Nicht rechenschaftspflichtiger Plan
Ein nicht rechenschaftspflichtiger Plan ist eine Möglichkeit, Mitarbeitern eine Vergütung für Geschäftskosten oder Reisen zu gewähren, die nicht gegenüber einem Arbeitgeber gerechtfertigt sein muss. Geld, das Mitarbeitern in einem nicht rechenschaftspflichtigen Plan zur Verfügung gestellt wird, gilt als steuerpflichtiges Einkommen und sollte auf dem W-2 eines Mitarbeiters erscheinen. Nicht rechenschaftspflichtige Pläne, die auch als Vergütungsplan bezeichnet werden, unterscheiden sich von rechenschaftspflichtigen Plänen darin, dass die Mitarbeiter eine angemessene Buchführung vorlegen müssen, um eine Erstattung zu erhalten. Da das Geld, das die Mitarbeiter im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans erhalten, zur Erstattung von Ausgaben für geschäftliche Ausgaben dient, ist es nicht steuerpflichtig.
Aufschlüsselung des nicht rechenschaftspflichtigen Plans
Während das Geld, das den Mitarbeitern im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans gegeben wird, für Geschäftsausgaben wie Reisen, Mahlzeiten oder Unterhaltung ausgegeben werden soll, kann der Empfänger es nach Belieben ausgeben. Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise einem Arbeitnehmer 500 US-Dollar zur Deckung der Kosten für Mahlzeiten während seiner Abwesenheit auf einer Geschäftsreise nach einem nicht rechenschaftspflichtigen Plan zur Verfügung stellt, kann der Arbeitnehmer für jede Mahlzeit preiswertes Essen zu sich nehmen und die Ersparnisse einkassieren. Für den Internal Revenue Service (IRS) wird neben dem Gehalt oder dem Lohn auch eine Entschädigung gezahlt. Als solches wird es als Einkommen besteuert. Arbeitgeber können für einige Ausgabenposten einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan und für andere Ausgaben einen rechenschaftspflichtigen Plan verwenden.
Nicht rechenschaftspflichtiger Plan: Aufwendungen und Steuern
Jegliche Ausgaben für geschäftsbezogene Ausgaben in einem nicht rechenschaftspflichtigen Plan können vom Empfänger auf seinem 1040-Formular als sonstige Abzüge geltend gemacht werden. Für diese Ausgaben gilt eine Beschränkung von 2%, die vorschreibt, dass Filer, die Einzelposten aufstellen, nur den Teil der Ausgaben abziehen dürfen, der 2% ihres bereinigten Bruttoeinkommens (Adjusted Brutto Income, AGI) übersteigt.
Gemäß den IRS-Regeln müssen die Kosten "gewöhnlich" und "notwendig" sein, um abziehbar zu sein. Andernfalls kann die IRS sie ablehnen oder als "verschwenderisch" betrachten und sie auch nicht zulassen, obwohl dies selten angewendet wird. Im Zusammenhang mit nicht rechenschaftspflichtigen Plänen hat "gewöhnlich und notwendig" je nach Kontext eine lockerere Definition. "Gewöhnlich" bedeutet einfach etwas, das normalerweise für den Betrieb eines Unternehmens benötigt wird. "Notwendig" bedeutet lediglich, dass ein Artikel für den Geschäftsbetrieb angemessen und hilfreich ist. Weitere Informationen finden Sie unter IRS Topic Number 514: Employee Business Expenses.
Nicht-Rechenschaftspflichtiger Plan vs. Rechenschaftspflichtiger Plan
In einem rechenschaftspflichtigen Plan muss der Mitarbeiter nachweisen, wie hoch die Ausgaben waren und wofür sie waren, wie hoch sie waren und dass sie während der Geschäftstätigkeit für das Unternehmen entstanden sind. Rechenschaftspflichtige Planaufwendungen gelten nicht als zu versteuerndes Einkommen. Nicht in Anspruch genommene Vorschüsse sind rechtzeitig (gemäß IRS) an das Unternehmen zurückzugeben.
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