Portokasse
Ein Portokassenfonds ist ein kleiner Betrag, der zur Deckung geringfügiger Ausgaben wie Bürobedarf oder Erstattungen zur Verfügung steht. Ein Portemonnaie-Fonds wird in regelmäßigen Abständen abgeglichen, wobei die Transaktionen ebenfalls im Jahresabschluss erfasst werden. In jeder Abteilung für größere Unternehmen befindet sich möglicherweise ein Portemonnaie-Fonds, bei dem es sich um eine Schublade oder eine Kiste handeln kann.
Die zentralen Thesen
- Portokasse oder der Portokassenfonds ist ein kleiner Geldbetrag, der zur Zahlung von Ausgaben verwendet wird, die zu gering sind, um einen Scheck ausstellen zu können.
- Für größere Unternehmen gibt es in jeder Abteilung möglicherweise eine Kassenschublade oder eine Kiste.
- Ein Portokassenfonds kann für Büromaterial, Kundenkarten, Blumen, das Bezahlen eines Mittagsessens für Mitarbeiter oder die Erstattung von Auslagen für Mitarbeiter verwendet werden.
Petty Cash verstehen
Kleine Geldtransaktionen sind praktisch für kleine Transaktionen, bei denen das Ausstellen eines Schecks nicht zumutbar oder inakzeptabel ist. Die geringe Menge an Bargeld, die ein Unternehmen als geringfügig ansieht, variiert, wobei viele Unternehmen zwischen 50 und 200 US-Dollar als Fonds für geringfügige Bargelder behalten. Beispiele für Transaktionen, für die ein Portemonnaie verwendet wird:
- Bürobedarf
- Karten für Kunden
- Blumen
- Bezahlung eines Catering-Mittagessens für eine kleine Gruppe von Mitarbeitern
- Erstattung eines Mitarbeiters für geringfügige arbeitsbedingte Kosten
Zur Überwachung des Fonds werden Depotbanken für Portfoliokassen ernannt. Zu den Sorgfaltspflichten zählen im Allgemeinen die Durchsetzung der Regeln und Vorschriften für das Kleingeld, das Anfordern von Nachschub und die Auszahlung von Geldern.
Besondere Überlegungen
Der Portemonnaie-Fonds wird regelmäßig abgestimmt, um zu überprüfen, ob der Kontostand des Fonds korrekt ist. In der Regel beantragt die Depotbank beim Kassierer zusätzliches Bargeld, wenn der Kassenbestand auf ein voreingestelltes Niveau fällt. Zu diesem Zeitpunkt wird die Summe aller Einnahmen berechnet, um sicherzustellen, dass sie mit den ausgezahlten Mitteln aus der Kassenschublade übereinstimmen. Wenn neue Mittel benötigt werden, stellt der Kassierer einen neuen Scheck zur Deckung der Kassenschublade aus und nimmt im Gegenzug die Einnahmen aus den Einkäufen, die das Geld aufgebraucht haben.
Durch den Abstimmungsprozess wird sichergestellt, dass der verbleibende Saldo des Fonds der Differenz zwischen dem ursprünglichen Saldo abzüglich der auf Quittungen und Rechnungen angegebenen Gebühren entspricht. Wenn das verbleibende Guthaben geringer ist als es sein sollte, liegt ein Mangel vor. Wenn das verbleibende Guthaben höher ist als es sein sollte, liegt ein Überhang vor. Obwohl es zu geringfügigen Abweichungen kommen kann, sollte bei einem Ungleichgewicht die Ursache der Abweichung ermittelt und korrigiert werden.
Der Internal Revenue Service (IRS) empfiehlt, Kassenbelege auszufüllen und sie den Belegen beizufügen, um die Kassenausgaben zu erfassen und zu dokumentieren.
Voraussetzungen für Petty Cash
Der Einsatz eines Portokassenfonds umgeht bestimmte interne Kontrollen. Die Verfügbarkeit von Kleingeld bedeutet nicht, dass darauf für jeden Zweck und für jedermann zugegriffen werden kann. Viele Unternehmen wenden strenge interne Kontrollen an, um den Fonds zu verwalten. Häufig sind nur eingeschränkte Personen befugt, Auszahlungen zu genehmigen, und dies nur für Kosten, die im Zusammenhang mit legitimen Unternehmensaktivitäten oder -vorgängen stehen.
Ein Kassierer kann beauftragt werden, den Scheck auszustellen, um die Kassenschublade zu finanzieren und die entsprechenden Buchhaltungseinträge vorzunehmen. Die Portokasse ist mit der Verteilung des Bargeldes und dem Einzug der Quittungen für alle Käufe oder Verwendungszwecke der Gelder beauftragt. Wenn die Summe der Kleingeldbeträge sinkt, sollten sich die Einnahmen erhöhen und auf den insgesamt entnommenen Betrag angerechnet werden.
Durch einen Kassierer und eine Depotbank für Kleinkassen trägt der doppelte Prozess dazu bei, die Sicherheit der Gelder zu gewährleisten und sicherzustellen, dass nur die befugten Personen Zugriff darauf haben.
Petty Cash aufzeichnen
Wenn ein Kassenbestand verwendet wird, werden Kassengeschäfte weiterhin im Abschluss erfasst. Bei Einkäufen mit Kleingeld werden keine Buchungen vorgenommen. Nur wenn die Depotbank mehr Bargeld benötigt und im Gegenzug für die Quittungen neue Gelder erhält, werden die Buchungen erfasst. Der Journaleintrag für die Bereitstellung von mehr Bargeld für die Depotbank ist eine Belastung des Portokassenfonds und eine Gutschrift auf Bargeld.
Wenn ein Mangel oder eine Überlastung vorliegt, wird ein Journalzeileneintrag in einem Über- / Unterlastungskonto erfasst. Wenn der Portokassenbestand abgelaufen ist, wird eine Gutschrift vorgenommen, um einen Gewinn darzustellen. Wenn die Kasse knapp ist, wird eine Belastung vorgenommen, um einen Verlust darzustellen. Das Über- oder Unterkonto wird verwendet, um den Ausgleich des Fonds bei der Abstimmung zu erzwingen.
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