Füllen Sie das W-9-Formular aus

Wenn Sie als Freiberufler oder unabhängiger Auftragnehmer tätig sind, sollten die meisten Ihrer Kunden Sie bitten, das IRS-Formular W-9 (Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Zertifizierung) auszufüllen. Dieses Formular hilft Unternehmen, wichtige Informationen von ihren Lieferanten zu erhalten, um Informationsrücksendungen für das IRS vorzubereiten. Unternehmen müssen Informationen mit Formular 1099-MISC zurückschicken, wenn sie einem Freiberufler oder unabhängigen Auftragnehmer im Laufe des Jahres insgesamt 600 USD oder mehr zahlen (siehe Der Zweck von 1099 Formularen ).

Ihre Kunden verwenden die Informationen auf Ihrem W-9, um Ihren Namen, Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) auf das 1099-MISC zu setzen, das sie über Sie einreichen. Sie werden Ende Januar nach Ablauf des Steuerjahres eine Kopie von 1099-MISC an das IRS und eine weitere Kopie an Sie senden.

Andere Umstände, unter denen Sie möglicherweise aufgefordert werden, ein W-9 auszufüllen, sind:

• bestimmte Immobilientransaktionen
• Hypothekenzinsen gezahlt
• Erwerb oder Aufgabe von gesichertem Eigentum
• Schuldenerlass
• Beiträge zu einer individuellen Altersvorsorge (IRA)

(Weitere Informationen zu seinen Verwendungszwecken - und wenn Sie sich fragen sollten, ob Sie einen unterschreiben müssen - finden Sie unter Der Zweck des W-9-Formulars .)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Formular W-9 ist eines der am einfachsten auszufüllenden IRS-Formulare. Machen Sie sich jedoch keine Sorgen, wenn Steuerformulare Sie nervös machen. Wir werden Sie durch den richtigen Weg führen, um es zu vervollständigen.

Schritt 1: Geben Sie Ihren Namen ein, wie in Ihrer Steuererklärung angegeben. Einfach richtig?

Schritt 2: Geben Sie Ihren Firmennamen oder den Namen einer "nicht berücksichtigten Entität" ein, falls dieser nicht mit dem Namen übereinstimmt, den Sie in Schritt 1 eingegeben haben. Beispielsweise könnten Sie Einzelunternehmen sein, aber für Marketingzwecke verwenden Sie Ihren persönlichen Namen nicht als Ihren Geschäftsname; Stattdessen machen Sie Geschäfte unter einem anderen Namen. Diesen Namen würden Sie hier eingeben. Was den nicht berücksichtigten Entitätsteil betrifft, wenn Sie nicht wissen, was es ist, sind Sie wahrscheinlich keiner. Die am häufigsten nicht berücksichtigte Rechtsform ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einem einzigen Gesellschafter. Einzelunternehmen und S-Gesellschaften werden niemals als nicht berücksichtigte Unternehmen eingestuft.

Schritt 3: Welche Art von Unternehmen sind Sie für die Steuerklassifizierung des Bundes: Einzelfirma, Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft, Kapitalgesellschaft, Treuhand / Nachlass, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder "andere"? Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, da Sie viel Papierkram hätten einreichen müssen, um eine der anderen Einheiten zu werden.

Schritt 4: Ausnahmen. Wahrscheinlich lassen Sie diese Felder leer. Hier einige Ausnahmen:

1. Zahlungsempfänger, die von der Sicherungsverweigerung befreit sind, wie z. B. Unternehmen (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Code des freigestellten Zahlungsempfängers“ eingeben. In den Anweisungen des Formulars W-9 sind die befreiten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Zahlungsarten aufgeführt, für die diese Codes verwendet werden sollten. Unternehmen, die beispielsweise einen W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, geben den Code „5“ ein.

2. Zahlungsempfänger, die nach dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von der Meldung befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Ausnahme vom FATCA-Meldecode“ eingeben. Keines dieser Felder gilt für den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler.

Schritt 5: Geben Sie Ihre Straße, Ihren Ort, Ihr Bundesland und Ihre Postleitzahl an. Was ist, wenn sich Ihre Privatadresse von Ihrer Geschäftsadresse unterscheidet? Welche Adresse sollten Sie auf dem Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung verwenden werden. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelunternehmer sind, der Büroflächen mietet, aber Ihre Steuererklärung unter Verwendung Ihrer Privatadresse einreicht, geben Sie Ihre Privatadresse in Formular W-9 ein, damit das IRS keine Probleme hat, Ihre 1099 mit Ihrem 1040-Formular abzugleichen .

Schritt 6: In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Sie können dieses Feld ausfüllen, um zu protokollieren, wem Sie Ihre Steuernummer mitgeteilt haben.

Schritt 7: Das IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, in dem Sie sich fragen müssen, welche Schritte Sie gerade ausgeführt haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer (SSN) ist, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, oder Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Einige Einzelunternehmen haben jetzt auch EINs, aber die IRS zieht es vor, dass Einzelunternehmen ihre SSNs auf dem Formular W-9 verwenden. Dies erleichtert es Ihnen wiederum, alle erhaltenen 1099 mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer SSN einreichen.

Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und kein EIN hat? Sie können das Formular W-9 weiterhin ausfüllen. Die IRS sagt, Sie sollten Ihre Nummer beantragen und "beantragt" in das Feld für die TIN schreiben. Sie möchten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis dahin einer Sicherungsverweigerung unterliegen. Sie können ein EIN auf der IRS-Website beantragen. Weitere Informationen zum Zurückhalten von Sicherungen finden Sie in den nachstehenden Anweisungen zu Schritt 8, Teil II.

