Zeitmanagement-Tipps für Finanzfachleute

Die Finanzwelt hat sich zu einem wettbewerbsintensiven Arbeitsplatz entwickelt. Obwohl es an einem Tag nur 24 Stunden gibt, ist Zeit Geld. Daher ist ein effektives Zeitmanagement ein Wettbewerbsvorteil für jeden Finanzprofi, der produktiver werden und mehr Zeit für die Arbeit haben möchte.

Es gibt jedoch viele Ablenkungen, die Sie länger als nötig bei der Arbeit halten können. Lesen Sie weiter, um mehr über einige dieser häufig auftretenden Zeitverschwender zu erfahren, und informieren Sie sich über einige Tipps zum Zeitmanagement, mit denen Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können.

Das schwarze Loch

Es gibt verschiedene Zeitverschwender, die die Produktivität beeinträchtigen können. Zum Beispiel sind Finanzprofis immer wieder versucht, Multitasking zu betreiben. Angenommen, Sie sind Berater und erreichen zwischen 8:30 und 10:00 Uhr an einem Mittwochmorgen Folgendes:

• Sie arbeiten an einer Tabelle,
• Aber hören Sie auf, nachdem Sie von zwei neuen E-Mail-Nachrichten unterbrochen wurden.
• Dann verschicke sechs E-Mails hintereinander,
• Gefolgt von der Überprüfung der Hochzeitsbilder eines College-Freundes auf Instagram,
• Nehmen Sie dann eine Einladung zu einem Firmenausflug per Slack-Nachricht an.
• Bevor Sie zwei unerwartete Anrufe von potenziellen Kunden tätigen, und
• Schließlich müssen Sie plötzlich auflegen, während Ihr Vorgesetzter vorbeischaut, um Sie daran zu erinnern, dass Sie fünf Minuten zu spät für die Mitarbeiterversammlung sind.

Klingt das nach einem typischen Morgen für Sie? Wenn ja, und insbesondere wenn Sie in einem kritischen Umfeld wie einer Private-Equity-Firma oder einer Investmentbank arbeiten, sind Sie im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern wahrscheinlich in der schlechtesten Kategorie.

In fünf oder zehn Jahren wird sich niemand mehr an Sie erinnern, sich um Sie kümmern oder Sie für all die anstrengende Arbeit werben, die Sie geleistet haben. Hätte sich die Welt darum gekümmert, wenn Thomas Jefferson viel Papier gemischt hätte, aber nie an der Abfassung der Unabhängigkeitserklärung mitgewirkt hätte? Das Gleiche gilt für Ihren Job - Ihre Organisation legt Wert auf notwendige Arbeit und Meisterwerke, nicht auf geschäftige Arbeit.

Planung

Beenden Sie jeden Sonntagnachmittag die Aufgabenliste der kommenden Woche, vorzugsweise mithilfe einer Anwendung oder eines Webdienstes, der auf allen Ihren Geräten synchronisiert wird. Markieren Sie die Punkte, die für Ihren Erfolg bei der Arbeit und in Ihrem Privatleben von entscheidender Bedeutung sind. Die nicht hervorgehobenen sind wahrscheinlich Dinge, die Sie delegieren, verzögern oder ganz vermeiden können.

In der Finanzbranche umfassen wichtige Ergebnisse Berichte oder Forschungsergebnisse, die genau sein und innerhalb einer bestimmten Frist eingereicht werden müssen. Ihre Organisation wird besser betreut, wenn Sie sich darauf konzentrieren, die Qualität dieser Berichte zu verbessern, anstatt sie nur anständig zu bearbeiten, damit Sie Zeit für nicht wichtige Elemente (wie das Beantworten von E-Mails mit niedriger Priorität oder die Teilnahme an einem langen Zeitraum) freisetzen können Treffen).

In ähnlicher Weise müssen Sie zehn Minuten vor dem Verlassen der Arbeit die Aktionselemente des nächsten Tages auflisten und in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit und Priorität nummerieren. Fragen Sie sich immer wieder alle Dinge, die Sie nicht wirklich tun müssen - die Dinge, die eine bestimmte Produktivitätsschwelle nicht erfüllen.

(Schauen Sie sich auch Ihre Nische in der Finanzbranche an.)

