Gutschein
Ein Beleg ist ein Dokument, das von der Kreditorenabteilung eines Unternehmens verwendet wird, um alle Belege zu sammeln und zu archivieren, die zur Genehmigung der Zahlung einer Verbindlichkeit erforderlich sind. Der Gutschein ist eine interne Buchhaltungskontrolle, die sicherstellt, dass jede Zahlung ordnungsgemäß autorisiert ist und die gekauften Waren oder Dienstleistungen tatsächlich eingehen.
BREAKING DOWN Gutschein
Jedes Unternehmen unterhält schriftliche Verfahren für jede der routinemäßigen Buchhaltungsaufgaben des Unternehmens. Eine Aufgabe ist das Genehmigen und Bezahlen von Kreditorenrechnungen, und Kopien bestimmter Dokumente müssen jede Zahlung unterstützen.
Beispiele für Gutscheine
Angenommen, ein Restaurant bestellt alle paar Tage Fleisch und Fisch bei Verkäufern. Der Restaurantmanager füllt eine Bestellung über 30 Pfund Fleisch aus, und der Eigentümer initialisiert die Bestellung, um die Lieferung zu genehmigen. Nach Eingang der Sendung wird der Inhalt der Sendung mit der Bestellung verglichen, um sicherzustellen, dass die Sendung mit der Bestellung übereinstimmt. Das Restaurant erstellt eine Versandquittung, um den Vorgang zu dokumentieren, und die Versandquittung wird mit der Rechnung des Lieferanten verglichen.
Der Gutschein enthält ein Deckblatt, auf dem jeder Anhang erläutert wird. Die Bestellung, der Versandbeleg und die Rechnung sind dem Gutschein beigefügt. Der Eigentümer überprüft alle Gutscheininformationen, bevor er einen Scheck unterzeichnet. Auf dem Beleg können auch die Hauptbuchkonten aufgeführt sein, die zum Erfassen der Transaktion verwendet wurden. Das Restaurant kann beispielsweise das Fleischbestandskonto gutschreiben (erhöhen) und das Geldkonto belasten (verringern), um die Zahlung aufzuzeichnen.
So unterstützen Gutscheine ein Audit
Die Gutscheine des Unternehmens dienen als wichtige Beweisquelle bei der Durchführung eines Audits. Ein Abschlussprüfer führt eine Reihe von Verfahren durch, um festzustellen, ob der Jahresabschluss frei von wesentlichen falschen Angaben ist. Ein Beleg dokumentiert, dass die gekauften Waren tatsächlich eingegangen sind, was die Behauptung des Abschlussprüfers bestätigt, dass die im Jahresabschluss ausgewiesenen Waren und Dienstleistungen tatsächlich vorhanden sind. Der Beleg rechtfertigt auch die Barzahlungen des Unternehmens an Kreditoren und dokumentiert die Hauptbuchkonten, die zum Buchen der Transaktion verwendet wurden.
Berücksichtigung der Betrugsprävention
Die Verwendung eines Gutscheinsystems verringert auch das Risiko, dass Mitarbeiter das Vermögen eines Unternehmens stehlen. Unternehmen verwenden das Konzept der Aufgabentrennung, um den Diebstahl von Mitarbeitern zu verhindern. Dies bedeutet, dass kritische Aufgaben verschiedenen Personen innerhalb der Organisation zugewiesen werden. Am Beispiel eines Restaurants füllt der Manager die Bestellung aus, der Eigentümer genehmigt die Bestellung und ein Dritter vergleicht die eingegangenen Artikel mit der Lieferantenrechnung. Der Gutschein dokumentiert, dass die Aufgaben von drei verschiedenen Personen ausgeführt werden, und erstellt einen Papierpfad, damit ein Prüfer bestätigen kann, dass die Aufgaben ordnungsgemäß getrennt sind.
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