Unternehmenskreditkarte
Firmenkreditkarten sind Kreditkarten, die an Mitarbeiter von etablierten Unternehmen ausgegeben werden, mit denen diese ihre autorisierten Geschäftsausgaben wie Hotelaufenthalte und Flugtickets abrechnen können, ohne ihre eigene Karte oder Bargeld verwenden zu müssen. Diese Karten, die auch als kommerzielle Kreditkarten bezeichnet werden, erleichtern Mitarbeitern (und Arbeitgebern) das Verwalten von Ausgaben. Viele bieten Vorteile wie Vielfliegermeilen und Zugang zu Flughafen-Lounges.
So funktioniert eine Firmenkreditkarte
Firmenkreditkarten sind auf die Bedürfnisse etablierter Unternehmen zugeschnitten - in der Regel mit einem Jahresumsatz von mindestens 4 Millionen US-Dollar, mehr als 15 Kartenbenutzern und prognostizierten Kosten von 250.000 US-Dollar pro Jahr oder mehr. Während die meisten Unternehmen, einschließlich Einzelunternehmen und DBAs, eine Kreditkarte für kleine Unternehmen erhalten können, sind Unternehmenskarten (wie der Name schon sagt) für Unternehmen reserviert. Das bedeutet, dass das Unternehmen als S- oder C-Gesellschaft strukturiert und registriert sein muss, um berechtigt zu sein.
Große Kreditkartenunternehmen wie American Express, Capital One, Citibank, Chase und Wells Fargo bieten Firmenkreditkarten an. Die Karten werden auf der Grundlage der finanziellen Verfassung des Unternehmens ausgestellt - nicht der persönlichen Finanzen der Eigentümer. Kartenherausgeber können zum Beispiel verlangen, dass das Unternehmen über starke Finanzdaten sowie eine gute Liquidität und einen guten Cashflow verfügt.
Herausgeber von Firmenkreditkarten möchten in der Regel die kürzlich geprüften Abschlüsse eines Unternehmens, Einzelheiten zur Struktur und Organisation des Unternehmens, Steuerinformationen (einschließlich einer Steuernummer des Bundes) und Kontaktinformationen für einen Firmenbevollmächtigten anzeigen, der befugt ist, im Auftrag von zu handeln Unternehmen - z. B. Eigentümer, Präsident oder Schatzmeister.
Die zentralen Thesen
- Unternehmenskreditkarten erleichtern Arbeitgebern und Arbeitnehmern die Verwaltung von Ausgaben.
- Unternehmenskarten werden an größere, etablierte Unternehmen ausgegeben und unterscheiden sich von Visitenkarten, die Einzelunternehmen und DBAs zur Verfügung stehen.
- Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die Kreditkartenrichtlinien ihres Unternehmens kennen und befolgen, bevor sie Gebühren erheben.
- Je nach Karte ist entweder ein Mitarbeiter oder der Arbeitgeber für die Bezahlung der Kreditkartenrechnung verantwortlich.
Ein Arbeitgeber kann bestimmten Mitarbeitern eine Unternehmenskarte zur Verfügung stellen, mit der sie genehmigte Geschäftsausgaben wie Hotels, Mahlzeiten, Mietwagen und Flüge bezahlen und auch an Geldautomaten auf Bargeld zugreifen können - und das alles ohne Verwendung ihrer eigenen Mittel oder eines Unternehmensvorschusses. Der Name des Unternehmens sowie der Name des Mitarbeiters als designierter Karteninhaber sind auf der Karte vermerkt. Die Unterschrift des Mitarbeiters befindet sich wie bei einer persönlichen Kreditkarte auf der Rückseite der Karte.
