Sind Sie ERISA-konform? Befolgen Sie diese Checkliste

Viele Unternehmen bieten eine Art qualifizierten Pensionsplan an und fallen dabei unter die Governance-Richtlinien des Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA). ERISA legt Richtlinien und Mindeststandards zum Schutz der Beschäftigten von Unternehmen des privaten Sektors fest, die an Alters- und Sozialversicherungsplänen teilnehmen. Unternehmen, die einen qualifizierten Pensionsplan verwalten, der nicht der ERISA-Richtlinie entspricht, können mit hohen Strafen belegt werden.

Wenn Ihr Pensionsplan für Mitarbeiter ein zukünftiges Ruhestandseinkommen vorsieht oder es Mitarbeitern ermöglicht, das Einkommen für den Ruhestand aufzuschieben, handelt es sich um einen ERISA-Plan. Als Arbeitgeber, der diese Leistungen des ERISA-Plans erbringt, werden Sie von ERISA auch als benannter Treuhänder betrachtet, der die Verantwortung für die Verwaltung dieser Pläne übernimmt, und auch für den Fall, dass Ihre Pläne nicht den von ERISA festgelegten Richtlinien und Standards entsprechen.

Erste Schritte mit ERISA konform

Die Einhaltung der ERISA-Konformitätsanforderungen muss nicht zu aufwändig sein. Trotz vieler Anforderungen kann ein guter Drittanbieteradministrator (Third Party Administrator, TPA) einen Großteil der Last tragen. Viele der Anforderungen sind kalendergesteuert und erfordern das Einreichen von Formularen zu bestimmten Fristen. Diese Stichtage bilden eine Checkliste, die von einem TPA oder einem Personalmitarbeiter verwaltet werden kann. Andere Anforderungen sind je nach den Umständen ad hoc zu erfüllen.

ERISA-Kalender-Checkliste

Die Verwaltung von 401 (k) -Plänen umfasst die Durchführung bestimmter ERISA-Compliance-Aufgaben nach einem jährlichen Zeitplan. Dies sind die häufigsten Aufgaben, die Teil der Checklisten der meisten Unternehmen sein sollten.

Erstes Quartal des Planjahres: Stellen Sie den Planungsteilnehmern Leistungsnachweise für das vierte Quartal spätestens 45 Tage nach Quartalsende zur Verfügung. Arbeitgeberbeiträge des Vorjahres für einen Steuerabzug leisten, der im Vorjahr angerechnet wird.

Zweites Quartal: Stellen Sie den Planungsteilnehmern Leistungsnachweise für das erste Quartal zur Verfügung. Verteilen Sie überschüssige Stundungen, die im Jahr 2015 vorgenommen wurden, über dem Grenzwert von IRC Section 402 (g). Für Plan-Teilnehmer, die im Vorjahr 70 ½ Jahre alt geworden sind, verteilen Sie die erforderlichen Mindestverteilungen (RMDs) für das erste Jahr.

Drittes Quartal: Geben Sie die Leistungsnachweise für das zweite Quartal bekannt. Datei Form 5500 für das Vorjahr oder Datei Form 5558 für eine Verlängerung um 2, 5 Monate. Wenn das Plandokument im vergangenen Jahr geändert wurde, verteilen Sie eine neue zusammenfassende Planbeschreibung an die Planungsteilnehmer. Verteilen Sie einen zusammenfassenden Jahresbericht für das Vorjahr, um die Teilnehmer zu planen.

Viertes Quartal: Stellen Sie Leistungsnachweise für das dritte Quartal bereit. Senden Sie den Teilnehmern entsprechende Mitteilungen, einschließlich Ratenzahlungen oder Änderungen an einem Safe Harbor 401 (k) -Plan, einer qualifizierten Standard-Investitionsalternative (QDIA) oder einer automatischen Registrierung. Korrigieren Sie alle ADP / ACP-Testfehler und zahlen Sie 10% Verbrauchsteuer.

Laufende ERISA-Anforderungen

Einige ERISA-Anforderungen laufen im Rahmen der Planverwaltung oder werden durch Ereignisse ausgelöst.

Einhaltung des Planungsdokuments: Stellen Sie sicher, dass die Planverwaltung die Bedingungen des Planungsdokuments kontinuierlich einhält. Das IRS betrachtet jede Nichtbeachtung der Bestimmungen des Planungsdokuments als Betriebsstörung, die, wenn sie nicht behoben wird, zur Disqualifikation des Plans führen kann.

Jährliche Offenlegung der Teilnehmergebühren: Alle planberechtigten Mitarbeiter, gekündigten Mitarbeiter und Begünstigten mit einem Kontostand müssen alle 12 Monate eine Offenlegung der Teilnehmergebühren erhalten.

Bekanntmachung über die Änderung des Plans: Alle Änderungen des Plans müssen den Teilnehmern 30 bis 90 Tage vor dem Datum des Inkrafttretens der Änderung mitgeteilt werden.

Einschreibemöglichkeit: Alle Mitarbeiter, die das Planalter und die Serviceanforderungen erfüllt haben, müssen die Möglichkeit haben, sich einzuschreiben. Sie sollten alle erforderlichen Formulare und Anweisungen zusammen mit einer zusammenfassenden Planbeschreibung und etwaigen Mitteilungen der Teilnehmer erhalten.

Einhaltung der Kreditbestimmungen: Stellen Sie sicher, dass ausstehende Kredite gemäß den Vertragsbedingungen des Plans und dem Schuldschein des Kreditnehmers zurückgezahlt werden.

Rechtzeitige Einzahlungen: Stellen Sie sicher, dass die Stundungen und Darlehenszahlungen der Mitarbeiter pünktlich erfolgen, in der Regel zur gleichen Zeit wie die Steuereinzahlungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Quartals-Housekeeping durchführen: Kleinguthaben für gekündigte Mitarbeiter auszahlen. Verarbeiten Sie die Kreditausfälle und verwenden Sie alle nicht zugewiesenen Verfallsdaten.

Obwohl die meisten dieser Anforderungen von einem TPA verwaltet werden können, hat der Arbeitgeber-Plan-Sponsor die treuhänderische Pflicht, sicherzustellen, dass sie erfüllt werden und ordnungsgemäß durchgeführt werden.