Erstattungsplan
Ein Oberbegriff für verschiedene Arten von Plänen, die den Mitarbeitern verschiedene Arten von arbeitsbedingten Kosten erstatten. Diese Ausgaben können Kosten für medizinische Versorgung, Auto, Reisen, Mahlzeiten und Unterhaltung umfassen. Erstattungspläne werden von Arbeitgebern eingeführt, um es ihnen zu ermöglichen, einen genaueren Betrag der angefallenen Arbeitnehmerausgaben zu bezahlen, anstatt eine breite Vergütung oder eine Erhöhung der Vergütung vorzusehen, um sie zu decken.
Grundlegendes zum Erstattungsplan
Rückerstattungspläne können verschiedene Formen annehmen, z. B. rechenschaftspflichtige und nicht rechenschaftspflichtige Pläne, De-minimis-Nebenleistungen oder Kfz-Kilometer- und Reisekostenpauschalen. Mitarbeiter können keinerlei persönliche Abzüge für Ausgaben vornehmen, die im Rahmen eines Erstattungsplans gedeckt sind. Die Mitarbeiter müssen über Protokolle oder Belege ausreichend detaillierte Aufzeichnungen über die Ausgaben einreichen, damit die Arbeitgeber die Erstattungen abziehen können.
In der IRS-Veröffentlichung 535, Geschäftsausgaben, heißt es: „Um abziehbar zu sein, müssen Geschäftsausgaben sowohl ordentlich als auch notwendig sein. Eine normale Ausgabe ist eine, die in Ihrer Branche üblich und akzeptiert ist. Eine notwendige Ausgabe ist eine, die für Ihr Gewerbe oder Geschäft hilfreich und angemessen ist. Ein Aufwand muss nicht unabdingbar sein, um als notwendig erachtet zu werden. “
Bestimmte Bundesstaaten wie Kalifornien verlangen von Arbeitgebern die Erstattung angemessener arbeitsbedingter Aufwendungen von Arbeitnehmern. Erhaltene Kostenerstattungen müssen nicht als Löhne oder Einkommen ausgewiesen werden. Damit dies jedoch möglich ist, muss der Arbeitgeber einen schriftlichen Rechenschaftsplan erstellen, und die Mitarbeiter müssen ordnungsgemäß dokumentierte Ausgaben im Rahmen dieses Plans einreichen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Spesenaufzeichnungen rechtzeitig und genau ordnungsgemäß geführt werden. Viele Unternehmen lassen Buchhalter und / oder Arbeitsberater die Ausgaben belegen und sorgen für korrekte Berichterstattung und Abzüge.
Eine Aufschlüsselung einiger gängiger Beispiele für Arbeitsplatzkosten, die eine Erstattung des Arbeitgebers erfordern würden, umfasst Folgendes:
- Transport: Die Kosten für Reisen im Zusammenhang mit der Arbeit, einschließlich Ausgaben für Fahrzeuge, Verpflegung, Unterkunft, Verpflegung und Unterhaltungskosten, die die in IRS-Publikation 463, Reise-, Unterhaltungs-, Geschenk- und Autokosten aufgeführten Kriterien erfüllen. Eine hohe Anzahl von Arbeitgebern erstattet Arbeitnehmern, die ihre persönlichen Fahrzeuge für geschäftliche Zwecke nutzen, eine jährliche Meilenrate, die vom IRS festgelegt wird. Zum Beispiel beträgt der Standard-Bundeskilometerzins für Unternehmen im Jahr 2017 53, 5 Cent pro Meile. Im Allgemeinen werden Routinekosten für den Pendelverkehr zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz eines Mitarbeiters nicht als erstattungsfähig angesehen.
- Lieferungen : Notwendige Waren, die ein Mitarbeiter kauft, können zum Selbstkostenpreis erstattet werden, sofern sie nach einem verantwortlichen Plan erstattet werden.
- Verpflegung und Unterhaltung : Verpflegungs- und Unterhaltungskosten, die in der Wohnung eines Arbeitnehmers anfallen, sind erstattungsfähig, jedoch nur, wenn die betreffenden Verpflegungsleistungen nachweislich geschäftlichen Zwecken dienen.