Virtuelles Büro
Ein virtuelles Büro bietet Unternehmen eine physische Adresse und bürobezogene Dienstleistungen, ohne dass ein langer Miet- und Verwaltungsaufwand anfällt. Mit einem virtuellen Büro können Mitarbeiter von jedem Ort aus arbeiten, haben jedoch weiterhin Postanschriften, Anrufbeantworter, Besprechungsräume und Videokonferenzen.
Wie virtuelle Büros funktionieren
Virtuelle Büros werden als eine Einheit betrieben, um Kunden zu bedienen, sind jedoch nicht an einem festen Standort vorhanden. Diese Art der Einrichtung ist besonders bei Startups und kleinen Unternehmen beliebt, die den Overhead minimieren möchten. Die Entwicklung von webbasierter Office-Produktivitätssoftware und -diensten wie Videokonferenzen hat das Wachstum virtueller Büros vorangetrieben.
Die zentralen Thesen
- Ein virtuelles Büro ist ein Unternehmen, das als eine Einheit agiert und eine physische Postanschrift hat, jedoch nicht an einem bestimmten Standort vorhanden ist.
- Die Entwicklung von Tools wie Videokonferenzen und Messaging-Diensten hat zu einer verstärkten Nutzung des virtuellen Büros geführt.
- Die Betriebskosten für ein virtuelles Büro sind viel geringer als für ein herkömmliches Büro. Daher ist diese Art der Einrichtung bei kleinen Unternehmen und Startups sehr beliebt.
- Ein virtuelles Büro erweitert die Beschäftigungsmöglichkeiten für Mitarbeiter und die Einstellungsmöglichkeiten für Unternehmen.
- Während das virtuelle Büro in der Regel eine kostengünstigere Option für Unternehmen darstellt, sind einige Dienste, wie z. B. Anrufbeantworter und Videokonferenzen, möglicherweise nur eingeschränkt verfügbar.
Ein virtuelles Büro kann auch zu einer höheren Produktivität führen, da seine Dienste die Mitarbeiter sowohl von Verwaltungsaufgaben als auch vom Pendeln entlasten. Jeder Mitarbeiter kann von dem Ort aus arbeiten, der für ihn am bequemsten ist, und das Unternehmen ist nicht auf die Einstellung von Mitarbeitern beschränkt, die vor Ort wohnen.
Da immer mehr Menschen Möglichkeiten finden, aus der Ferne zu arbeiten, werden die Vorteile eines virtuellen Büros sofort spürbar. Es ist jedoch nicht alles so einfach, wie es scheint. Für einige ist die Planung virtueller Büroräume möglicherweise nicht anders als die zeitaufwändigen Planungskonflikte, die einem physischen Büro inhärent sind.
Vor- und Nachteile eines virtuellen Büros
Die Attraktivität eines virtuellen Büros für Benutzer ist zweifach. Erstens sind die monatlichen Kosten für ein virtuelles Büro weitaus geringer als für ein herkömmliches Büro. Schließlich hat es keine Wartungs- und Instandhaltungskosten und muss auch nicht mit Personal besetzt werden. Ein virtuelles Büro kann auch über einen monatlichen Mietvertrag gesichert werden, sodass eine größere Flexibilität besteht, wenn sich das Geschäft eines Benutzers ändert (kein Warten auf das Ablaufen eines Mietvertrags oder die Kosten eines gebrochenen Mietvertrags).
Die Kosten für die Nutzung eines virtuellen Büros können so niedrig wie 50 US-Dollar für einen Mitgliedsbeitrag und 250 US-Dollar pro Monat oder mehr für einen monatlichen Mietvertrag für Basisdienste sein. Je mehr Dienste hinzugefügt werden, desto teurer wird es.
Zweitens kann ein virtuelles Büro eine Postanschrift, einen Anrufbeantworter und Videokonferenzdienste bereitstellen. Daher kann ein kleines Unternehmen größer erscheinen als es ist. Es kann auch eine physische Adresse (oder mehrere Adressen) für Benutzer bereitstellen, um Kunden zu treffen. Manchmal verleiht die Adresse einem virtuellen Büronutzer eine Ausstrahlung von Prestige, z. B. wenn die Adresse ein bekannter Ort oder eine Straße ist. Ein professioneller Anrufbeantworter kann den gleichen Effekt haben.
Einige der Dienste, die ein virtuelles Büro anbietet, müssen vorab geplant werden, um sie nutzen zu können. Viele Pakete beinhalten beispielsweise eine eingeschränkte Nutzung von Konferenzräumen oder eingeschränkten Telefonkonferenz- und Videokonferenzdiensten. Virtuelle Büros haben möglicherweise auch nachts und am Wochenende eingeschränkten Zugriff. Benutzer können den Mangel an Flexibilität als einschränkend und unbequem empfinden. Es besteht auch die Möglichkeit von Ablenkungen bei der Arbeit von zu Hause aus, sodass einige Mitarbeiter in einer virtuellen Büroumgebung möglicherweise nicht so produktiv sind.
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