Arten von Firmenkreditkarten
Je nach Art der Firmenkreditkarte ist der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber für die Bezahlung der Kreditkartenrechnung verantwortlich. Bei einer individuellen Haftungskarte ist der Mitarbeiter dafür verantwortlich, dass der Kreditkartenaussteller alle Gebühren direkt bezahlt, eine Spesenabrechnung erstellt und eine Erstattung vom Arbeitgeber erhält. Der Kreditkartenaussteller überprüft das Guthaben des Mitarbeiters, bevor er ihm eine Karte aushändigt, aber es ist ein „weicher Zug“, der sich nicht auf seine Kreditwürdigkeit auswirkt.
Wenn es sich um eine Unternehmenshaftpflichtkarte handelt, zahlt der Arbeitgeber die Rechnung für genehmigte Gebühren (obwohl der Mitarbeiter möglicherweise bereit ist, dem Aussteller nicht autorisierte oder persönliche Ausgaben direkt zu zahlen). Da das Unternehmen für die Bezahlung der Rechnung verantwortlich ist, prüft der Kreditkartenaussteller in der Regel nicht das Guthaben des Mitarbeiters. Diese Person ist jedoch wahrscheinlich dafür verantwortlich, regelmäßige Spesenabrechnungen zu erstellen, damit das Unternehmen die Kartenauszüge jeden Monat abgleichen kann.
Bevor ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte verwendet, sollte er herausfinden, wer monatlich für die Zahlung der Rechnung verantwortlich ist. Wenn sie dafür verantwortlich sind, sollten sie ein System einrichten, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich sind und über die Mittel zur Deckung des Restbetrags verfügen.
Vorteile einer Firmenkreditkarte
Ein wesentlicher Vorteil einer Firmenkreditkarte besteht darin, dass die Verwaltung der Ausgaben für Mitarbeiter und Arbeitgeber gleichermaßen vereinfacht wird. Aus geschäftlicher Sicht können Arbeitgeber mit einer Unternehmenskarte einschränken, wie viel Karteninhaber pro Transaktion, pro Ausgabenkategorie oder insgesamt ausgeben dürfen. Das Unternehmen kann auch steuern, wo eine Karte verwendet werden kann, und so die Einkäufe auf bestimmte Händler, Händlertypen und Standorte beschränken.
Aus Sicht der Mitarbeiter kann eine Unternehmenshaftpflichtkarte eine finanzielle Entlastung bedeuten, da keine Vorabzahlung für geschäftliche Ausgaben erforderlich ist und erst dann auf Erstattungen gewartet werden muss. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass einige Firmenkreditkarten eine elektronische Spesenabrechnung anbieten, die die Spesenabrechnungen des Unternehmens automatisch mit Kaufinformationen füllt - eine Funktion, die es einfacher (dh einfacher) macht, zeitnahe und genaue Berichte einzureichen.
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Karteninhaber abhängig vom Arbeitgeber möglicherweise alle Prämien behalten können, die sie mit einer Firmenkreditkarte verdienen. Sie können beispielsweise Prämien für ein Vielfliegerprogramm oder ein Vielgästeprogramm eines Hotels sammeln und einlösen. Selbstverständlich kann der Arbeitgeber beschließen, die Belohnungen beizubehalten, um die jährlichen Unternehmenskosten auszugleichen oder Anreize für Mitarbeiter zu schaffen, die Spitzenleistungen erbringen. Dennoch ermöglichen es viele größere Unternehmen den Mitarbeitern, die Vorteile von Prämienprogrammen zu nutzen, da dies die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessern kann.
Zusätzlich zu den Prämienprogrammen bieten viele Firmenkreditkarten Vorteile, die Vielreisende zu schätzen wissen, z. und Autovermietungskollisionsschadenersatz. Lesen Sie das Kleingedruckte auf der Kreditkartenvereinbarung, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, wie diese Vorteile funktionieren. Um beispielsweise die automatische Deckung bei der Anmietung eines Autos zu aktivieren, müssen Sie wahrscheinlich die gesamte Transaktion mit der gedeckten Kreditkarte abschließen und die Vollkaskoversicherung des Vermieters ablehnen. Rufen Sie im Zweifelsfall die Nummer auf der Rückseite der Karte an.
