So füllen Sie ein I-9-Formular aus (Schritt für Schritt)

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sicherstellen, dass die Person berechtigt ist, in den USA zu arbeiten. Sobald Sie ein Stellenangebot abgegeben haben (jedoch nicht zuvor), muss der neue Mitarbeiter nachweisen, dass er zur Arbeit in den USA berechtigt ist, indem er das I-9-Formular zur Überprüfung der Anstellungsberechtigung ausfüllt.

Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass dieses Formular der US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde von dem Arbeitnehmer und Ihnen ausgefüllt wird. Bewahren Sie das Formular zusammen mit Ihren anderen Arbeitsunterlagen auf - reichen Sie es nicht bei der Regierung ein.

(Weitere Informationen zu den Pflichten des Arbeitgebers bei der Einstellung finden Sie unter "8 Dinge, nach denen Arbeitgeber Sie nicht fragen dürfen".)

Ausfüllen eines I-9-Formulars

Mit dem I-9-Formular sollen Informationen von neuen Mitarbeitern eingeholt werden, aus denen hervorgeht, dass sie zur legalen Arbeit in den USA berechtigt sind. Kein Arbeitnehmer ist von der Pflicht zum Ausfüllen des Formulars befreit.

Das I-9-Formular besteht aus drei Teilen:

1. Teil I: Identitätsfeststellung für den Mitarbeiter

Dieser Teil des Formulars wird vom Mitarbeiter ausgefüllt. Darunter fallen Informationen wie der vollständige Name, die Anschrift, das Geburtsdatum, die Sozialversicherungsnummer (falls zutreffend), die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer (die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer sind optional).

Dieser Teil wird auch verwendet, um - unter Strafe des Meineids - zu bestätigen, dass die Person berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, weil sie:

• Ein Einwohner
• Nichtansässiger Staatsangehöriger der Vereinigten Staaten
• Ein rechtmäßiger ständiger Wohnsitz
• Ein Ausländer, der zur Arbeit in den USA berechtigt ist. Der Mitarbeiter muss gegebenenfalls das Ablaufdatum für diese Genehmigung eingeben.

Ein Mitarbeiter, der ein Ausländer ist und zur Arbeit berechtigt ist, muss die Ausländerregistrierungsnummer (eine „A-Nummer“, die eine eindeutige 7-, 8- oder 9-stellige Nummer ist, die einem Ausländer zugewiesen wurde) oder die Zulassungsnummer des Formblatts I-94 eingeben .

Der Mitarbeiter muss das Formular unterschreiben und datieren. Falsche Aussagen können zu Geldstrafen und / oder Haftstrafen führen.

Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise Unterstützung, um ihren Teil des Formulars ausfüllen zu können. Wenn der Mitarbeiter minderjährig oder behindert ist (oder eine Übersetzung benötigt), muss die Person, die beim Ausfüllen des Formulars hilft (Ersteller und / oder Übersetzer), auch ihren Namen und ihre Adresse eingeben sowie das Formular (ebenfalls unter Strafe) unterzeichnen Meineid).

2. Teil II: Überprüfung der Dokumente des Mitarbeiters für den Arbeitgeber

Dieser Teil des Formulars wird vom Arbeitgeber ausgefüllt. Es beschreibt die Dokumente, die der Arbeitgeber überprüft hat, um die Berechtigung zur Beschäftigung zu überprüfen. Der Arbeitgeber sollte diese Maßnahme innerhalb von drei Tagen nach dem ersten Arbeitstag ergreifen. Der Arbeitgeber kann - muss aber nicht - eine Kopie der vorgelegten Dokumente erstellen.

Es gibt drei Listen von Dokumenten, die verwendet werden können. Die Art der verwendeten Dokumente bestimmt den Teil von Teil II, den der Arbeitgeber ausfüllen muss.

Liste A: Die Dokumente in dieser Liste stellen sowohl die Identität als auch die Arbeitserlaubnis des Mitarbeiters fest. Ein Mitarbeiter muss nur eines der folgenden Formulare vorlegen, um die Dokumentanforderung zu erfüllen:

• US-Pass (oder US-Passcode)
• Permanent Resident Card ("Green Card") oder Alien Registration Receipt Card (technisch gesehen ist die Green Card Form I-551)
• Ausländischer Reisepass mit einem vorläufigen Stempel I-551
• Arbeitserlaubnisdokument, das ein Foto enthält (Formular I-766)
• Für einen Nichteinwanderer mit Arbeitserlaubnis: ein ausländischer Reisepass und Formblatt I-94 (oder 94A) sowie eine Bestätigung des Nichteinwandererstatus des Ausländers, solange dieser noch nicht abgelaufen ist
• Reisepass aus den Föderierten Staaten von Mikronesien, Republik der Marshallinseln

Liste B: Die Dokumente in dieser Liste zeigen die Identität des Mitarbeiters. Wenn ein Mitarbeiter kein Dokument aus Liste A hat, muss er ein Dokument aus Liste B plus vorlegen ein Dokument aus Liste C (unten).

