Digitales Transaktionsmanagement (DTM)
Das digitale Transaktionsmanagement (DTM) verwendet Computersysteme anstelle von Papier, um Geschäftsvereinbarungen schnell, genau und sicher zu verwalten. DTM ist ein zu 100% digitaler Cloud-basierter Dienst, der das Unterzeichnen von Verträgen beschleunigt und die Anzahl der Fehler reduziert, die auf diesem Weg gemacht werden können, da Dokumente sofort online signiert und übertragen werden können, anstatt gedruckt und physisch signiert werden zu müssen. gescannt und per E-Mail verschickt oder per Post zurückgesandt.
Digital Transaction Management (DTM) auflösen
Mit der DTM-Technologie werden digitale Signaturen erstellt, die hochgradig sicher und authentifiziert sind. Dadurch sind sie rechtlich durchsetzbarer als herkömmliche Signaturen. Da DTM Cloud-basiert ist, können Unternehmen außerdem jederzeit und überall und auf jedem Gerät auf wichtige Dokumente zugreifen und Geschäfte tätigen.
Vorteile von Digital Transaction Management
Die DTM kommt Organisationen zugute, indem sie die Transaktionszeit verkürzt und das Kundenerlebnis verbessert. Der Industriestandard für DTM heißt xDTM und stellt Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit, Universalität, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit, Durchsetzbarkeit, Offenheit und Compliance. Chief Information Officers (CIOs) und Führungskräfte von Unternehmen wie DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel und UPS helfen bei der Verwaltung dieses Standards. Die DTM verlangt von Branchenexperten, Best Practices für Praktiker in verschiedenen Bereichen zu erstellen und umzusetzen, von Ärzten über Anwälte bis hin zu Regierungsangestellten. Wenn DTM beispielsweise im Gesundheitswesen verwendet wird, ist der Datenschutzstandard möglicherweise von größter Bedeutung, während der Sicherheitsstandard im Finanzbereich möglicherweise die höchste Abrechnungssumme aufweist.
Jeder Aspekt eines Unternehmens kann von den Vorteilen der DTM profitieren.
- Im Verkauf kann es für Vergütungsvereinbarungen, Überweisungsvereinbarungen, Neukunden-Anmeldungen und Geschäftsbedingungen verwendet werden.
- Personalabteilungen können es für neue Einstellungspapiere, Geheimhaltungsvereinbarungen und Gehaltsabrechnungsformulare verwenden.
- Finanzabteilungen können es für die Rechnungsverarbeitung, die Übertragung von Vermögenswerten und für Alterskonten verwenden.
- In der IT kann es für die Zugriffsverwaltung und die Wartungsautorisierung verwendet werden.
- Juristische Teams können DTM für das Vertragsmanagement und die interne Compliance verwenden.
- Das Beschaffungspersonal kann es für Bestellungen und Arbeitsnachweise verwenden.
Digital Transaction Management in der Praxis
Unternehmen können DTM einfacher anwenden, wenn sie ihre vorhandenen Papierprozesse von Anfang bis Ende auf vollständig digitale Prozesse umstellen. Papierbasierte Prozesse sind zwar für viele Benutzer vertrauter und komfortabler, aber nicht so sicher oder zuverlässig wie manche Benutzer denken. Papierdokumente können verloren gehen, sind nicht sehr sicher und können schwer zu kontrollieren sein. Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, DTM in einer einzelnen Abteilung oder unternehmensweit zu implementieren.
DocuSign, Adobe und VASCO Data Security (ehemals Silanis) sind drei Hauptakteure auf dem DTM-Markt. Alle sind auf digitale Signaturen spezialisiert. Zu den anderen großen DTM-Unternehmen gehört Box, das Unternehmen Cloud-Speicher, Team-Collaboration und Workflow-Automatisierung bietet. Fluix, das Dateien speichert, die Zusammenarbeit mit Dokumenten erleichtert und Papierdokumente in digitale Dateien konvertiert, bietet zusätzlich elektronische Signaturen. und MiForms, mit dessen Hilfe Mitarbeiter Daten, GPS, Fotos, Barcodes und Signaturen vor Ort sammeln können. Es gibt eine Reihe anderer DTM-Unternehmen, daher sollten potenzielle Benutzer einen Vergleich von Kosten und Funktionen durchführen, die sich häufig ändern. Einige Unternehmen richten sich an kleine Unternehmen, während sich andere auf Lösungen auf Unternehmensebene konzentrieren. Eine praktische Methode zur Überprüfung von Anbietern besteht darin, zu sehen, wen sie als Kunden angeben.
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