Unternehmensrichtlinien für Firmenkreditkarten
Die Mitarbeiter sollten die Richtlinien ihres Unternehmens in Bezug auf Unternehmenskarten von Anfang an kennen, um Fehler zu vermeiden, die zu Albträumen oder schlimmerem führen können. Karteninhaber sollten sich mit den allgemeinen Ausgaben- und Berichtsanforderungen ihres Unternehmens vertraut machen und herausfinden, ob für bestimmte Kategorien Ausgabenbeschränkungen gelten. Es ist auch wichtig, sich mit abteilungs- oder positionsspezifischen Regeln vertraut zu machen. Führungskräfte in Unternehmen werden beispielsweise wahrscheinlich andere Ausgabenprofile haben als beispielsweise das mittlere Management.
Sobald ein Karteninhaber die Richtlinien seines Unternehmens kennt, sollte er sich an diese halten. Wenn sie ihre Karte verwenden, um etwas zu kaufen, das kein genehmigter Geschäftsaufwand ist, kann dies dazu führen, dass sie in den Augen ihres Arbeitgebers schlecht aussehen - auch wenn es ein ehrlicher Fehler ist. Darüber hinaus verfügen viele große Unternehmen über einen Manager für Reise- und Unterhaltungskarten, der die Ausgaben der Mitarbeiter jederzeit prüfen kann. Für Karteninhaber ist es wichtig, mit gesundem Menschenverstand zu entscheiden, ob eine anstehende Gebühr zu 100% berufsbezogen ist. Wenn nicht, sollten sie es auf ihre persönliche Karte setzen und später aussortieren, wenn sie sich zu einer vollständigen oder teilweisen Rückerstattung berechtigt fühlen.
Vermischen Sie persönliche Ausgaben nicht mit Geschäftsausgaben, um Albträume oder Schlimmeres zu vermeiden.
Bevor eine Firmenkreditkarte aktiviert wird, kann ein Arbeitgeber persönliche oder Online-Firmenkreditkartentrainings anbieten (oder verlangen), um den Mitarbeitern das Erlernen der Richtlinien zu erleichtern. Darüber hinaus kann ein Arbeitgeber Richtlinien auf seiner Intranetsite veröffentlichen und aktualisieren. Es ist immer eine gute Idee, auf dem Laufenden zu bleiben, die Regeln zu befolgen und alles zu vermeiden, was zusätzlichen Papierkram zur Folge haben oder als Betrug ausgelegt werden könnte. Karteninhaber, die Fragen zu den Richtlinien ihres Arbeitgebers haben, sollten sich an die Person (oder Abteilung) wenden, die das Programm verwaltet.
Besondere Überlegungen für Firmenkreditkarten
Neben dem Verstehen und Befolgen der Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Ausgabenlimits, zulässige Ausgabenarten und den Umgang mit Ausgabenberichten ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter darüber im Klaren sind, dass sie - und nicht ihr Arbeitgeber - für die Zahlung der Kreditkartenrechnung verantwortlich sind Kredit-Score könnte sinken, wenn sie auf Zahlungen zurückfallen. AmEx meldet beispielsweise Konten an ein Kreditbüro, wenn das Konto 180 Tage überfällig wird. Es ist eine gute Idee, eine E-Mail-Benachrichtigung einzurichten, um daran zu erinnern, wann diese Zahlungen fällig sind.
Wie bei jeder Kreditkarte sollten Mitarbeiter ihre Firmenkreditkarte sorgfältig behandeln und an einem sicheren Ort aufbewahren, um Diebstahl oder Verlust zu vermeiden. Wenn eine Karte verloren geht oder gestohlen wird, sollte dies so schnell wie möglich gemeldet werden, damit die Karte storniert und ersetzt werden kann.