Tagegeldzahlungen
Ein Tagessatz, lateinisch für "pro Tag", ist die tägliche Vergütung der Mitarbeiter zur Deckung der Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen. Die Geschäftskosten umfassen in der Regel Unterkunft, Transport, Verpflegung und sonstige Nebenkosten.
Ein Tagessatz kann sich auch auf ein strukturelles Vergütungssystem beziehen, bei dem ein Mitarbeiter nicht pro Stunde oder pro Monat, sondern tageweise bezahlt wird.
Erläuterte Tagessätze
Tagessätze sind nützlich für bestimmte Aufgabenbereiche, z. B. Beratung, für die umfangreiche Reisen erforderlich sind. Diese Mitarbeiter können jährlich Hunderttausende von Dollar an Geschäftsausgaben aufbringen. Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, die Geschäftskosten ihrer Mitarbeiter zu decken. Einige Unternehmen bezahlen die Geschäftskosten sofort, indem sie jedem reisenden Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte aushändigen, die für die Geschäftsabwicklung verwendet werden kann. Andere verlangen, dass der Mitarbeiter die Kosten aus eigener Tasche übernimmt, und erstatten diese Auslagen zu einem späteren Zeitpunkt, wenn sie genehmigt werden. Wieder andere Unternehmen zahlen ihren Mitarbeitern einen festen täglichen Betrag, um die gesamten oder einen Teil der Kosten für Geschäftsreisen zu decken.
Ein Unternehmen, das eine feste Tagessatzmethode für Geschäftsausgaben anwendet, zahlt dem Mitarbeiter in der Regel einen festen Betrag pro Tag. Ein Tagessatz für einen IT-Berater, der für eine Woche in einer anderen Stadt arbeitet, kann beispielsweise 200 US-Dollar pro Tag betragen: 100 US-Dollar für die Unterkunft, 50 US-Dollar für das Essen und 50 US-Dollar für Nebenkosten. Nebenkosten sind Kosten, die nicht speziell ausgewiesen sind, sondern nach Ermessen der Mitarbeiter ermittelt werden. In den Nebenkosten können Kosten für Transport, Wäscheservice, Internet, Zimmerservice, Tipps für Server usw. enthalten sein. Wenn ein Mitarbeiter sein persönliches Auto auf einer Geschäftsreise nutzt, werden diese gemäß dem IRS-Meilenerstattungssatz erstattet, der optional ist Steuersatz zur Berechnung der abzugsfähigen Kosten für den Betrieb eines Fahrzeugs zu Geschäftszwecken.
Jede Firma handhabt Tagegelder unterschiedlich. Tagessätze können zur vollständigen oder teilweisen Deckung von Geschäftsausgaben verwendet werden. Unternehmen können einen Tagessatz für Unterkunft und Verpflegung oder einen Tagessatz nur für Verpflegung verwenden. Ein Teil des Tagessatzes kann beispielsweise 100 US-Dollar betragen, um nur die Mahlzeiten zu decken. Die Kosten für Unterkunft und Nebenkosten werden aus eigener Tasche bezahlt. Einige Unternehmen leisten Tagegelder, indem sie dem Arbeitnehmer Schecks ausstellen, um anzuzeigen, dass dieser vom Einkommen des Arbeitnehmers getrennt ist. Andere Unternehmen stellen dem Mitarbeiter Kreditkarten zur Deckung dieser Kosten aus.
Federal Rates
Unternehmen mit einer Tagessatz-Zahlungsrichtlinie für Geschäftsausgaben verwenden als Richtlinie den Bundessatz, der je nach Bundesland variiert. Die Bundesregierung legt diese Standardtarife jährlich für Inlands- und Auslandsreisen mit Wirkung zum 1. Oktober eines jeden Jahres fest. Um auf die Bundesspesen zuzugreifen, besuchen Sie die Website der US General Services Administration (GSA) und geben Sie in das dafür vorgesehene Feld den Ort oder die Postleitzahl ein. Die von der US-Regierung festgelegten Sätze basieren auf den Lebenshaltungskosten der Stadt. Ein Unternehmen kann jedoch höhere oder niedrigere Sätze als den Standardsatz festlegen.
Tagessätze sind nicht Bestandteil des Lohns des Arbeitnehmers, wenn der Lohn gleich oder niedriger als der Bundessatz ist und der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber eine Geschäftskostenabrechnung vorlegt. Die Zahlungen werden in der Regel als nicht steuerpflichtiges Einkommen für die Mitarbeiter gezählt und auf dem Formular W-2 getrennt vom steuerpflichtigen Einkommen ausgewiesen. Die Geschäftskostenabrechnung muss dem Arbeitgeber innerhalb von 60 Tagen nach Abschluss der Reise vorgelegt werden und muss den Zweck der Reise, Datum und Ort sowie die Belege für die Spesen enthalten, die aus eigener Tasche gedeckt wurden.
Tagessätze, die über dem Normalsatz liegen, setzen voraus, dass der Arbeitnehmer den übersteigenden Betrag versteuert. Die überschüssige Auszahlung ist in Feld 12 des Formulars W-2 enthalten. Wenn innerhalb von 60 Tagen keine Geschäftskostenabrechnung beim Arbeitgeber eingereicht wird, wird die Steuer auf die gesamte Auszahlung des Tagessatzes entrichtet.
Selbstständige können nur einen Tagessatz für die Verpflegungskosten verwenden. Selbständige müssen wie Arbeitnehmer Aufzeichnungen über Spesenabrechnungen führen, aus denen Datum, Ort und Zweck der Geschäftsreise hervorgehen.
Kannst du das Geld behalten?
Unternehmen, die Tagessätze verwenden, sparen den Mitarbeitern Zeit und Aufwand beim Aufbewahren und Ablegen von Belegen. Wenn die Zahlung pro Tag gedeckt wurde und die Kosten unter dem Tagessatz liegen, wird die Zahlung genehmigt, ohne dass eine Dokumentation erforderlich ist. Wenn die den Mitarbeitern zugewiesenen Essenskosten 100 USD pro Tag betragen, sind für jeden Betrag, der für Lebensmittel pro Tag gleich oder unter 100 USD ausgegeben wird, keine Geschäftsbelege erforderlich. Wenn der Mitarbeiter jedoch mehr als diesen Betrag für Lebensmittel ausgibt, müssen die Belege bei der Personalabteilung eingereicht werden.
Darüber hinaus können Mitarbeiter das nicht ausgegebene Geld behalten. Dies könnte als Anreiz für Sparsamkeitsausgaben von Mitarbeitern dienen, die etwas Geld sparen möchten.
Die Tagegeldzahlung bezieht sich auch auf die Struktur der Entschädigung, die einige Arbeitnehmer erhalten. Arbeiter in einer Tagessatzstruktur erhalten ihre Löhne nach Tag oder nach Menge der geleisteten Arbeit. Diese Arten von Arbeitnehmern haben normalerweise befristete oder befristete Arbeitsverträge im Gegensatz zu Vollzeitstellen. Beschäftigte im Gesundheitswesen und Vertretungslehrer sind Beispiele für Beschäftigte, für die ein Tagegeld festgesetzt wurde.
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