Multitasking

Der Erfolg bei der Finanzierung beruht auf der Fähigkeit, stets kritische und unmittelbare Ergebnisse zu liefern. Auf welche wichtigen Informationen und Datenpunkte verlassen sich Ihre Finanzmanager? Was können Sie liefern, um Ihrer Organisation und / oder Ihren Kunden zu helfen, zu gewinnen? Umfasst dies die rechtzeitige Vorlage eines Prüfungsberichts, die genaue Berechnung des Barwerts eines vorgeschlagenen Projekts oder die Sicherstellung, dass die Formeln in Excel zu korrekten Gesamtsummen führen?

Letztendlich kümmert sich niemand um alle E-Mails, die Sie ausgetauscht haben, die Social Club-Meetings, an denen Sie teilgenommen haben, oder die chronologische Ablage von Ordnern in Ihrem Kabinett. Multitasking verhindert ständig, dass Einzelpersonen ihr Bestes geben, um die wenigen kritischen Ergebnisse zu erzielen, die ihre Arbeitgeber wirklich von ihnen erwarten.

Führen Sie zuerst die wichtigen, schwierigen, dringenden und wertvollsten Aktionen aus. Erfolg im Finanzwesen kann einfache Methoden zur Bewältigung Ihrer Aufgaben beinhalten. Dies mag für den gut gelesenen und noch nicht eingeweihten Absolventen brutal einfach erscheinen, aber machen Sie jeweils eine Sache und hören Sie nicht auf, bis sie abgeschlossen ist. Wenn sich Ihre Aufgaben auf ein langfristiges Projekt beziehen, teilen Sie es in kürzere Meilensteine ​​auf und beenden Sie es rechtzeitig. Wie Henry Ford sagte: "Nichts ist besonders schwierig, wenn Sie es in kleine Jobs aufteilen." Wenn Sie die Dinge von Anfang bis Ende erledigen, werden kostspielige Ineffizienzen beseitigt, da Sie nicht ständig neu beginnen und verschiedene, nicht in Beziehung stehende Elemente neu kalibrieren müssen.

Wenn Sie drei Stunden pro Woche für unnütze Aufgaben aufwenden, summiert sich dies auf ungefähr 150 Stunden pro Jahr. Ihr Mitarbeiter, der ein paar Schreibtische von Ihnen hat, effizienter ist und mehr als 150 Stunden im Jahr leistet, wird wahrscheinlich ein paar Beförderungen und Gehaltserhöhungen genießen, die andere nicht erhalten haben.

(Entdecken Sie die Arten von Jobs in der Finanzbranche mit Financial Career Options for Professionals.)

Posteingang

Ihr Posteingang ist eine große Zeitverschwendung. Wenn ein Großteil Ihrer E-Mails für Ihre unmittelbaren Aufgaben irrelevant ist, füllen Sie Ihren Tag sporadisch mit Müllinformationen.

Um es zu vermeiden:

• Stellen Sie vorgegebene Zeiten für das Abrufen Ihrer E-Mails ein und überprüfen Sie Ihren Posteingang nicht öfter als drei- oder viermal pro Tag.
• Erstellen Sie einen Ordner außerhalb der Geschäftszeiten für E-Mails, die Sie abrufen sollten, die jedoch nicht dringend sind. Dieser Ordner ist besonders hilfreich, wenn Sie auf wichtige Anfragen zurückkommen möchten, die einige Werktage dauern können, bevor Sie eine Antwort von Ihnen erhalten.
• Senden Sie während Ihres Arbeitstages nur die kritischsten E-Mails. Während es wichtig ist, in Ihrer Gruppe auf dem Laufenden zu bleiben, kann ein großer Teil Ihrer Zeit von unerfahrenen oder weniger disziplinierten Kollegen verschwendet werden, die Ihren Posteingang mit irrelevanten Nachrichten überfluten. Sie können diese Art von E-Mails reduzieren, indem Sie nicht auf E-Mails antworten, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen.
• Leeren Sie Ihren Posteingang, bevor Sie die Arbeit verlassen. Sie können dies erreichen, indem Sie projektbezogene Ordner erstellen, in denen Sie E-Mails speichern können, die sich auf bestimmte Probleme beziehen. Wenn Sie Ihren Posteingang leer lassen, sparen Sie Zeit, da Sie nicht wichtige Nachrichten nicht mehr beachten müssen. Wenn es Dinge gibt, die in den nächsten Stunden oder am nächsten Tag unbedingt beachtet werden müssen, legen Sie sie in einen dringenden Ordner.

