Rechenschaftspflichtiger Plan
Ein Accountable Plan ist ein Plan, der den Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) für die Erstattung von Arbeitnehmern für Geschäftsausgaben entspricht, bei denen die Erstattung nicht als Einkommen gezählt wird. Dies bedeutet, dass Erstattungen keiner Quellensteuer oder W-2-Meldung unterliegen. Diese Ausgaben müssen jedoch geschäftsbezogen sein, um unter einen Rechenschaftsplan zu fallen.
Die zentralen Thesen
- Ein Accountable-Plan ist ein Prozess, bei dem Mitarbeitern ihre arbeitsbedingten Kosten erstattet werden.
- Rechenschaftspflichtige Pläne unterliegen nicht der Besteuerung, da sie nicht als eine Form der Arbeitsentschädigung angesehen werden.
- Kosten können nur dann als Teil eines rechenschaftspflichtigen Plans betrachtet werden, wenn sie geschäftsbezogen sind, genau ausgewiesen werden und wenn überschüssige Erstattungen zurückgegeben werden.
- Wenn erstattete Kosten als nicht rechenschaftspflichtig gelten, unterliegt sie der Besteuerung durch das IRS. Überschüssiges Geld muss in der Regel innerhalb von 120 Tagen zurückgegeben werden.
Wie ein Accountable Plan funktioniert
Ein Accountable Plan unterscheidet sich von einem nicht Accountable Plan. Wenn der Erstattungsplan eines Unternehmens nicht den IRS-Anforderungen für einen Rechenschaftsplan entspricht, ist der Plan nicht rechenschaftspflichtig. Die Erstattung von Ausgaben wird als Teil der Vergütung des Mitarbeiters betrachtet und unterliegt daher der Zurückbehaltung und muss auf dem W-Formular eines Mitarbeiters gemeldet werden .
Gemäß den IRS-Regeln werden im Rahmen eines Rechenschaftsplans Aufwendungen erstattet, wenn sie geschäftsbezogen sind und angemessen berücksichtigt werden. Darüber hinaus müssen Beträge, die über die tatsächlichen Kosten hinausgehen, innerhalb eines festgelegten Zeitraums an das Unternehmen zurückgesandt werden. Zu den geschäftlichen Aufwendungen der Mitarbeiter zählen Reisen, Mahlzeiten, Unterkunft, Unterhaltung oder Transport. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die Ausgaben in angemessener Weise mit Aufzeichnungen zu belegen und überzählige Erstattungen innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückzuerstatten.
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die Details ihres Plans beim IRS einzureichen, müssen jedoch nachweisen können, dass sie die Anforderungen eines verantwortlichen Plans erfüllen.
Arbeitgeber sind häufig in der Lage, strengere Plananforderungen für die Rechenschaftspflicht anzuwenden, als sie vom IRS veröffentlicht werden.
Voraussetzungen für einen Accountable Plan
Die Voraussetzungen für einen Accountable Plan sind, dass sie geschäftsbezogen sind, dass die Ausgaben der Mitarbeiter angemessen und zeitnah bei ihrem Arbeitgeber verbucht werden und dass etwaige überzählige Erstattungen innerhalb einer angemessenen Frist an den Arbeitgeber zurückerstattet werden müssen.
Damit Ausgaben als geschäftsbezogen betrachtet werden können, müssen sie (lose) die folgenden Anforderungen erfüllen: Die Kosten müssen im Laufe des Arbeitsverhältnisses angefallen sein, und Ausgaben, die sich aus persönlichen Ausgaben und Geschäftsausgaben zusammensetzen, werden in angemessener Weise als ausgewiesen Aufteilung der Kosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ein häufiges Beispiel ist das eines Privatwagens, der für Geschäftsreisen verwendet wird. In einem solchen Fall muss ein Mitarbeiter möglicherweise die während seiner persönlichen Beförderung und seiner arbeitsbezogenen Beförderung angefallenen Meilen verbuchen und die Kosten aufteilen passend.
Eine angemessene Rechnungslegung muss in der Regel von Dritten bestätigt werden, um nachzuweisen, dass es sich bei den Geldern der Mitarbeiter um geschäftliche Mittel handelt. Quittungen sind eine übliche Form der Bestätigung durch Dritte, mit der Mitarbeiter die Rechtmäßigkeit ihrer Finanzierungsanfragen nachweisen. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel, einschließlich Fällen von Nichtunterbringungskosten in Höhe von weniger als 75 USD, der Erstattung von Mahlzeiten, die unter die IRS-Tagessätze fallen, und Transportkosten, für die es schwierig ist, einen offiziellen Zahlungsnachweis zu erhalten, wie z. B. Taxis, U-Bahnen und Busse. Im Allgemeinen wird für die Rückgabe überschüssiger Erstattungsbeträge erwartet, dass diese Beträge innerhalb von 120 Tagen nach ihrer Auszahlung an den Arbeitgeber zurückgegeben werden.
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