Wie lange sollte ich meine Steuerunterlagen aufbewahren?

Der Internal Revenue Service (IRS) regelt genau, wie lange Steuerzahler ihre Steuerunterlagen aufbewahren sollen.

Wie der IRS es ausdrückt, hängt die Dauer Ihrer Steueraufzeichnung von der Aktion, dem Aufwand oder dem Ereignis ab, die sich auf diese Aufzeichnungen auswirkt.

Diese Maßnahmen und Fristen sind wichtig, da sie sich auf die Verjährungsfrist für Änderungen Ihrer Steuererklärung oder auf die Möglichkeit der Bundesregierung auswirken, zusätzliche Steuerzahlungen von Ihnen zu verlangen.

Bewahren Sie die folgenden Steuerunterlagen für die folgenden Zeiträume auf, um den IRS-Dokumentationsmandaten zu entsprechen:

Wenn Sie Bundessteuern untermeldet haben, bewahren Sie Ihre Steuerdokumente der letzten sechs Jahre ab dem Jahr auf, in dem die Steuern untermeldet wurden. Wenn Sie kein Formular eingereicht oder ein betrügerisches Formular eingereicht haben, werfen Sie keine Steuerunterlagen weg. Das IRS hat ein gesetzliches Recht, diese zu überprüfen.

Die Verjährungsfrist ist die Zeit, in der Sie Ihre Steuererklärung ändern können, um eine Gutschrift oder Rückerstattung zu erhalten, oder die Zeit, in der der IRS zusätzliche Steuern veranschlagen kann.

Die folgenden Informationen enthalten die Verjährungsfristen für Einkommensteuererklärungen. Sofern nicht anders angegeben, beziehen sich die Jahre auf den Zeitraum nach der Einreichung der Rücksendung. Vor dem Fälligkeitsdatum eingereichte Rücksendungen werden wie am Fälligkeitsdatum eingereichte behandelt.

Hinweis: Bewahren Sie Kopien Ihrer eingereichten Steuererklärungen auf. Sie helfen bei der Erstellung künftiger Steuererklärungen und bei der Berechnung, wenn Sie eine geänderte Erklärung einreichen.

1. Sie schulden zusätzliche Steuern und Situationen (2), (3) und (4), die unten nicht auf Sie zutreffen: Führen Sie Aufzeichnungen drei Jahre lang.

2. Sie melden keine Einkünfte, die Sie melden sollten, und dies sind mehr als 25% der Bruttoeinkünfte, die Sie bei Ihrer Rückkehr erzielen: Führen Sie Aufzeichnungen für sechs Jahre.

3. Sie melden eine betrügerische Rückgabe an: Führen Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit.

4. Sie reichen keine Rücksendung ein: Führen Sie Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit.

5. Sie beantragen eine Gutschrift oder Rückerstattung, nachdem Sie Ihre Rücksendung eingereicht haben: Halten Sie die Aufzeichnungen drei Jahre lang ab dem Datum, an dem Sie Ihre ursprüngliche Rücksendung eingereicht haben, oder zwei Jahre ab dem Datum, an dem Sie die Steuer gezahlt haben, je nachdem, welches Datum später liegt.

6. Sie machen einen Anspruch auf Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder Forderungsausfall geltend: Führen Sie Aufzeichnungen sieben Jahre lang.

7. Bewahren Sie alle Lohnsteueraufzeichnungen mindestens vier Jahre nach dem Datum auf, an dem die Steuer fällig wird oder gezahlt wird, je nachdem, was später eintritt.

Wichtige Fragen

Die folgenden Fragen sollten auf jede Aufzeichnung angewendet werden, wenn Sie entscheiden, ob ein Dokument aufbewahrt oder weggeworfen werden soll:

Sind die Datensätze mit Assets verbunden? ">

Führen Sie Aufzeichnungen über Immobilien, bis die Verjährungsfrist für das Jahr abgelaufen ist, in dem Sie die Immobilie steuerpflichtig veräußern. Sie müssen diese Aufzeichnungen aufbewahren, um Abschreibungen oder Wertminderungen zu ermitteln und den Gewinn oder Verlust zu ermitteln, wenn Sie die Immobilie verkaufen oder anderweitig veräußern.