Weitere zeitsparende Tipps

Verfolgen Sie, wie viel Zeit Sie wirklich verschwenden

Erstellen Sie eine einfache Tabelle, in der Sie die geschätzte Zeit eingeben können, die Sie für geringfügige Dinge verschwendet haben. Tun Sie dies täglich. Während Sie diese Gewohnheit entwickeln und beibehalten, werden Sie sich darin üben, unwichtige Dinge zu erkennen, wenn Sie ihnen begegnen.

Papierdokumente nur einmal verarbeiten

Sobald sie verarbeitet sind, können Sie sie ablegen, einreichen oder entfernen.

Direkte Nachricht an Ihre Kollegen

Das Gehen in Ihrem Büro oder zwischen Abteilungen kann einige Stunden pro Woche kosten - und wir wissen, wie teuer dies auf Jahresbasis ist. Sofern es sich nicht um eine wichtige oder komplizierte Angelegenheit handelt, ist die Verwendung von Direktnachrichten über ein Unternehmensnachrichtensystem oder einen zugelassenen Webdienst häufig eine effizientere Methode, um schnell Antworten auf eine Vielzahl von Fragen zu erhalten.

Zu jeder Zeit wissen, wo sich alles befindet

Dies schließt sowohl elektronische als auch Papierinformationen ein. Wenn Sie Ihre Zeit schätzen, verschwenden Sie sie nicht damit, nach Dingen zu suchen.

Teilen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien ein:

1. Dringend und wichtig - wie zum Beispiel Finanz- und Buchhaltungsberichte mit strengen und sich nähernden Fristen.

2. Nicht dringend und wichtig - z. B. Vernetzung innerhalb Ihrer Finanzgruppe, Schulungskurse usw.

3. Dringend und nicht wichtig - wie z. B. sporadische Nachrichten aus Ihrem Posteingang und "Anmeldefristen" für Clubtreffen.

4. Nicht dringend und nicht wichtig - wie z. B. zehnminütige Gespräche am Automaten, Überprüfung des Fantasy-Fußballs usw.

(Natürlich solltest du so viel wie möglich von deinem Tag in der ersten Kategorie verbringen.)

Delegieren, delegieren, delegieren

Dies ist es, was Sie vom Rudel trennt, wenn Sie in der Organisation aufsteigen. Behandeln Sie Aufgaben, die nur Sie ausführen können. Sobald Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessert haben, werden Ihnen in Kürze direkte Berichte zugewiesen. Weisen Sie Aufgaben zu, die Sie nicht so oft wie möglich selbst erledigen müssen. Sie sollten nur die Dinge tun, die unbedingt Ihre Aufmerksamkeit oder Ihr Fachwissen erfordern.

Verwalten Sie nicht Ihre Persönlichkeit

Finanzfachleute sollten über Zeitmanagementfähigkeiten verfügen, aber auch einen guten Draht zu internen Kollegen und der externen Community haben. Wenn Sie sich ausschließlich auf die Zeit konzentrieren, können Sie aggressiv wirken, was viele Menschen in Ihrer Umgebung abschreckt, auch im Bereich der sozialen und geschäftlichen Entwicklung. Wenn Sie nicht aufpassen, werden Sie denken, dass Sie der Zeitmanagement-Guru sind, aber Sie werden den Stempel "sozialer Idiot" auf Ihrer Stirn überhaupt nicht bemerken.

Kommunikations-, Führungs- und Geschäftsentwicklungsfähigkeiten sind ebenso wichtig wie Zeitmanagementfähigkeiten. Mit dem Aufstieg von Finanzfachleuten in ihre Karriere reichen Zeitmanagementfähigkeiten allein nicht mehr aus, um die nächste Ebene (dh die Führungsebene) zu erreichen.

Die Quintessenz

Wenn Sie Ihr Leben schätzen, schätzen Sie Ihre Zeit. Das Arbeitsleben ist eine Unterkomponente des Gesamtbildes Ihres Lebens - die Höhe des Beitrags und der Dienstleistung, die Sie anderen erbringen können, hängt davon ab, ob Sie in der Lage sind, die Ihnen zur Verfügung stehende begrenzte Zeit optimal zu nutzen. Denken Sie daran: Es sind die wichtigen Dinge, die Ihr Arbeitgeber von Ihnen erwartet. Ihr Arbeitgeber kümmert sich nicht viel um alles andere, und Sie sollten es auch nicht.

(Für mehr lesen Finanzielle Effizienz: Der Leitfaden für Analysten zur Zeitwirtschaft.)