Steuerdokumente, die Sie immer aufbewahren sollten

Wenn Sie Ihre Steuererklärung erst einmal eingereicht haben, haben Sie wahrscheinlich keine Lust mehr, alle Papiere - W-2, 1099s und mehr - aufzubewahren oder sogar über Steuern nachzudenken. Es gibt jedoch einige Dokumente, die Sie unbegrenzt aufbewahren möchten. Wenn Sie die Aufbewahrung von Papieren üben, die Sie für die Zukunft benötigen, zahlen sich die Steuereinsparungen später aus. Hier finden Sie eine Übersicht über diese Dokumente und warum Sie sie aufbewahren sollten.

Kopien von Rücksendungen

Das IRS hat eine begrenzte Zeit für die Prüfung von Rücksendungen (in der Regel drei Jahre ab dem Fälligkeitsdatum der Rücksendung). Dieses Limit gilt jedoch nicht, wenn die IRS der Ansicht ist, dass Sie nie eine Rücksendung eingereicht haben. Wenn die IRS Ihnen einen Brief sendet, in dem Sie angeben, dass Sie noch nie eingereicht haben, müssen Sie das Gegenteil beweisen. Bewahren Sie dazu eine Kopie Ihrer Rücksendung zusammen mit dem Nachweis der Einreichung für immer auf. Die Art des Nachweises hängt davon ab, wie Sie Ihre Rücksendung eingereicht haben:

• Für Papierrücksendungen: Ein registrierter oder beglaubigter Beleg oder der Beleg eines privaten Zustelldienstes (z. B. FedEx, UPS).
• Für elektronische Rücksendungen: Die E-Mail, die Ihre Rücksendung bestätigt, wurde zur Einreichung angenommen. Wenn Sie Software zum Ablegen verwenden, wird die E-Mail von der Software generiert (z. B. TurboTax sendet Ihnen eine E-Mail). Wenn Sie einen kostenpflichtigen Vorbereiter verwenden, fordern Sie vom Vorbereiter eine Bestätigung an, dass Ihre Rücksendung zur Einreichung angenommen wurde.

Gleiches gilt für staatliche Einkommensteuererklärungen. Halten Sie für immer eine Kopie der staatlichen Einkommensteuererklärung zusammen mit dem Nachweis der Einreichung.

Dokumente für Ihr Zuhause

Für viele Menschen ist ein persönlicher Wohnsitz das größte Einzelobjekt und kann beim Verkauf eine beträchtliche Steuerbelastung verursachen. Das Steuergesetz erlaubt einen Gewinn von bis zu 250.000 USD aus dem Verkauf eines Hauptwohnsitzes (500.000 USD für gemeinsame Einreicher), wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind oder wenn der Gewinn die Dollargrenze überschreitet, ergibt sich ein steuerpflichtiger Gewinn. Um den Gewinn zu minimieren, ist es hilfreich, die Basis des Hauses zu maximieren. Die Basis, die mit dem anfängt, was Sie für das Haus bezahlt haben, kann durch Kapitalverbesserungen, wie eine Ergänzung, ein neues Dach, Geräte, ein Erdschwimmbad und eine Landschaftsgestaltung, erhöht werden.

Je länger Sie das Haus besitzen, desto wahrscheinlicher ist es, dass (a) der Preis, den Sie beim Verkauf erzielen, höher ist als der, den Sie bezahlt haben, und (b) dass Sie mehr Geld für Verbesserungen in das Haus gesteckt haben. Eine Liste der Kapitalverbesserungen, für die Sie Belege oder andere Zahlungsnachweise aufbewahren sollten, finden Sie in IRS Publication 523 (Aktualisierung 2017 zum Zeitpunkt der Veröffentlichung noch nicht veröffentlicht).

Behalten Sie neben den Renovierungsarbeiten auch Ihre ursprüngliche Abrechnung und andere Unterlagen zum Kauf bei. Auf diese Weise können Sie Folgendes zu Ihrer Kostenbasis hinzufügen:

• Abstractgebühren (Auszug aus den Titelgebühren)
• Gebühren für die Installation von Versorgungsleistungen
• Anwaltskosten (inklusive Gebühren für eine Titelsuche, Vorbereitung des Kaufvertrages und Vorbereitung der Urkunde)
• Aufnahmegebühren
• Umfragegebühren
• Eigentumsversicherung
• Überweisungs- oder Stempelsteuern

Führen Sie ein Protokoll über diese Ausgaben, solange Sie Ihr Eigenheim besitzen, und anschließend mindestens drei Jahre lang, nachdem Sie Ihre Rücksendung eingereicht und den Verkauf gemeldet haben. Der Dreijahreszeitraum ist in den meisten Fällen der Zeitraum, in dem das IRS Ihre Position in Frage stellen kann.

