Die 8 wichtigen Schritte im Abrechnungszyklus

Der achtstufige Abrechnungszyklus ist für alle Arten von Buchhaltern wichtig. Es gliedert den gesamten Prozess der Verantwortlichkeiten eines Buchhalters in acht grundlegende Schritte. Viele dieser Schritte werden häufig durch Buchhaltungssoftware und Technologieprogramme automatisiert. Das manuelle Kennen und Verwenden der Schritte kann jedoch für kleine Wirtschaftsprüfer, die mit minimalem technischen Support an den Büchern arbeiten, von entscheidender Bedeutung sein.

Was ist der Abrechnungszyklus?

Der Abrechnungszyklus ist ein grundlegender Prozess mit acht Schritten zur Erfüllung der Buchhaltungsaufgaben eines Unternehmens. Es bietet einen klaren Leitfaden für die Aufzeichnung, Analyse und Abschlussberichterstattung der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens.

Der Abrechnungszyklus wird über einen vollständigen Berichtszeitraum hinweg umfassend genutzt. Daher kann es ein Schlüsselelement sein, während des gesamten Zeitrahmens des Prozesses organisiert zu bleiben, um die Gesamteffizienz aufrechtzuerhalten. Die Abrechnungsperioden variieren je nach Berichtsanforderungen. Die meisten Unternehmen versuchen, ihre Leistung monatlich zu analysieren, einige konzentrieren sich jedoch möglicherweise stärker auf Quartals- oder Jahresergebnisse. Unabhängig davon haben die meisten Buchhalter von Tag zu Tag ein Bewusstsein für die Finanzlage des Unternehmens. Insgesamt ist es wichtig, die Zeitdauer für jeden Abrechnungszyklus zu bestimmen, da dadurch bestimmte Daten für das Öffnen und Schließen festgelegt werden. Sobald ein Abrechnungszyklus abgeschlossen ist, beginnt ein neuer Zyklus, in dem der achtstufige Abrechnungsprozess erneut gestartet wird.

Die zentralen Thesen

• Der Abrechnungszyklus ist ein Prozess, der Geschäftsinhabern die finanzielle Abrechnung von Geschäftsaktivitäten erleichtert.
• In der Regel müssen in einem Abrechnungszyklus acht Schritte ausgeführt werden.
• Der Abschluss des Abrechnungszyklus bietet Geschäftsinhabern ein umfassendes Berichtswesen zur finanziellen Leistung, das zur Analyse des Geschäfts verwendet wird.

Grundlegendes zum 8-Stufen-Abrechnungszyklus

Der achtstufige Abrechnungszyklus beginnt mit der Aufzeichnung jeder einzelnen Unternehmenstransaktion und endet mit einem umfassenden Bericht über die Aktivitäten des Unternehmens für den festgelegten Zykluszeitraum. Viele Unternehmen verwenden Buchhaltungssoftware, um den Buchhaltungszyklus zu automatisieren. Auf diese Weise können Buchhalter Zyklusdaten programmieren und automatisierte Berichte erhalten. Je nach System des jeweiligen Unternehmens kann mehr oder weniger technische Automatisierung eingesetzt werden. In der Regel erfordert die Buchhaltung technischen Support, es kann jedoch erforderlich sein, dass ein Buchhalter an verschiedenen Stellen in den Abrechnungszyklus eingreift.

Normalerweise muss jedes einzelne Unternehmen den achtstufigen Rechnungslegungszyklus auf bestimmte Weise ändern, um ihn an das Geschäftsmodell und die Rechnungslegungsverfahren des Unternehmens anzupassen. Änderungen in der Abgrenzung gegenüber der Barabrechnung sind in der Regel ein Hauptanliegen. Unternehmen können auch zwischen einfacher und doppelter Buchführung wählen. Für Unternehmen, die alle drei wesentlichen Abschlüsse, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung aufbauen, ist eine doppelte Buchführung erforderlich.

8 Schritte des Abrechnungszyklus

Die acht Schritte zum Abrechnungszyklus umfassen Folgendes:

1. Transaktionen identifizieren: Der erste Schritt im Abrechnungszyklus ist das Identifizieren von Transaktionen. Unternehmen werden während des gesamten Abrechnungszyklus viele Transaktionen abwickeln müssen. Jeder einzelne muss ordnungsgemäß in den Büchern des Unternehmens erfasst werden. Die Aufzeichnung ist für die Aufzeichnung aller Arten von Transaktionen von wesentlicher Bedeutung. Viele Unternehmen verwenden Point-of-Sale-Technologien, die mit ihren Büchern verknüpft sind, um Verkaufstransaktionen zu erfassen. Über den Verkauf hinaus gibt es auch Kosten, die in vielen Varianten anfallen können.