Wenn Sie eine Immobilie in einem nicht steuerpflichtigen Umtausch erhalten haben, entspricht Ihre Basis in dieser Immobilie im Allgemeinen der Basis der von Ihnen aufgegebenen Immobilie, erhöht um das von Ihnen bezahlte Geld. Sie müssen die Aufzeichnungen über das alte und das neue Eigentum aufbewahren, bis die Verjährungsfrist für das Jahr abläuft, in dem Sie das neue Eigentum steuerpflichtig veräußern.

Haben Sie nicht abziehbare Beiträge zu einer IRA geleistet?

Anschließend müssen Sie, wie oben erläutert, die folgenden Unterlagen aufbewahren, um den nicht steuerpflichtigen Teil der Verteilungen Ihrer traditionellen und Roth-IRAs zu überprüfen. Auf der IRS-Website finden Sie eine Liste der Formulare und Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, bis alle Verteilungen vorgenommen wurden:

• Seite 1 der Formulare 1040 (oder Formulare 1040A, 1040NR oder 1040-T), die für jedes Jahr eingereicht wurden, in dem Sie einen nicht abziehbaren Beitrag zu einer traditionellen IRA geleistet haben.
• Formulare 8606 und alle unterstützenden Aussagen, Anhänge und Arbeitsblätter für alle zutreffenden Jahre.
• Formulare 5498, IRA-Beitragsinformationen oder ähnliche Erklärungen, die Sie jedes Jahr erhalten haben und die Beiträge enthalten, die Sie zu einer traditionellen IRA oder Roth IRA geleistet haben.
• Formulare 5498 oder ähnliche Aussagen, die Sie erhalten haben, zeigen den Wert Ihrer traditionellen IRAs

Was soll ich mit meinen Aufzeichnungen für Nichtsteuerzwecke tun?

Wenn Ihre Unterlagen nicht mehr für steuerliche Zwecke benötigt werden, verwerfen Sie sie erst, wenn Sie sicher sind, dass Sie sie nicht für andere Zwecke benötigen. Beispielsweise kann Ihre Versicherungsgesellschaft oder Ihr Gläubiger verlangen, dass Sie Aufzeichnungen länger aufbewahren als die IRS. Gehen Sie im Zweifelsfall auf Nummer sicher und bewahren Sie die Aufzeichnungen auf.

Advisor Insight

Wenn der IRS einen wesentlichen Fehler in Ihrer aktuellen Rendite feststellt, könnte er sechs Jahre in Ihre Steuerhistorie zurückgehen, um dies zu untersuchen. Möglicherweise möchten Sie Ihre Retouren jedoch noch länger aufbewahren. Ihre Steueraufzeichnungen fassen Ihr Finanzleben zusammen. Sie enthalten wichtige Daten zur Kostenbasis, die in einigen Jahren möglicherweise nur schwer zu finden sind. Dies ist heute weniger problematisch, da die Kontoverwalter jetzt Kostendaten mit Vermögenswerten melden und übertragen müssen. Aber warum sollten Sie sich auf die Depotbank verlassen, wenn Sie die Informationen haben? Mit Ihrer Rückkehr werden auch Ihr Einkommen und Ihre Beiträge zur Altersvorsorge überprüft. Nach bewährten Methoden sollten Sie Ihre Steuererklärungen und Belege so lange wie möglich aufbewahren. In dieser Ära des elektronischen Archivierens und Aufbewahrens von Aufzeichnungen ist dies eine einfache Sache.

Neal Frankle, CFP®
Vermögensressourcen-Gruppe Westlake Village, CA.