Elektronisches Tagungssystem (EMS)
Ein Electronic Meeting System (EMS) ist eine Software, die zur Problemlösung und Entscheidungsfindung innerhalb einer Gruppe anregt. Zu den Standardmerkmalen elektronischer Besprechungssysteme gehören elektronisches Brainstorming (im Allgemeinen in anonymisiertem Format), Parallelverarbeitung, Diskussionstools und Abstimmung. Die einzigartigen Merkmale eines UMS überwinden die Grenzen traditioneller persönlicher Treffen wie mangelnde Teilnahme, Kritik und Dominanz der Verfahren durch nur wenige Mitglieder.
Ein E-Meeting ist jedes Meeting, das online stattfindet. Elektronische Besprechungssysteme (Electronic Meeting Systems, EMS) können die Softwareplattform zur Erleichterung von E-Meetings bereitstellen und ermöglichen eine stärkere Teilnahme von Arbeitnehmern, die möglicherweise geografisch weit entfernt oder zurückhaltend sind, an einem traditionellen Unternehmenstreffen.
Grundlegendes zu elektronischen Besprechungssystemen
Elektronische Besprechungssysteme (EMS) unterscheiden sich von Web- oder Videokonferenz-Besprechungssystemen, obwohl beide einige Funktionen gemeinsam haben und sich am modernen Arbeitsplatz ergänzen. Ein UMS bietet Organisationen und Benutzern viele Vorteile, z. B. eine Reduzierung der Reisekosten, eine erhöhte Teilnahme aufgrund der Anonymität, die das System bietet, weniger Störungen im Vergleich zu Besprechungen in einem geschäftigen Büro und eine bessere Verfügbarkeit der Teilnehmer.
Diese Vorteile haben den Hauptnachteil solcher Systeme, nämlich den Mangel an persönlichem Kontakt und menschlicher Interaktion, mehr als ausgeglichen. Die Fähigkeit, Körpersprache zu lesen und Augenkontakt herzustellen, wenn man mit anderen Menschen kommuniziert, hat klare Vorteile. Ein EMS blockiert oder begrenzt diese Art der Interaktion normalerweise. Ein weiterer Nachteil eines UMS ist das Risiko von technologischen oder elektronischen Unterbrechungen, falls die digitale Konnektivität instabil wird oder gar ausfällt.
Die zentralen Thesen
- Ein Electronic Meeting System (EMS) ist eine Softwareplattform, die unter anderem einen digitalen Besprechungsraum für die Zusammenarbeit in Gruppen, die Problemlösung und die Bereitstellung anonymer Rückmeldungen bietet.
- Elektronische Besprechungssysteme helfen Unternehmen, die Reisekosten zu senken und die Teilnahme zu vereinfachen, da alles anonym und von jedem Standort des Mitarbeiters aus zugänglich ist.
- Ein EMS kann niemals den persönlichen Kontakt ersetzen, den ein traditionelleres Treffen ermöglichen könnte. Ein UMS ist auch anfällig, wenn eine Einrichtung Konnektivitätsprobleme hat, die die Online-Kommunikation erschweren würden.
Beispiel für elektronische Besprechungssysteme
Ein EMS kann für begrenzte oder spezielle Zwecke wie Schulungen und Verkaufspräsentationen konzipiert werden. Ein Beispiel für die potenzielle Verwendung eines UMS wäre, wenn ein Unternehmen die Einführung eines neuen Produkts plant und die potenzielle Attraktivität für Mitarbeiter testen möchte, die über den Hintergrund und das Wissen verfügen, objektiv über das vorgeschlagene Angebot zu sein. Mithilfe eines elektronischen Besprechungssystems können die Teilnehmer Meinungen und Kritik austauschen, ohne potenzielle Konflikte und Groupthinke zu entwickeln, die sich auf die Antworten auswirken könnten.
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