häufigsten verwendete Form des physischen Quittungsdrucks, da er kostengünstig und benutzerfreundlich ist.
Quittungen erklärt
Quittungen sind neben dem Nachweis des Eigentums auch aus anderen Gründen von Bedeutung. Beispielsweise bestehen viele Einzelhändler darauf, dass ein Kunde eine Quittung vorlegen muss, um Artikel umzutauschen oder zurückzugeben, während andere verlangen, dass eine Quittung, die im Allgemeinen innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgestellt wird, zu Zwecken der Produktgarantie erstellt wird. Einnahmen können auch für Steuern wichtig sein, da der IRS die Dokumentation bestimmter Ausgaben verlangt. Der Internal Revenue Service (IRS) schlägt vor, dass die folgenden Arten von Belegen von kleinen Unternehmen aufbewahrt werden, wenn sie generiert werden:
- Bruttoquittungen wie Kassenbänder, Einzahlungsinformationen (Bargeld- und Guthabenverkäufe), Quittungsbücher, Rechnungen, Formulare 1099-MISC
- Einnahmen aus Einkäufen und Rohstoffen (Diese sollten ausweisen den gezahlten Betrag und bestätigen, dass es sich um notwendige Geschäftskäufe handelte; Dokumente können stornierte Schecks oder andere Dokumente sein, die den Zahlungsempfänger, den Betrag und den Zahlungsnachweis / die elektronische Überweisung angeben.)
- Kassenzettel
- Kreditkartenbelege und Kontoauszüge
- Rechnungen
- Kassenbelege für kleine Barzahlungen
Es wird angenommen, dass die Praxis, Quittungen für Steuerzwecke aufzubewahren, aus dem alten Ägypten stammt. Landwirte und Kaufleute suchten nach Möglichkeiten, Transaktionen zu dokumentieren, um die Ausbeutung von Steuern zu vermeiden. Papyrus wurde anstelle von Papier verwendet. In der Neuzeit verwendeten die Londoner Banken die Druckmaschinen der industriellen Revolution, um Quittungen mit ihren eigenen Marken zu drucken.
Die zentralen Thesen
- Quittungen sind ein Dokument, das den Nachweis einer finanziellen Transaktion darstellt.
- Quittungen werden im Rahmen von Business-to-Business-Transaktionen sowie von Börsentransaktionen ausgestellt.
- Zum Nachweis bestimmter Aufwendungen sind auch Steuerbelege erforderlich.
IRS-Anforderungen für digitale Belege
Digitale Belege werden zur Norm. Seit 1997 akzeptiert die IRS gescannte und digitale Belege als gültige Steuerunterlagen. In Revenue Procedure 97-22 heißt es, dass digitale Belege genau sein, leicht gespeichert, aufbewahrt, abgerufen und reproduziert werden müssen. Der Geschäftsinhaber muss in der Lage sein, eine Kopie an die IRS zu liefern.
Für Steuerprüfungszwecke sind nicht alle Unterlagen gültig. Das IRS akzeptiert verschiedene Dokumente, sofern Betrag, Ort, Datum und Art der Ausgaben angegeben sind.
Digitale Aufzeichnungen unterliegen keinem Verschleiß wie physische Belege, können jedoch verloren gehen, wenn eine Festplatte ausfällt. Es ist daher ratsam, sie in der Cloud oder an einem Ort zu speichern, an dem immer auf sie zugegriffen werden kann.
Papierbelege können mit Desktop-Scannern und Handy-Apps digital gespeichert werden. Diese Art von Technologie kann organisieren, Spesenabrechnungen erstellen und Daten in die Buchhaltungssoftware integrieren.
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