• Von einem Staat ausgestellter Führerschein oder Personalausweis (sofern dieser einen Lichtbildausweis und andere personenbezogene Daten enthält)
• Schulausweis mit Foto
• Registrierungskarte des Wählers
• US-Militärkarte oder Entwurfsaufzeichnung
• Personalausweis des Militärs
• US Coast Guard Merchant Marine-Karte
• Stammesdokument der amerikanischen Ureinwohner
• Führerschein ausgestellt von einer kanadischen Regierungsbehörde

Minderjährige (unter 18 Jahren), die eines der Dokumente in Liste B nicht vorlegen können, können als alternative Dokumente zum Nachweis der Identität des Arbeitnehmers Schulzeugnisse oder Zeugnisse vorlegen. Kunden-, Arzt- oder Krankenhausakte; oder eine Kindertagesstätte oder einen Kindergarten Rekord.

Liste C: In diesem Dokument wird die Berechtigung des Mitarbeiters zum Arbeiten in den USA festgelegt. Wenn der Mitarbeiter ein Dokument aus Liste A nicht vorlegen kann, muss er eines aus Liste B und eines aus Liste C vorlegen.

• Sozialversicherungs-Kontonummerkarte (sofern auf der Karte nicht angegeben ist: Nicht für die Beschäftigung, nur für Arbeiten mit INS-Berechtigung oder nur für Arbeiten mit DHS-Berechtigung gültig)
• Bescheinigung über die Geburt im Ausland ausgestellt vom Außenministerium (Formular FS-545)
• Bescheinigung über den vom Außenministerium ausgestellten Geburtsbericht (Formblatt DS-1350)
• Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, die von einem Staat, einem Landkreis, einer Gemeinde oder einem Gebiet der USA ausgestellt wurde und ein offizielles Siegel besitzt
• Stammesdokument der amerikanischen Ureinwohner
• US-Bürgerausweis (Formular I-197)
• Ausweis für die Verwendung eines in den USA ansässigen Bürgers (Formular I-179)
• Arbeitserlaubnisdokument ausgestellt vom Department of Homeland Security

Wie im Falle des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber unter Strafe des Meineids bescheinigen, dass er die erforderlichen Dokumente überprüft hat, sich als echt erachtet und nach bestem Wissen davon überzeugt ist, dass der Arbeitnehmer zur Arbeit in den USA berechtigt ist Zertifizierungsabteilung muss der Arbeitgeber den ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers sowie andere Arbeitgeberinformationen (den Namen des Unternehmens, den Titel der Person, die das Formular unterzeichnet, und die Adresse des Unternehmens) notieren.

3. Teil III: Für den Arbeitgeber bei der Einstellung

Dieser Teil des Formulars wird ebenfalls nur vom Arbeitgeber ausgefüllt, jedoch nur im Falle einer erneuten Überprüfung bei der Einstellung eines Mitarbeiters verwendet. Wird ein Mitarbeiter innerhalb von drei Jahren nach dem Datum der ursprünglichen I-9 eingestellt, kann der Arbeitgeber diesen Abschnitt oder eine neue I-9 ausfüllen.

Wenn dieser Teil ausgefüllt werden muss, listet der Arbeitgeber lediglich den Namen des Arbeitnehmers (oder einen neuen Namen, wenn der Mitarbeiter einen Namenswechsel vorgenommen hat) und das Datum der Wiedereinstellung auf. Wenn die vorherige Arbeitserlaubnis abgelaufen ist, aber jetzt verlängert wurde, geben Sie Informationen zu dem Dokument ein, aus dem diese Genehmigung hervorgeht (Dokumenttitel, Nummer und Ablaufdatum der neuen Arbeitserlaubnis).

Wie bei den anderen Teilen muss der Mitarbeiter unter ehelicher Strafe unterzeichnen, dass er der Meinung ist, dass das vorgelegte Dokument echt ist und dass der Mitarbeiter berechtigt ist, in den USA zu arbeiten.

Die Quintessenz

Arbeitgeber müssen I-9s für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Datum der Einstellung oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren. Von Zeit zu Zeit kann die Bundesregierung Ihre Arbeitsunterlagen einsehen. Wenn Sie keine I-9 vorlegen, können Sie zivil- und / oder strafrechtlich verfolgt werden. Weitere Informationen zur I-9 finden Sie im „Handbuch für Arbeitgeber: Anweisungen zum Ausfüllen von Formular I-9“. Bei weiteren Fragen zur I-9 können Sie sich auch an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden.

(Geschäftsinhaber könnten auch interessiert sein an "1099 Formulare ausfüllen" und "Formular 4562 Schritt für Schritt ausfüllen".)