Frachtbrief
Ein Frachtbrief (BL oder BoL) ist ein von einem Spediteur an einen Versender ausgestelltes Rechtsdokument, in dem Art, Menge und Bestimmungsort der beförderten Waren angegeben sind. Ein Frachtbrief dient auch als Versandquittung, wenn der Spediteur die Ware an einem vorher festgelegten Bestimmungsort ausliefert. Dieses Dokument muss die versendeten Produkte unabhängig von der Transportart begleiten und von einem autorisierten Vertreter des Spediteurs, Versenders und Empfängers unterschrieben sein.
Beispielsweise beabsichtigt ein Logistikunternehmen, Benzin mit einem schweren LKW von einem Werk in Texas zu einer Tankstelle in Arizona zu transportieren. Ein Werksvertreter und der Fahrer unterschreiben den Frachtbrief, nachdem das Benzin auf den LKW geladen wurde. Sobald der Spediteur den Kraftstoff an die Tankstelle in Arizona geliefert hat, fordert der LKW-Fahrer den Stationsangestellten auf, das Dokument ebenfalls zu unterzeichnen.
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Die zentralen Thesen
- Ein Frachtbrief ist ein rechtsgültiges Dokument, das von einem Spediteur an einen Versender ausgestellt wird und in dem Art, Menge und Bestimmungsort der beförderten Waren angegeben sind.
- Ein Frachtbrief ist ein Eigentumsdokument, eine Quittung für versandte Waren und ein Vertrag zwischen einem Spediteur und einem Versender.
- Dieses Dokument muss der versendeten Ware beiliegen und von einem bevollmächtigten Vertreter des Spediteurs, Absenders und Empfängers unterschrieben sein.
- Bei ordnungsgemäßer Verwaltung und Überprüfung kann ein Frachtbrief dazu beitragen, den Diebstahl von Vermögenswerten zu verhindern.
Frachtbrief erklärt
Der Frachtbrief ist ein rechtsverbindliches Dokument, das dem Spediteur und dem Versender alle notwendigen Angaben zur korrekten Abwicklung einer Sendung liefert. Es hat drei Hauptfunktionen. Erstens handelt es sich um ein Eigentumsdokument für die in dem Frachtbrief beschriebenen Waren. Zweitens ist es eine Quittung für die versendeten Produkte. Schließlich stellt der Frachtbrief die vereinbarten Bedingungen für den Transport der Ware dar.
Aufgabentrennung
Jedes Unternehmen benötigt interne Kontrollen, um Diebstahl zu verhindern. Eine Schlüsselkomponente der internen Kontrolle ist die Aufgabentrennung, die verhindert, dass ein Mitarbeiter zu viel Kontrolle in einem Unternehmen hat.
Keine zwei internen Kontrollsysteme sind gleich. Die meisten folgen jedoch einem Standardsatz von Kernphilosophien und sind zur Standard-Managementpraxis geworden. Die Implementierung interner Kontrollen kann dazu beitragen, die Abläufe zu rationalisieren und Betrug zu verhindern.
Beispiel aus der realen Welt
Ein Frachtbrief ist eines von mehreren Schlüsseldokumenten, die ordnungsgemäß verwaltet und überprüft werden müssen, um den Diebstahl von Vermögenswerten zu verhindern. Angenommen, XYZ Fine Dining empfängt beispielsweise fünfmal pro Woche frisches Fleisch und Fisch. Der Restaurantmanager bestimmt die Art und Menge von Fleisch und Fisch, die das Restaurant bestellen muss. Anschließend füllt er eine Bestellung aus, und der Eigentümer von XYZ überprüft und paraphiert jede Bestellung, bevor sie per E-Mail an den Lebensmittelverkäufer gesendet wird. Der Verkäufer sammelt das Fleisch und den Fisch, und sowohl er als auch ein Vertreter des Übernachtungsunternehmens unterschreiben einen Frachtbrief.
Als nächstes liefert der Spediteur das Essen zum Restaurant, und der Manager vergleicht die Informationen auf dem Frachtbrief mit denen, die er auf der Bestellung angefordert hat. Wenn die Informationen übereinstimmen, werden die Bestellung und der Frachtbrief an den Eigentümer gesendet, der die Dokumente überprüft und einen an den Lebensmittelhändler zu zahlenden Scheck ausstellt.
In diesem Beispiel stellt der Eigentümer dem Lieferanten keinen Scheck aus, ohne die Bestellung und den Frachtbrief zu überprüfen. Dieser Schritt stellt sicher, dass XYZ nur für das bezahlt, was es bestellt und erhalten hat. Stimmen die beiden Dokumente beim Vergleich durch den Restaurantmanager nicht überein, fragt der Manager den Verkäufer nach der Ausnahme. Ein dritter Mitarbeiter stimmt den Kontoauszug ab und tätigt Firmeneinzahlungen. Alle diese Schritte müssen vorhanden sein, um Diebstahl zu verhindern.
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