Der Zweck des W-9-Formulars

Unternehmen verwenden das IRS-Formular W-9 (Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Zertifizierung), um Informationen von Anbietern zu erhalten, die sie als unabhängige Auftragnehmer (auch als Freiberufler bezeichnet) einstellen. Wenn ein Unternehmen einem Auftragnehmer in einem Steuerjahr 600 USD oder mehr zahlt, muss es diese Zahlungen an den Internal Revenue Service (IRS) über eine Informationsrücksendung mit der Bezeichnung Form 1099-MISC melden. Unternehmen verwenden den Namen, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer oder die Steueridentifikationsnummer, die Auftragnehmer auf dem Formular W-9 zur Verfügung stellen, um die Rücksendung dieser Informationen abzuschließen. Weder der Absender noch der Empfänger sollten eine Kopie an das IRS senden.

Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer einstellen, erheben für ihre unabhängigen Auftragnehmer keine Einkommenssteuer und zahlen keine Medicare- oder Sozialversicherungssteuer wie für ihre Mitarbeiter. Stattdessen sind die Auftragnehmer für diese Verpflichtungen verantwortlich. Das IRS möchte jedoch weiterhin wissen, wie viel diese Auftragnehmer erhalten haben, um sicherzustellen, dass sie die Steuern zahlen, die sie schulden, und verwendet das Formular 1099-MISC, um diese Informationen zu sammeln. Unternehmen senden das Formular W-9 nicht an das IRS.

Der Zweck des W-9-Formulars

Erforderliche Informationen auf Formular W-9

Formular W-9 fragt nach dem Namen des unabhängigen Auftragnehmers, dem Firmennamen (falls abweichend), der Geschäftseinheit (Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Gesellschaft, S-Gesellschaft, Treuhand- / Erbschaftsgesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder „Sonstiges“) und der Steueridentifikation des Unternehmens Nummer (oder Sozialversicherungsnummer für Einzelunternehmer, die keine separate Steuernummer verwenden).

Das Formular W-9 fordert die Person, die es ausfüllt, außerdem auf, zu bestätigen, dass sie keiner Sicherungsverweigerung unterliegt. Bei den meisten Steuerzahlern ist dies nicht der Fall, aber wenn dies der Fall ist, muss das Unternehmen, das den unabhängigen Auftragnehmer anstellt, die Einkommenssteuer in Höhe von 24% (für die Steuerjahre 2018-25) von diesem Auftragnehmer einbehalten und an die IRS übermitteln.

Da das Formular W-9 die Angabe eines Steuerausweises oder einer Sozialversicherungsnummer erfordert, müssen sowohl die Person, die es ausfüllt, als auch das Unternehmen, das das ausgefüllte Formular erhält, es während der Übermittlung und nach dem Empfang sorgfältig aufbewahren, um sich vor Identitätsdiebstahl zu schützen.

Wenn Sie einen W-9 nicht ausfüllen sollten

Ein unabhängiger Auftragnehmer, der ein unerwartetes W-9 erhält, sollte zögern, es auszufüllen und zu prüfen, ob der Antragsteller einen berechtigten Grund hat, dieses Formular anzufordern. Finanzinstitute verwenden manchmal das Formular W-9, um Informationen von einem Kunden anzufordern, wenn sie Dividenden oder Zinsen melden müssen. Seien Sie hier vorsichtig: Das Finanzinstitut sollte wahrscheinlich bereits Ihre Steuernummer haben, als Sie das Konto eröffnet haben.

Eine andere Situation, in der Sie zögern sollten, bevor Sie Formular W-9 ausfüllen, ist, wenn das Unternehmen, das Sie dazu auffordert, Ihr Arbeitgeber ist und Sie als Arbeitnehmer und nicht als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden sollen. Der Unterschied ist erheblich.

Angestellter oder selbständiger Unternehmer?

