Imprest
Eine Zahlstelle ist ein Geldkonto, auf das sich ein Unternehmen stützt, um kleine Routinekosten zu bezahlen. Die in den Abzügen enthaltenen Mittel werden regelmäßig aufgefüllt, um einen festen Saldo zu erhalten. Der Begriff „Zahlstelle“ kann sich auch auf einen Geldvorschuss beziehen, der einer Person für einen bestimmten Zweck gewährt wird.
Die zentralen Thesen
- Imprest bezieht sich auf eine Art von Geldkonto, das von einem Unternehmen geführt wird, um kleine Neben- oder Routinekosten zu bezahlen.
- Ein fester Kontostand wird auf dem Zahlstellenkonto eingerichtet und bei Bedarf erstattet, wenn Geld für Posten wie Gehaltsabrechnung, Reisen oder Kleingeld abgehoben wird.
- Aufgrund seiner kleinen und festen Struktur, die leicht zu überwachen ist, entmutigt der Zahler nicht autorisierte oder verschwenderische Ausgaben.
Wie funktioniert Imprest?
Die bekannteste Art von Zahlstellen ist ein Kleingeldkonto, das zur Deckung kleinerer Transaktionen verwendet wird, wenn es unpraktisch oder unpraktisch ist, Schecks zu kassieren. Diese Konten verfügen über einen festgelegten Betrag an Bargeld vor Ort, mit dem Mitarbeiter erstattet und kleine Ausgaben bezahlt werden können. Portokassen werden in der Regel von Depotbanken verwaltet, die das Konto überwachen und Bargeld an Mitarbeiter ausgeben, die ihrerseits geschäftsbezogene Belege ausstellen.
Verbesserungen können auch zur Deckung von Gehaltsabrechnungen, Dividenden, Mitarbeiterreisen und Prämien verwendet werden. Nach Zahlung dieser ausgehenden Kosten wird der Fonds in der Regel durch Kapital vom primären Bankkonto des Unternehmens erstattet.
Verbesserungen verhindern die Verwendung nicht genehmigter Ausgaben, da die Mittel für bestimmte Zwecke bestimmt sind. Infolgedessen zahlen Imprests in der Regel den gleichen Geldbetrag aus, wodurch das Konto im Idealfall auf einen Kontostand nahe Null gebracht wird, bevor es automatisch mit dem gleichen festgelegten Geldbetrag aufgefüllt wird. Dieses System erleichtert die Überwachung von Ausgaben, die Kennzeichnung von Unstimmigkeiten und die letztendliche Aufdeckung von Betrug.
Das Imprest-System
Das Zahlsystem umfasst folgende Schritte:
- Es wird ein Portokassenfonds mit einem festgelegten Barbetrag eingerichtet. Dies wird im Unternehmensbuch erfasst.
- Alle Ausgaben, die über die Kasse bezahlt werden, müssen mit Quittungen dokumentiert werden.
- Der Fonds wird regelmäßig mit Auszahlungsbelegen aufgefüllt, um einen festen Kontostand aufrechtzuerhalten.
- Der Fonds wird engmaschig auf etwaige Abweichungen zwischen den erwarteten Zahlungsmitteln (basierend auf den Unterlagen) und den tatsächlichen Zahlungsmitteln überwacht. Bestehen Abweichungen, werden diese untersucht.
Die Zukunft der Imprests
Da Unternehmen zunehmend auf elektronische Transaktionen setzen, gerät das Zahlstellensystem immer mehr in Ungnade. Die Verwendung einer Firmenkreditkarte ist häufig einfacher als die Verwendung eines Zahlschreibens, da erstere die elektronische Dokumentation von Transaktionen ermöglicht und keine Auffüllung der ausgehenden Beträge erforderlich macht.
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