Anschaffungskosten für Immobilien

Wie bei Renovierungsarbeiten möchten Sie Aufzeichnungen über andere Immobilien - Bestände, ein Ferienhaus, ein Mietobjekt oder Kunstwerke - führen. Auch hier müssen Sie wissen, was Sie für Immobilien bezahlt haben, einschließlich Provisionen und anderer Anschaffungskosten, damit Sie den Gewinn beim Verkauf richtig abschätzen können. Wenn Sie dies nicht tun, müssen Sie möglicherweise mehr Steuern zahlen, als ansonsten fällig wäre (es liegt an Ihnen, Ihre Steuerbasis nachzuweisen, wenn die IRS Ihre Rendite in Frage stellt).

Bewahren Sie diese Aufzeichnungen, wie Aufzeichnungen zu Ihrem Eigenheim, so lange auf, wie Sie Eigentümer der Immobilie sind, und mindestens drei Jahre lang, nachdem Sie Ihre Rücksendung eingereicht und den Verkauf der Immobilie gemeldet haben.

Hinweis: Brokerfirmen und Investmentfondsfirmen müssen nun Basisinformationen zu bestimmten Wertpapieren (z. B. Aktien, die sie seit 2011 erworben haben) bereitstellen. Es ist jedoch ratsam, diese Informationen beizubehalten, falls Sie Firmen wechseln oder fusionieren und Ihre Unterlagen verloren gehen (es passiert).

Geerbtes Eigentum

Wenn Sie eine Immobilie erben, wird Ihre Steuerbasis der Wert der Immobilie zum Zeitpunkt des Todes der Person, die sie Ihnen überlassen hat (sog. Erhöhte Steuerbasis). Große Grundstücke (Grundstücke im Wert von über 11.180.000 USD für Sterbende im Jahr 2018) melden den Wert in einer Nachlasssteuererklärung des Bundes (Formular 706). Kleinere Nachlässe müssen möglicherweise den Wert des Eigentums auf staatlichen Sterbesteuerformularen ausweisen, auch wenn keine Bundeserklärung fällig ist. Fragen Sie den Testamentsvollstrecker, Verwalter oder persönlichen Vertreter nach diesen Informationen. (Das neue Steuergesetz verdoppelte den Grundausschlussbetrag für die Erbschaftssteuer von rund 5 Mio. USD auf 10 Mio. USD.)

Für Nachlässe, die nicht verpflichtet sind, eine solche Erklärung abzugeben, ist es Sache der Erben, den Wert zu bestimmen, der zur Grundlage des Eigentums wird. Wenn Sie öffentlich gehandelte Wertpapiere erben, erhalten Sie deren Wert zum Sterbedatum. Wenn Sie eine Immobilie erben, möchten Sie möglicherweise eine Schätzung für den Zeitpunkt des Todes erhalten, damit Sie später Ihre Grundlage nachweisen können. Bewahren Sie diese Informationen, wie bei anderen Immobilien auch, so lange auf, wie Sie Eigentümer der Immobilie sind, zuzüglich des Zeitraums, in dem das IRS Ihren Verkaufsbericht in Frage stellen kann.

Die Quintessenz

Das Führen von Aufzeichnungen mag mühsam und umständlich erscheinen. Erstellen Sie ein Aufzeichnungssystem, das für Sie funktioniert. Vereinfachen Sie Ihre Dokumente, indem Sie eine elektronische Aufzeichnung erstellen (z. B. Dokumente scannen, die Sie aufbewahren möchten, und in einer Datei auf Ihrem Laptop, einem Flash-Laufwerk oder in der Cloud aufbewahren).

Das Aufbewahren von Kopien Ihrer Schlüsseldatensätze in der Cloud und / oder an einem anderen Ort ist ebenfalls ein wichtiger Schutz. Laptops und Flash-Laufwerke können abstürzen oder verloren gehen. Und selbst bei elektronischen Aufzeichnungen sollten Sie auch die Unterlagen in Papierform aufbewahren, nur für den Fall. Es könnte Ihnen viel Ärger ersparen, wenn Sie - oder Ihre Erben - sie in Zukunft brauchen.