Schritt 8: In Teil II müssen Sie die Richtigkeit aller Ihrer Informationen bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterzeichnen können. Absichtlich auf einem Steuerformular zu liegen, könnte bedeuten, dass Sie eine Geldstrafe zahlen oder ins Gefängnis gehen müssen. Die IRS spielt nicht herum. Vor der Unterzeichnung des Formulars W-9 sind hier die Aussagen, die Sie bestätigen müssen, unter Strafe des Meineids wahr:

1. Die auf diesem Formular angegebene Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte darauf, dass mir eine Nummer ausgestellt wird).

Wenn Sie darüber nachdenken, eine „geliehene“, gestohlene oder erfundene Steuernummer zu verwenden, überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie unter Eid stehen.

2. Ich bin nicht vom Sicherungsabzug betroffen, weil: (a) ich vom Sicherungsabzug befreit bin, oder (b) mir vom Internal Revenue Service (IRS) nicht mitgeteilt wurde, dass ich aufgrund von a vom Sicherungsabzug betroffen bin Nichtmeldung aller Zinsen oder Dividenden, oder (c) der IRS hat mich darüber informiert, dass ich nicht mehr der Sicherungsverweigerung unterworfen bin.

Die meisten Steuerzahler sind von der Sicherungsentschädigung befreit. Wenn Sie keine Ahnung haben, wovon die IRS hier spricht, sind Sie wahrscheinlich befreit. Wenn Sie nicht befreit sind, werden Sie vom IRS benachrichtigt, und das Unternehmen, das Sie bezahlt, muss dies wissen, da es verpflichtet ist, von Ihrem Gehalt eine Einkommensteuer in Höhe von 28% einzubehalten und diese an das IRS zu senden. Übrigens, jetzt kennen Sie einen weiteren guten Grund, Ihre Steuererklärung nicht zu betrügen: Sie müssen möglicherweise einem zukünftigen Kunden davon erzählen, und das könnte das Unternehmen dazu bringen, zweimal über Sie nachzudenken. Punkt (c) besagt im Grunde, dass niemand mehr Bescheid wissen muss, wenn Sie einmal einer Sicherungsverweigerung unterworfen waren, dies aber nicht mehr sind.

3. Ich bin ein US-Bürger oder eine andere US-Person.

Wenn Sie ein gebietsansässiger Ausländer sind, sind Sie im klaren. Nach Ansicht des IRS handelt es sich auch um eine "US-Person": eine Personengesellschaft, ein Unternehmen, eine Gesellschaft oder eine Vereinigung, die in den USA oder nach den Gesetzen der USA gegründet oder organisiert wurde; ein häusliches Anwesen; und ein inländisches Vertrauen. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Personengesellschaft mit einem ausländischen Partner handelt, gelten besondere Regeln. Lesen Sie dazu die Anweisungen für W-9. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie möglicherweise stattdessen das Formular W-8 oder das Formular 8233 ausfüllen.

4. Die auf diesem Formular eingegebenen FATCA-Codes (sofern vorhanden), die angeben, dass ich von der FATCA-Berichterstattung befreit bin, sind korrekt.

Sie müssen sich wahrscheinlich keine Gedanken darüber machen, was mit dem Foreign Account Tax Compliance Act zu tun hat.

Noch ein paar Punkte, bevor Sie unterschreiben

Das Formular W-9 fordert Sie auf, Punkt 2 oben zu streichen, wenn Sie von der IRS benachrichtigt wurden, dass Sie derzeit einer Sicherungsverweigerung unterliegen, weil Sie nicht alle Zinsen und Dividenden in Ihrer Steuererklärung angegeben haben.

Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie das Formular W-9 im Zusammenhang mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 gilt in diesem Fall nicht. Es spielt also keine Rolle, ob Sie einer Sicherungsverweigerung unterliegen.

Wenn Sie das Kleingedruckte in der W-9-Anleitung sorgfältig lesen, scheint dies darauf hinzudeuten, dass die meisten Personen dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es in der Regel nur unterzeichnen, wenn das IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von den technischen Details wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es wahrscheinlich als unvollständig oder ungültig betrachten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben, und viel Glück beim Versuch, sie anderweitig zu überzeugen.

Rücksendung des Formulars

Senden Sie das ausgefüllte Formular W-9 an das Unternehmen zurück, von dem Sie aufgefordert wurden, es auszufüllen. Im Idealfall werden Sie es persönlich abgeben, um das Risiko eines Identitätsdiebstahls zu begrenzen. Diese Methode ist jedoch häufig nicht praktikabel. Mail gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail senden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und vor dem Senden der Nachricht überprüfen, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers haben. Kostenlose Dienste stehen online zur Verfügung, um Ihnen dabei zu helfen. Überprüfen Sie jedoch deren Ruf, bevor Sie Ihre Dokumente anvertrauen.

Die Quintessenz

Wenn Sie in Ihrem Formular W-9 genaue Informationen angeben, können Sie sicherstellen, dass Zahlungen, die Sie erhalten, oder andere Transaktionen, für die dieses Formular erforderlich ist, ordnungsgemäß an das IRS gemeldet werden. Wenn Sie sich bei einigen Punkten nicht sicher sind, z. B. bei der richtigen Klassifizierung Ihres Unternehmens, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder einen anderen Finanzberater.