Kauf gegen Bezahlung
Purchase-to-Pay ist ein integriertes System, das den Einkauf von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen vollständig automatisiert. Das System hat sich seinen Namen verdient, weil es alle Aspekte des Erwerbs vom Kauf der Waren bis zur Zahlung des Verkäufers abwickelt. Die Hauptvorteile von Purchase-to-Pay sind Effizienz, Kosteneinsparungen und erhöhte Transparenz in Bezug auf Finanzen und Beschaffung.
Grundlegendes zum Kaufpreis
Das Purchase-to-Pay-System beginnt mit der Anforderung, geht bis zur Beschaffung und endet mit der Zahlung. Requisitioning ist der Vorgang des formellen Anforderns einer Dienstleistung, eines Artikels oder eines Produkts mit einem Bestellanforderungsformular. Die Beschaffung erfolgt bei Erhalt der Waren oder Dienstleistungen. Das System endet mit Zahlungseingang.
Die zentralen Thesen
- Purchase-to-Pay ist ein komplettes Einkaufssystem für Unternehmen vom Warenkauf bis zur Lieferantenzahlung.
- Purchase-to-Pay wird auch als P2P, Procure-to-Pay, eProcurement oder Request-to-Check bezeichnet.
- Der Purchase-to-Pay-Prozess ist automatisiert, spart Kosten und reduziert das Risiko.
- Purchase-to-Pay dient nicht der Beschleunigung der Kreditorenzahlung, da dies nicht im Interesse von Unternehmen liegt, die so lange wie möglich an ihrem Bargeld festhalten möchten.
- Purchase-to-Pay-Systeme sollen die Effizienz und die Finanzkontrolle verbessern.
Purchase-to-Pay zielt darauf ab, den Einkaufsprozess zu optimieren und so der Organisation durch bessere Finanzkontrolle und Effizienz zu helfen. Dieses optimierte, integrierte System spart Kosten und reduziert das Risiko. Ein typisches Purchase-to-Pay-System umfasst fünf Schritte und Voraussetzungen für den Abschluss:
- Kataloge : Kataloge von bevorzugten Lieferanten sind die erste Anforderung in einem Purchase-to-Pay-System.
- Bestellanforderungen : Sobald ein Produkt aus einem Katalog ausgewählt wurde, sendet der Käufer eine Bestellanforderung an den entsprechenden Manager.
- Bestellworkflow : Eine Bestellung wird generiert, sobald die Bestellanforderung vom Manager genehmigt wurde.
- Fakturierung : Dies ist eine wichtige Komponente eines Purchase-to-Pay-Systems, da die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ein äußerst mühsamer und zeitaufwendiger Prozess ist. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Geld und umfasst eine Abstimmungsfunktion, mit der Bestellungen mit Rechnungen abgeglichen werden.
- Zahlung : Sobald eine Rechnung zur Zahlung genehmigt wurde, wird eine Datei im Kreditorensystem des Unternehmens erstellt. Die genehmigte Rechnung führt zu einer Zahlung an den Lieferanten bis zum Ende des Zeitraums, für den der Lieferant die Gutschrift verlängert hat.
Purchase-to-Pay-Systeme sollen den Zahlungsvorgang nicht beschleunigen. Während dies ein lobenswertes Ziel wäre, ist es in der Realität für die meisten Unternehmen keine Priorität, da sich eine schnellere Zahlung auf den Zeitpunkt ihrer eigenen Cashflows auswirken würde. Ziel eines Purchase-to-Pay-Systems ist es vielmehr, die Effizienz und die Finanzkontrolle zu verbessern, da die Finanzabteilungen über zeitnahe Einkaufsdaten verfügen.
Schnelle Tatsache
Purchase-to-Pay-Systeme sind automatisierte Prozesse, die die Arbeitskosten senken und die Genauigkeit erhöhen.
Zu den Best Practices für Purchase-to-Pay-Systeme gehört eine solide Technologie, die einen zentralen Ansprechpartner verwendet, z. B. ein Lieferantenportal, eine geringere Komplexität bei Katalogen und Einkaufskanälen sowie die Unterstützung durch das Top-Management. Es kann Schlüsseldaten darüber liefern, wie viel ausgegeben wird, welche Produkte oder Dienstleistungen empfangen werden und wie lange die Lieferung dauert.
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