2. Aufzeichnen von Transaktionen in einem Journal: Der zweite Schritt im Zyklus ist die Erstellung von Journaleinträgen für jede Transaktion. Die Point-of-Sale-Technologie kann dabei helfen, die Schritte eins und zwei zu kombinieren. Unternehmen müssen jedoch auch ihre Ausgaben nachverfolgen. Die Wahl zwischen Abgrenzung und Kassenbuchhaltung bestimmt, wann Transaktionen offiziell erfasst werden. Beachten Sie, dass bei der periodengerechten Rechnungslegung die Einnahmen mit den Ausgaben abgeglichen werden müssen, sodass beide zum Zeitpunkt des Verkaufs gebucht werden müssen. Bei der Barabrechnung müssen Transaktionen erfasst werden, wenn Bargeld eingeht oder ausgezahlt wird. In der doppelten Buchführung müssen bei jeder Transaktion zwei Buchungen erfasst werden, um eine sorgfältig ausgearbeitete Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung zu führen. Bei der doppelten Buchführung hat jede Transaktion eine Lastschrift und eine Gutschrift, die gleich sind. Die Einzelbuchhaltung ist vergleichbar mit der Verwaltung eines Scheckbuchs. Es gibt einen Saldenbericht, erfordert jedoch keine mehrfachen Eingaben.

3. Buchung: Sobald ein Vorgang als Journaleintrag erfasst wurde, sollte er auf ein Konto im Hauptbuch gebucht werden. Das Hauptbuch enthält eine Aufschlüsselung aller Buchhaltungstätigkeiten nach Konten. Dies ermöglicht es einem Buchhalter, Finanzbestände und -status nach Konto zu überwachen. Eines der Konten, auf die im Hauptbuch am häufigsten verwiesen wird, ist das Geldkonto, auf dem angegeben ist, wie viel Geld verfügbar ist.

4. Unangepasster Probesaldo: Am Ende des Abrechnungszeitraums wird als vierter Schritt des Abrechnungszyklus ein Probesaldo berechnet. Ein Probesaldo teilt dem Unternehmen seine nicht angepassten Salden auf jedem Konto mit. Die nicht angepasste Probebilanz wird dann zum Testen und Analysieren in den fünften Schritt übertragen.

5. Arbeitsblatt: Das Analysieren eines Arbeitsblatts und das Identifizieren von Anpassungseinträgen bilden den fünften Schritt im Zyklus. Ein Arbeitsblatt wird erstellt und verwendet, um sicherzustellen, dass Belastungen und Gutschriften gleich sind. Bei Unstimmigkeiten müssen Anpassungen vorgenommen werden. Bei der Verwendung der periodengerechten Rechnungslegung müssen möglicherweise nicht nur Fehler identifiziert, sondern auch Eingaben für die Ertrags- und Aufwandsabstimmung angepasst werden.

6. Journalbuchungen anpassen: Im sechsten Schritt nimmt ein Buchhalter Anpassungen vor. Anpassungen werden bei Bedarf als Journaleinträge erfasst.

7. Jahresabschluss: Nachdem das Unternehmen alle Anpassungsbuchungen vorgenommen hat, erstellt es im siebten Schritt seinen Jahresabschluss. Für die meisten Unternehmen umfassen diese Aufstellungen eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz und eine Kapitalflussrechnung.

8. Schließen der Bücher: Schließlich beendet ein Unternehmen im achten Schritt den Abrechnungszyklus, indem es seine Bücher am Ende des Tages zum angegebenen Abschlussdatum schließt. Die Abschlussberichte enthalten einen Bericht zur Analyse der Wertentwicklung im Berichtszeitraum. Nach dem Abschluss beginnt der Abrechnungszyklus mit einer neuen Berichtsperiode von vorne. Zum Abschluss ist in der Regel ein guter Zeitpunkt, um Unterlagen einzureichen, den nächsten Berichtszeitraum zu planen und einen Kalender mit zukünftigen Ereignissen und Aufgaben zu überprüfen.

Die Quintessenz

Der achtstufige Rechnungslegungszyklus erleichtert Buchhaltern und vielbeschäftigten Unternehmern die Rechnungslegung. Es kann hilfreich sein, das Rätselraten im Umgang mit Buchhaltungstätigkeiten zu vereinfachen. Es hilft auch dabei, Konsistenz, Genauigkeit und eine effiziente Analyse der finanziellen Leistung sicherzustellen.