Wenn Sie ein Arbeitnehmer sind, wird Ihr Arbeitgeber Einkommenssteuern einbehalten, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten und zahlen sowie Arbeitslosensteuer auf Ihren Lohn. Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sind, ist dies nicht der Fall. Das bedeutet, dass Sie für den Anteil des Arbeitgebers an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern verantwortlich sind und im Falle einer Entlassung keinen Anspruch auf Arbeitslosenunterstützung haben.

Ein skrupelloser oder finanziell schwächelnder Arbeitgeber könnte versuchen, einen Arbeitnehmer als unabhängigen Auftragnehmer einzustufen, um Geld zu sparen. Wenn Sie als unabhängiger Unternehmer eingestuft sind, wird die Steuerersparnis Ihres Arbeitgebers als Selbstständigkeitssteuer aus Ihrer Tasche gezogen. Sie sind auch dafür verantwortlich, die geschätzten Steuern viermal im Jahr zu berechnen und zu zahlen und Anhang C auszufüllen, wenn Sie Ihre jährliche Steuererklärung einreichen.

Es ist nicht immer klar, ob ein Arbeiter ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, aber im Allgemeinen ist es umso wahrscheinlicher, dass er Angestellter ist, je mehr Kontrolle das Unternehmen darüber hat, was Arbeiter tun und wie sie es tun. Wenn Ihr Spidey-Gefühl zu kribbeln beginnt, wenn jemand, der Sie anstellt, Sie als unabhängigen Auftragnehmer bezeichnet, ist das ein gutes Zeichen, und Sie sollten die Situation weiter untersuchen. Beginnen Sie mit der Überprüfung der IRS-Diskussion über den Unterschied zwischen den beiden. Wenn Sie ein Mitarbeiter sind, sollten Sie das Formular W-4 und nicht das Formular W-9 ausfüllen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wann ein Arbeitgeber Ihren Status von einem Arbeitnehmer zu einem unabhängigen Auftragnehmer ändern könnte. Sie sind Computerprogrammierer und müssen montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr im Büro sein. Das Unternehmen stellt Ihren Schreibtisch und Ihren Computer zur Verfügung.

Ab dem nächsten Monat müssen Sie Ihren Computer bereitstellen. Sie können von zu Hause oder von einem beliebigen entfernten Standort aus arbeiten und die Arbeit zu jeder gewünschten Zeit erledigen, sofern Ihre Aufgaben termingerecht erledigt werden und Sie rechtzeitig auf geschäftliche Anrufe und E-Mails reagieren.

W-9 FAQs

Woher weiß ich, ob eine Sicherungsverweigerung vorliegt?

Hat Ihnen das IRS einen Brief geschickt, in dem es Ihnen mitteilt, dass Sie einer obligatorischen Sicherungsverweigerung unterliegen? Dies könnte geschehen sein, wenn Sie nicht alle Ihre Zinsen und Dividenden in einer früheren Steuererklärung angegeben haben. Wenn Sie dieses Schreiben nicht erhalten haben und dem Antragsteller des Formblatts W-9 Ihre Steuernummer mitteilen, unterliegt dies keiner Sicherungsverweigerung. Wenn Sie einer Sicherungsverweigerung unterliegen, streichen Sie Punkt 2 in Teil 2 des Formulars W-9 aus, bevor Sie es einreichen.

Was ist der sicherste Weg, um das Formular W-9 einzureichen?

Wenn Sie das Dokument persönlich übergeben können, ist dies ideal. Andernfalls können Sie Ihr ausgefülltes Formular W-9 über einen kostenlosen Onlinedienst verschlüsseln und sicher per E-Mail an den Anforderer senden. Sie können auch einen verschlüsselten Dateifreigabedienst verwenden.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, es über einen Dienst wie FedEx, UPS oder den Postdienst zu senden. Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass Ihr Formular während des Transports nicht verloren geht, gestohlen oder manipuliert wird.

