Positive Bestätigung
Bei einer positiven Bestätigung handelt es sich um eine Überprüfungsanfrage, bei der der Kunde die Richtigkeit eines Artikels bestätigen muss. Eine positive Bestätigung erfordert den Nachweis der Richtigkeit, indem bestätigt wird, dass die ursprünglichen Informationen korrekt waren, oder indem die richtigen Informationen angegeben werden, falls diese falsch sind.
Die zentralen Thesen
- Bei einer positiven Bestätigung handelt es sich um eine Überprüfungsanfrage, bei der der Kunde die Richtigkeit eines Artikels bestätigen muss.
- Eine positive Bestätigung erfordert den Nachweis der Richtigkeit, indem bestätigt wird, dass die ursprünglichen Informationen korrekt waren, oder indem die richtigen Informationen angegeben werden, falls diese falsch sind.
- Positive Bestätigungen werden verwendet, um die Beträge der Verbindlichkeiten, Investitionen, Bankkonten, Forderungen und Verbindlichkeiten zu überprüfen.
Positive Bestätigung verstehen
Positive Bestätigungen sind Teil der Bestätigungsverfahren, mit denen Prüfer bestimmte Informationen bestätigen. Der Empfänger des Schreibens muss antworten, um die Richtigkeit zu bestätigen oder Informationen bereitzustellen, und diese an den Prüfer zurücksenden. Einige Beispiele für die von den Prüfern verlangten Informationen umfassen die Bestätigung folgender Punkte:
- Die Beträge und Beschreibungen der verschiedenen Arten von Verbindlichkeiten
- Bankkontoinformationen einschließlich Guthaben
- Bestandsmengen und -arten
- Anlagen oder Wertpapiere
- Es wurden Kopien von Verkaufsrechnungen erstellt, um sicherzustellen, dass Verkäufe getätigt wurden
- Informationen oder Kopien von Versandrechnungen, um sicherzustellen, dass die Produkte versandt wurden
Bestätigungsanalyse
Prüfer verwenden auch positive Bestätigungsschreiben, um Kreditoren und Debitoren oder Unternehmen zu überprüfen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind kurzfristige Verbindlichkeiten der Unternehmen gegenüber ihren Lieferanten. Bei den Forderungen handelt es sich um Geldbeträge, die Kunden eines Unternehmens für den Verkauf von Waren schulden. Forderungen und Verbindlichkeiten haben in der Regel eine Zahlungsfrist von 30, 60 oder 90 Tagen. Dies bedeutet, dass eine Zahlung innerhalb dieses Zeitraums erfolgen muss.
Ein Wirtschaftsprüfer kann die Richtigkeit der geprüften Debitorenunterlagen überprüfen, indem er ermittelt, ob die Unterlagen die Transaktionen zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden korrekt widerspiegeln. Durch die direkte Kontaktaufnahme mit Kunden können Prüfer überprüfen, ob die aufgelisteten Konten tatsächlich vorhanden sind, ob die als geschuldet ausgewiesenen Beträge korrekt sind und ob die als erhalten gekennzeichneten Zahlungen wahr sind.
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind kurzfristige Vermögenswerte und können von Unternehmen als Sicherheit für Kredite oder Finanzierungen von Banken verwendet werden. Infolgedessen ist es wichtig, dass die Forderungen geprüft werden, um zu bestätigen, dass die Verkäufe getätigt wurden, und um zu bestätigen, dass die Mittel aus den Verkäufen rechtzeitig eingezogen werden.
Wenn ein Unternehmen seine Kreditorenbuchhaltung prüfen möchte, muss es alle ausgehenden Beträge im Zusammenhang mit Schuldenverpflichtungen oder Gläubigerzahlungen überprüfen. Der Prozess erfordert möglicherweise eine Überprüfung der Abrechnungen und einen Abgleich dieser Beträge mit Zahlungen, die als getätigt erfasst wurden. Darüber hinaus kann das Unternehmen beschließen, die oben genannten Beträge mit tatsächlichen Abhebungen von Zahlungskonten zu vergleichen, um die Richtigkeit zu bestätigen.
Positive oder negative Bestätigung
Während eine positive Bestätigung trotz der Richtigkeit der ursprünglichen Aufzeichnungen unterstützende Informationen erfordert, erfordert eine negative Bestätigung nur eine Antwort, wenn es eine Diskrepanz gibt. Während einer negativen Bestätigungsanforderung wird ein Unternehmen möglicherweise aufgefordert, zu bestätigen, dass ein Kontostand mit einem bestimmten Betrag aufgeführt ist, z. B. 100.000 US-Dollar. Wenn der Kontostand 100.000 US-Dollar beträgt, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich. Wenn das Gleichgewicht unterschiedlich ist, müssen zusätzliche Informationen bereitgestellt werden, um den Unterschied zu erklären. Negative Bestätigungsschreiben werden auch verwendet, um festzustellen, ob der Empfänger ein im Brief beschriebenes Ereignis ablehnen möchte.
Negative Bestätigungen werden häufiger verwendet, wenn die Aufzeichnungen einer Person oder eines Unternehmens im Allgemeinen als sehr genau angesehen werden. Es wird angenommen, dass das Unternehmen, das eine negative Bestätigung erhält, strenge interne Anforderungen und Geschäftspraktiken hat. Infolgedessen ist eine negative Bestätigung für Prüfer viel kostengünstiger und zeitaufwändiger, da sie normalerweise nur einen Brief versenden müssen.
Umgekehrt sind positive Bestätigungsanfragen mit größerem Aufwand verbunden, da Finanzunterlagen vorgelegt werden müssen, auch wenn die ursprünglichen Informationen im Schreiben korrekt waren. Positive Bestätigungsanfragen werden eher verwendet, wenn der Verdacht besteht, dass die Bücher des Unternehmens fehlerhaft sind. Ein positives Bestätigungsschreiben ist jedoch bei komplexen Transaktionen häufiger anzutreffen, da es genauer ist und sicherstellt, dass sich alle auf derselben Seite befinden - oder über dieselben Finanzinformationen verfügen. Bei der Kreditvergabe beispielsweise ermitteln Wirtschaftsprüfer anhand positiver Bestätigungen an Banken und Unternehmen den genauen Betrag einer Schuld.
Infolgedessen ist eine positive Bestätigung in der Regel eine bessere Darstellung der Finanzinformationen als eine negative Bestätigung, da es sich um eine explizite Anforderung handelt, die vom Empfänger zurückgesandt wurde. Im Streitfall ist eine positive Bestätigung ein physischer Beweis dafür, dass die Informationen bestätigt wurden.
Beispiel für eine positive Bestätigung
Wenn eine natürliche oder juristische Person für eine Prüfung durch den Internal Revenue Service (IRS) ausgewählt wird, muss der Steuerpflichtige Aufzeichnungen vorlegen, um die in den ausgewählten Steuererklärungen aufgeführten Informationen zu bestätigen. Die Prüfung kann eine positive Bestätigungsanforderung für alle Einnahmequellen, die Überprüfung der geltenden Abzüge und den Nachweis der geltend gemachten Gewinne oder Verluste umfassen. Selbst wenn die für die Prüfung erforderlichen Informationen mit den gemeldeten übereinstimmen, müssen alle Nachweise vorgelegt werden, um die Prüfungsanforderungen zu erfüllen.
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