Es gibt auch keine Garantie dafür, dass der Empfänger das Formular sicher speichert, auch wenn Sie es sicher senden. Sie sollten dies also im Voraus erfragen.

Ist mein Unternehmen eine steuerbefreite Einrichtung?

Wenn Sie Einzelunternehmer sind, ist dies wahrscheinlich nicht der Fall. Wenn es ein Unternehmen ist, könnte es sein, wenn es sich für den IRS-Steuerbefreiungsstatus qualifiziert.

Ich habe sowohl eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) als auch eine Sozialversicherungsnummer. Welche Nummer soll ich in das Formular eintragen?

Wenn Sie Einzelunternehmer sind, können Sie eine der beiden Angaben eingeben. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine LLC handelt, die als Unternehmen oder Personengesellschaft eingestuft ist, verwenden Sie das EIN des Unternehmens. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Einzelunternehmensgesellschaft handelt, bei der es sich um eine nicht berücksichtigte Einheit handelt, geben Sie Ihre SSN oder EIN ein (nicht die EIN der Einheit).

Kann ich das Ausfüllen des Formulars W-9 verweigern?

Sicher. Wenn Sie eine berechtigte Anfrage ablehnen, wird Ihr Kunde Steuern von Ihrem Gehalt in Höhe von 24% einbehalten. Die Buchhaltungsabteilung kann Ihnen auch Schmerzen bereiten und Ihren Ansprechpartner bitten, keine weiteren Geschäfte mit Ihnen zu tätigen. Unternehmen sind von der IRS in hohem Maße verpflichtet, ein ausgefülltes Formular W-9 von jedem zu erhalten, an den sie im Laufe des Jahres 600 USD oder mehr zahlen. Nichtbeachtung kann zu Geldstrafen führen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Person, die das Formular anfordert, nicht darum bittet, ist eine Ablehnung wahrscheinlich eine gute Idee. Wenn Sie Bedenken haben, fragen Sie einen Steuerfachmann, was Sie tun sollten.

Wer könnte mich außer einem Kunden bitten, das Formular W-9 auszufüllen?

Eine Bank, eine Maklerfirma, ein Kreditinstitut, das Ihre Schulden storniert hat, oder der Emittent eines Preises, den Sie gewonnen haben, könnten alle fragen. Wenn Sie während ihrer Aktion "12 Days of Giveaways" bei "Ellen" zu Gast sind und die Talkshow-Produzenten Sie bitten, vor Ihrer Abreise eine W-9 auszufüllen, können Sie davon ausgehen, dass die Anfrage legitim ist. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die besagt, dass Sie einen Preis für einen Wettbewerb gewonnen haben, an dem Sie sich nicht erinnern können, möchten Sie dieser Person möglicherweise kein W-9 geben.

Hüten Sie sich vor W-9-Phishing-Angriffen. Wenn Sie eine E-Mail-Anfrage für ein Formular W-9 erhalten und nicht sicher sind, ob es legitim ist, wenden Sie sich telefonisch an den mutmaßlichen Absender (und verwenden Sie keine Telefonnummer in der verdächtigen E-Mail), um zu erfahren, ob die Anfrage gültig ist. Angreifer sind anspruchsvoll und können eine Nachricht so aussehen lassen, als ob sie von Ihrer Bank oder sogar von Ihrem Kunden stammt. Und wenn Sie eine E-Mail vom IRS erhalten, handelt es sich definitiv um einen Phishing-Versuch, und Sie sollten die E-Mail an weiterleiten. Der IRS initiiert keinen Kontakt mit Steuerzahlern per E-Mail.

Die Quintessenz

W-9-Formulare richten sich an unabhängige Auftragnehmer, auch Freiberufler genannt. Es ist wichtig, das Formular korrekt auszufüllen - aber nur, wenn Sie sicher sind, dass es das richtige Formular ist und die Anfrage echt ist.